Überlastung durch Apps kostet im Job vier Stunden pro Woche

Der Bildeditor ist offen, das Bild muss aber erst aus einer anderen App gezogen werden, gleichzeitig ist das Online Tool für drei verschiedene Postfächer geöffnet und im Hintergrund laufen mindestens fünf verschiedene Anwendungen. Unzählige Arbeitnehmer:innen benötigen verschiedene Apps im Arbeitsalltag, allerdings kann das ständige Wechseln zwischen den Tools auf die Nerven gehen und viel Zeit in Anspruch nehmen: Laut einer Studie aus dem Harvard Business Review schalten Angestellte durchschnittlich etwa 1.200 Mal pro Tag zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her. Das summiert sich auf fast vier Stunden pro Woche, was etwa neun Prozent der durchschnittlichen Arbeitszeit der Befragten entspricht. Um einen effizienteren Umgang mit Apps zu gestalten, hat Grammarly eine neue Funktion vorgestellt.

App-Überlastung führt zu Produktivitäts- und Zeitverlust

Der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Apps ist nicht nur ineffizient, sondern kann auch zu einem erheblichen Produktivitätsverlust führen. Die Studie untersuchte ein Fortune-500-Konsumgüterunternehmen und fand heraus, dass Mitarbeiter:innen allein für die Durchführung einer einzigen Transaktion in der Lieferkette etwa 350 Mal zwischen 22 verschiedenen Anwendungen und Websites wechseln mussten. Das bedeutet, dass ein:e einzelne:r Mitarbeiter:in an einem durchschnittlichen Arbeitstag mehr als 3.600 Mal zwischen Apps und Fenstern hin- und herwechselte.

Die Auswirkungen dieser App-Überlastung werden schnell deutlich: Mitarbeiter:innen verbringen unnötig viel Zeit damit, sich in verschiedenen Anwendungen zurechtzufinden, anstatt sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Dies führt nicht nur zu Frustration, sondern auch zu Erschöpfung und einem deutlichen Rückgang der Produktivität. So gaben 64 Prozent der Befragten an, durch den ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten erschöpft zu sein.

Durch die App-Action-Funktion können mehrere Anwendungen in einem genutzt werden

Um diesem Problem besser entgegentreten zu können, hat Grammarly ein neues Tool vorgestellt. Mit der neuen App-Action-Funktion können Nutzer:innen Aufgaben wie das Erstellen von Projekttickets, das Verknüpfen von Dateien oder das Planen von Meetings direkt in der Grammarly-Anwendung erledigen, ohne den Schreibprozess zu unterbrechen oder zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln zu müssen.

Durch App Actions können Aufgaben nahtlos in Projektmanagement-Tools wie Asana, Atlassian Jira, monday.com, Smartsheet und Wrike erledigt werden. Zudem können Nutzer:innen neue Kontakte in HubSpot erstellen, Verfügbarkeiten für Besprechungen über Calendly teilen oder sogar Animationen sowie Bilder von GIPHY und Unsplash direkt suchen und einfügen, ohne dabei die Anwendung wechseln zu müssen. Außerdem können Dateien oder Websites zum Beispiel in Google Drive und Microsoft 365 gefunden und verlinkt werden.

Grammarlys Kooperation mit den global genutzten digitalen Arbeits-Tools kann Arbeitnehmer:innen dabei helfen, produktiver, fokussierter und schneller zu arbeiten. Scott Brinker, Partner von Grammarly und VP of Platform Ecosystem bei HubSpot, sagt zu der neuen App-Action-Funktion:

Die Partnerschaft mit einem KI-Tool für Unternehmen wie Grammarly macht es für unsere gemeinsamen Kunden aus Marketing, Vertrieb und Support noch einfacher, auf die HubSpot-Funktionen zuzugreifen und mehr Nutzen aus unserem Produkt zu ziehen. Mit Grammarly’s App Action können Teams mühelos auf unsere Plattform zugreifen, um Kundenkontakte zu erstellen und dort einzubinden, wo sie gerade schreiben. Das bedeutet schnelleres Arbeiten und mehr Konzentration auf das, was zählt: den Aufbau großartiger Kundenbeziehungen.

Unternehmen müssen offener für neue technische Arbeitsprozesse sein

Diese neue Funktion ist ein weiterer Schritt in Richtung KI-vernetzter Arbeitsplatz, der es Angestellten ermöglicht, produktiver, fokussierter und effizienter zu arbeiten. Doch während Tools wie jene von Grammarly zweifellos dazu beitragen können, die App-Überlastung zu verringern, ist es wichtig, dass Unternehmen auch überlegen, wie sie ihre Arbeitsprozesse optimieren können, um den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen zu minimieren und die Produktivität ihrer Mitarbeiter:innen zu steigern.

Viele Unternehmen hängen nämlich an veralteten Prozessen und halten an alten Anwendungen fest, ohne neue Möglichkeiten auszuprobieren oder ihre Arbeitsabläufe zu modernisieren. Diese Beharrlichkeit kann zu einem regelrechten Dschungel von Anwendungen führen und Mitarbeitende zwingen, zwischen verschiedenen Programmen hin- und herzuschalten. Um die App-Überlastung zu reduzieren, ist es daher unerlässlich, dass Unternehmen ihre Arbeitsprozesse von Zeit zu Zeit kritisch überprüfen und offen für neue Lösungen sind, die ihren Mitarbeiter:innen helfen, effizienter zu arbeiten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Auch größere Unternehmen wie Google, Microsoft und co. bieten diverse KI-Anwendungen, um die Vereinfachung der Tool-Nutzung voranzutreiben und Automatisierungen zu fördern.

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