Tool Overload in Unternehmen – Geldverschwendung und Produktivitätseinbuße als Folge

Die Arbeitswelt wird zunehmend digitaler. Unternehmen stehen deshalb vor der Herausforderung, ihre Prozesse effizient zu gestalten und dabei gleichzeitig den Überblick über die Vielzahl an eingesetzten Technologien zu behalten. Eine aktuelle Studie von HubSpot unter 297 B2B-Entscheider:innen in Deutschland zeigt nun: Viele Unternehmen setzen auf eine Vielzahl von Tools, die oft redundant sind und nicht miteinander integriert werden. Das führt nicht nur zu unnötigen Kosten, sondern auch zu Ineffizienzen, die die Wettbewerbsfähigkeit gefährden können.

Die Vielzahl der eingesetzten Tools – eine Quelle der Ineffizienz

Die Umfrage verdeutlicht, dass fast die Hälfte der Go-to-Market Teams in Unternehmen in Deutschland zwischen vier und sechs verschiedene Tools gleichzeitig verwendet. Ein weiteres Viertel setzt sogar noch mehr ein. Diese Vielzahl an Anwendungen ist oftmals nicht miteinander verknüpft und führt zu einem unkoordinierten Arbeitsablauf. Der größte Teil der Unternehmen (90 Prozent) zahlt sogar für Tools, deren Funktionen sich überschneiden. Trotz dieser hohen Ausgaben bleibt der gewünschte Nutzen aus, da die Software-Lösungen häufig keine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen. Eine zu hohe Flut an Informationen und Tools kann unterdessen auch zu Stress bei den Angestellten führen.

Die Kosten eines solchen Tool-Wildwuchses sind nicht nur finanzieller Natur, sondern betreffen auch den Zeitaufwand und das Vertrauen in die eingesetzten Technologien. Ein effizientes und gut integriertes System, das eine reibungslose Zusammenarbeit fördert, ist in vielen Unternehmen nach wie vor die Ausnahme. Tatsächlich verfügen nur 23 Prozent der Unternehmen über einen vollständig integrierten Tech-Stack.

Meetings als Zeitfresser

Neben der redundanten Nutzung von Software leiden Unternehmen vor allem unter der verlorenen Zeit, die durch ineffiziente Prozesse entsteht. Laut der Studie verschwenden 82 Prozent der Fachkräfte wertvolle Stunden mit Aufgaben, die sich automatisieren ließen. Diese Zeitverluste sind nicht nur eine Belastung für die Produktivität, sondern auch eine wirtschaftliche Herausforderung. Die Untersuchung zeigt, dass 38 Prozent der GTM Teams jede Woche mindestens vier Stunden in Meetings verbringen, die durch eine bessere technische Integration unnötig wären. Ob das tatsächlich ein vermeidbarer Austausch ist, oder ob HubSpot mit diesem Hinweis die eigene Tool-Effizienz promoten möchte, liegt im persönlichen Interpretationsspektrum.

Dennoch: Unorganisierte Meetings dauern meist zu lange, beanspruchen viel Aufmerksamkeit und häufig werden zu viele Teilnehmer:innen eingeladen, für die das konkret behandelte Thema keine große Relevanz hat. Dadurch nimmt die Anzahl der wöchentlich digitalen Treffen nicht nur zu, sondern die gesteigerte Häufigkeit sorgt auch für eine generelle Ermüdung. Dieses Phänomen wird auch als „Zoom-Fatigue“ bezeichnet und steht für die Erschöpfung von Menschen durch die vermehrte Nutzung von Videokonferenzen, zum Beispiel über die Plattform Zoom.

3 Stunden pro Woche verschwendet:

Marketing-Tools werden nicht richtig eingesetzt

Nicht genehmigte KI-Tools als Sicherheitsrisiko

Ein weiterer beunruhigender Trend ist der unautorisierte Einsatz von KI-Tools. 77 Prozent der Befragten gaben an, KI-Software zu nutzen, die nicht vom Unternehmen bereitgestellt wurde. Dies birgt nicht nur Risiken in Bezug auf Datenschutz und Compliance, sondern stellt vor allem in einem so sensiblen Markt wie Deutschland eine ernsthafte Bedrohung dar. Die Tatsache, dass viele Unternehmen auf nicht freigegebene Lösungen zurückgreifen, zeigt eine deutliche Lücke zwischen den Ansprüchen an Sicherheit und der praktischen Umsetzung.

Dabei steht der Datenschutz für 54 Prozent der Unternehmen an oberster Stelle der Geschäftsziele für 2025. Gleichzeitig wünschen sich 45 Prozent eine Steigerung der Produktivität. Doch der hohe Einsatz von nicht freigegebenen, potenziell unsicheren KI-Tools widerspricht diesen Zielen, da sie Sicherheitslücken öffnen und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien gefährden.

Effiziente Integration von Tools ist das A und O

Die Studie zeigt, dass viele Unternehmen ihre Tech Stacks nicht optimal nutzen und dabei wertvolle Zeit und Ressourcen verschwenden. Eine Lösung, um dieses Problem womöglich beheben zu können, hat HubSpot im Rahmen der Umfrageergebnisse wenig überraschend mit „Breeze“ vorgestellt. Dieses Tool wurde entwickelt, um bis zu 50 Prozent der Kund:innenanfragen automatisch zu beantworten, neue Hilfe-Dokumente auf Basis realer Support-Fälle zu erstellen oder personalisierte Sales-Ansprachen zu generieren. Die Anwendung soll den Administrationsaufwand von Unternehmen dabei erheblich reduzieren. Solche Lösungen bieten indes viele Unternehmen an, auch die AI-Lösungen von Google, Adobe, OpenAI und Co. setzen verstärkt auf die Prozessverschlankung dank multimodaler KI-Modelle und eigenständiger AI Agents.

Mittlerweile gibt es auch noch zahlreiche Alternativen, um verschiedene Tools miteinander zu kombinieren oder zu integrieren. Vor allem die Verwendung von KI spielt in diesem Zusammenhang eine große Rolle. Durch die Nutzung von Künstlicher Intelligenz können Aufgaben schneller automatisiert und teilweise sogar bis zu zehn Stunden Arbeit pro Woche gespart werden.

Beispiele und Ängste im Workspace

Um Teams unter anderem eine Sintflut an Meetings zu ersparen, können Arbeitnehmer:innen die ChatGPT-Funktion in Slack nutzen. Wer Zugriff auf die Kombination von Slack und ChatGPT erhält, kann sich beispielsweise Zusammenfassungen von Konversationen in einzelnen Channels erstellen lassen. Somit müssten nicht alle an einem Online Meeting teilnehmen, sondern die betreffenden Mitglieder eines Teams könnten am Ende eine generierte Zusammenfassung der besprochenen Ergebnisse bekommen.

Dennoch hemmen veraltete und nicht miteinander kompatible Anwendungen die Effizienz und schaffen zusätzliche Risiken. Daher ist es entscheidend, dass Unternehmen nicht nur auf eine Vielzahl von Tools setzen, sondern darauf achten, dass diese Tools miteinander integriert sind und gemeinsam eine skalierbare Lösung bieten.

Hinzukommt, dass von Angestellten häufig gefordert wird, dass sie viele verschiedene Tools verwenden und bedienen können. Insbesondere im Bereich der KI werden teilweise spezifische Kenntnisse gesucht. Dabei nutzen noch gar nicht alle Arbeitnehmer: innen die neue Technologie, wie zum Beispiel 57 Prozent der Babyboomer. Doch auch potenzielle Bewerber:innen werden von den Anforderungen abgeschreckt. Mehr dazu erfährst du im folgenden Artikel:

KI-Gap:

Jede:r Vierte verzichtet wegen fehlender KI-Skills auf Bewerbungen

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