Meetings als Zeitfresser: 3,6 Stunden pro Woche verschwendet

Egal ob aus dem Home Office, dem Büro oder von unterwegs, Online Meetings stellen derzeit einen der zentralen Kernpunkte in der Arbeitswelt dar. Diese Art der Team-Zusammenkünfte, insbesondere durch die Pandemie stark in den Fokus gerückt, erfreuen sich derzeit immer noch höchster Aktualität. Die digitalen Treffen werden unter anderem genutzt, um sich im Team auszutauschen, Pläne und Projekte zu erstellen oder Strategien zu besprechen. Allerdings fressen Meetings jede Menge Zeit. Laut einer neuen Studie von asana, werden etwa 3,6 Stunden pro Woche durch unnötige Meetings verschwendet.

Wodurch wird uns die Zeit genommen?

Doch woran kann es liegen, dass man so viel Zeit durch die Meeting-Strukturen verliert? Meistens werden Meetings nicht effektiv genug geplant. Zum Beispiel dauern sie sehr lange, beanspruchen viel Aufmerksamkeit und oft werden zu viele Teilnehmer:innen eingeladen, für die das konkret behandelte Thema keine große Relevanz hat. Dadurch nimmt die Anzahl der wöchentlich digitalen Treffen nicht nur zu, sondern die gesteigerte Häufigkeit sorgt auch für eine generelle Ermüdung. Dieses Phänomenen wird auch als „Zoom-Fatigue“ bezeichnet und steht für die Erschöpfung von Menschen durch die vermehrte Nutzung von Videokonferenzen, zum Beispiel über die Plattform Zoom.

Daher ist es wichtig rechtzeitig zu handeln, um effiziente Meeting-Strukturen zu schaffen. Fünf Tipps für organsiertere virtuelle Treffen findest du im folgenden Artikel.

5 Tipps für wirklich effiziente virtuelle Meetings

Repetitive Aufgaben nehmen Hälfte der Arbeitszeit ein

Etwa 92 Prozent aller Mitarbeiter:innen in Unternehmen, die ihren Fokus auf Zusammenarbeit legen, erachten ihre Arbeit dennoch als sinnvoll. Dies ist jedoch nur solange möglich, wie man sich abwechslungsreichen Aufgaben im Berufsalltag stellen kann. Laut der Studie von asana werden etwa 62 Prozent des Arbeitsstages mit repetitiven Aufgaben verbracht. Somit stellen sich Arbeitnehmer:innen tagtäglich immer wieder den gleichen Anforderungen und Prozessen und laufen damit Gefahr das Interesse an ihrem Job zu verlieren und zu Quiet Quittern zu werden.

In diesem Kontext müssen Unternehmen künftig auch an der Optimierung des Engagements und der Mitarbeiter:innenbindung arbeiten, denn etwa jede:r Vierte ist willig den Arbeitsplatz zu wechseln. Die Zahl deutet auf eine generelle Unzufriedenheit über die Arbeitsbedingungen und Aufgaben hin, weshalb es für Unternehmen insbesondere wichtig ist, gute Anreize zu schaffen und für Abwechslung am Arbeitsplatz zu sorgen.

KI-Hilfe für effizientere Meetings

Online Meetings fressen viel Zeit und insbesondere viele repetitive Aufgaben verhindern in Teams oft, dass die Arbeitszeit für kreative Projekte genutzt werden kann. Wie ist es also möglich Zeiträume freizuschaufeln, die durch diese Probleme belegt werden? Große Tech-Unternehmen bieten bereits KI -basierte Lösungen, die genau darauf abzielen. Das gilt zum Beispiel für ChatGPT, den zurzeit am schnellsten wachsenden Dienst, welcher inzwischen in das Organisations-Tool Slack integriert wird. Wer Zugriff auf die Kombination von Slack und ChatGPT erhält, kann sich beispielsweise Zusammenfassungen von Konversationen in einzelnen Channels erstellen lassen. Somit müssten nicht alle an einem Online Meeting teilnehmen, sondern die betreffenden Mitglieder eines Teams könnten am Ende eine generierte Zusammenfassung der besprochenen Ergebnisse bekommen. ChatGPT für Slack ist noch in der Betaphase. Interessierte können sich aber schon auf die Warteliste setzen lassen.

Für effizienteres Arbeiten, das Zeit, Geld und Nerven spart, lassen sich immer mehr KI-unterstützte Dienste einsetzen. Zum Beispiel bieten Google und LinkedIn, aber auch Microsoft mit Skype und Co. zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten, um auf Basis der hochfunktionalen Sprachmodelle Arbeitsprozesse zu verschlanken oder optimieren.

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