5 Tipps für wirklich effiziente virtuelle Meetings

Sie sind im Kalender von Führungskräften die zentrale Größe, um den Tagesablauf zu strukturieren: Meetings. Egal ob Budgetplanung, Strategie-Brainstorming oder Präsentation der Quartalszahlen – jeden Tag stehen Besprechungen an. Viele Führungskräfte und Mitarbeiter:innen dürften seit Corona das Gefühl haben, dass die Anzahl der Meetings nicht nur zugenommen hat, sondern dass sie auch insgesamt ermüdender geworden sind.

Müdigkeit durch zu viele digitale Meetings – dafür hat ein Journalist den Ausdruck „Zoom Fatigue“ erfunden. Der Software tut man damit aber unrecht, denn sie ist ein großartiges digitales Tool. Das Problem dürfte deshalb eher darin begründet sein, dass bereits existierende, ineffiziente Meeting-Strukturen stärker ins Bewusstsein rücken und sich im virtuellen Raum verstärken.

Es ist also höchste Zeit zu handeln. Denn gerade in Zeiten von Corona, wodurch viele Pläne und Gewissheiten auf den Kopf gestellt werden, kommt es auf effiziente Strukturen mehr denn je an. Hier sind fünf Tipps, wie man Agilität in veraltete Strukturen bringt, Besprechungen effektiver gestaltet und digitale Tools richtig nutzt, um Zeit für mehr Kreativität im Arbeitsalltag zu finden.

Warum eine gute Agenda immer noch die beste Grundlage ist

Wer weiß, wo das Ziel liegt, kann den direkten Weg nehmen. Ähnlich ist es auch bei Meetings. Eine gut durchstrukturierte Agenda ist immer noch die Grundlage kurzer und effizienter Meetings. So wird zum Beispiel verhindert, dass sie in Nebendiskussionen entgleiten. Es lohnt sich auch, für jeden Agendapunkt eine Zeitspanne festzulegen, die maximal zur Verfügung steht.

Der Zeitfaktor ist bei virtuellen Meetings auch aus einem anderen Grund von Bedeutung: Die Aufmerksamkeitsspanne ist bei virtuellen Meetings erheblich kürzer. Viele Führungskräfte und Mitarbeiter:innen sitzen im Home Office allein vor dem Laptop. Man starrt auf kleine Fenster, die alle gleich auszusehen scheinen, hört Gesprächen zu, die sich je nach Netzstärke und Peak Time gerne auch einmal verzögern oder gar unterbrechen. Das alles führt dazu, dass Teilnehmende gedanklich schneller abschalten.

Videobesprechungen und -konferenzen sollten also noch kürzer gehalten werden als herkömmliche Meetings. Damit sie sich nicht unnötig in die Länge ziehen, sollten notwendige Informationen und Links im Voraus übermittelt werden. So können sich die Teilnehmenden vorab einlesen und Diskussionen bereits asynchron angestoßen werden. Diese Vorbereitungsphase verlangt zwar Disziplin, die Belohnung ist aber umso größer.

Nur wer wirklich zählt: Anzahl der Teilnehmenden begrenzen

Noch immer werden zu viele Führungskräfte zu Meetings eingeladen, obwohl sie zur konkreten Entscheidungsfindung nichts beizutragen haben. Die Erfahrung zeigt: Werteilnimmt, will auch etwas sagen. Es droht eine Diskussionsdauerschleife. Hinzu kommt, dass Teilnehmende, die nicht zu Wort kommen, sich mitunter auch nicht wertgeschätzt fühlen. Deshalb immer genau überlegen, wer wirklich teilnehmen muss.

Das Unternehmen Doodle bezifferte 2019 die durch unproduktive Geschäfts-Meetings verschwendeten Gehaltskosten auf 65 Milliarden Euro pro Jahr – allein in Deutschland. Das ist ein höherer Betrag als das BIP von Kroatien (Stand 2020). Zu viele Leute im Meeting zu haben, ist also auch ein Kostentreiber.

Wer kann auch nachträglich gebrieft werden, beispielsweise mithilfe eines Protokolls? Diese Frage sollte sich der oder die Organisator:in des Meetings immer stellen. Auch auf „Eitelkeiten“ sollte verzichtet werden: Nur weil Abteilungsleiterin A eingeladen wird, müssen nicht sämtliche Abteilungsleiter eingeladen werden. Die Begrenzung der Teilnehmenden wirkt sich positiv auf die Meeting-Länge als auch -Atmosphäre aus.

Warum eine gute Einführungsrunde zu einem besseren Workflow beiträgt

Wer zu Beginn für eine positive Grundstimmung sorgt, profitiert während des gesamten Meetings davon. Dies wirkt sich auch darauf aus, wie engagiert Themen besprochen oder wie viele kreative Ideen gesammelt werden.

Persönliche Gespräche mit Kolleg:innen, die in Face-to-Face Meetings Alltag sind, fallen in virtuellen Meetings zumeist einfach weg. Früher traf man sich im Aufzug oder auf dem Weg zum Meeting-Raum und führte Flurgespräche – doch diese sozialen Begegnungen fehlen im Home Office. Es braucht also einen kleinen Anschub in Form von eigens dafür reservierter Zeit. Natürlich kann niemand Smalltalk erzwingen. Dennoch freuen sich viele Mitarbeiter:innen, wenn sie sehen, dass es nicht ausschließlich um Performance, sondern auch um das Miteinander und den Austausch geht.

Denkbar ist, dass jede Person in einem Satz sagt, wie es ihr geht und wo sie gedanklich steht. Damit können die Anderen ihre späteren, eventuell ruppigen Reaktionen besser einschätzen. Beispiele dafür sind: „Habe nur drei Stunden geschlafen und bin heute etwas langsam“, „fit und ready fürs Meeting“, „Komme gerade aus einem schwierigen Gespräch mit meinem Vorgesetzten“ oder „Meine Tochter ist krank und ich habe noch keinen Bescheid, was es ist“. So kommt man sich näher.

Sitzungsnachbereitung: Der unterschätzte Faktor

Nach jedem Meeting sollte man in einem fertig gestellten und genehmigten Sitzungsprotokoll eine Auflistung der wichtigsten Entscheidungen und die vereinbarten Maßnahmen sowie Verantwortlichkeiten und die sich daraus ergebenden nächsten Schritte festhalten. Denn nur so wird sichergestellt, dass ein Meeting wirklich den maximalen Mehrwert ergibt. In der Vorbereitungsphase zum nächsten Meeting – egal ob regelmäßig wiederkehrend oder projektbezogen – sollte man zudem den Fortschritt prüfen. Zu oft wird ein Protokoll erst im nächsten Meeting abgenommen, was den ganzen Umsetzungsprozess unnötig verlangsamt– und somit auch die Produktivität eines Teams oder Unternehmens.

Nach dem Meeting: Feedback einholen und Kreativität Raum geben

Das Ziel eines Meetings ist in aller Regel Informationsaustausch und Synthese zu den jeweils fraglichen Agendapunkten, um dann eine Entscheidung zu treffen. Wenn sich Menschen treffen, werden aber auch kreative Potenziale freigesetzt. Nicht selten ergeben sich Brainstormings eher im persönlichen Austausch als im virtuellen Raum. Manchmal kommen die besten Ideen auch erst nach dem Meeting. Damit Mitarbeiter:innen durch Meeting-Normen nicht das Gefühl vermittelt bekommen, ihre Ideen und Meinungen werden nicht wertgeschätzt, sollten sie immer die Möglichkeit haben, sich mit zusätzlichem Input einzubringen. Feedback sollte man sich dabei auch allgemein zum Meeting selbst einholen – denn nur wer weiß, was gut läuft und was nicht, kann den Prozess und die Zusammenarbeit optimieren. In unseren Meeting-Assessment stellen wir den Teilnehmenden die folgenden sechs Fragen:

1. War das Meeting nötig?
2. Klare Agenda?
3. Genügend Vorbereitung?
4. Gute Sitzungsleitung?
5. Ziele erreicht?
6. War es meine Zeit wert?

Fazit

Meetings sind von entscheidender Bedeutung für den Wissensaustausch, die Entscheidungsfindung und die Zusammenarbeit in jedem Unternehmen und kaum aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Ein Unternehmen ist nur so gut, wie auch seine Meetings sind. Die aktuelle Lage bietet dabei die Chance, viele über die Jahre eingeschliffene Routinen und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen. Als Ergebnis entsteht eine produktive Meeting-Kultur mit kreativeren, kürzeren und effizienteren Meetings.

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