HR digitalisieren – aber wie? Die größten Pain Points und was KMU jetzt ändern sollten

Der Wandel im Personalwesen ist längst Realität, doch viele kleine und mittlere Unternehmen fühlen sich bisher nicht bereit für den nächsten Schritt. Während der Fachkräftemangel, steigende Erwartungen der Mitarbeitenden und neue Arbeitsmodelle das HR Teams fordern, arbeiten viele Personalabteilungen weiterhin mit veralteten Tools, analogen Prozessen und begrenzten Ressourcen. Dabei liegt genau hier der Schlüssel: Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist kein Luxusprojekt, sondern eine dringende Notwendigkeit – wenn Unternehmen auch morgen noch handlungsfähig, wettbewerbsfähig und attraktiv bleiben wollen. Wir zeigen dir, wie das gelingt und haben ein passendes Digital Bash Event in petto.

Warum die Digitalisierung von HR jetzt Priorität haben muss

HR ist längst mehr als nur eine rein administrative Funktion. Stattdessen entwickelt sich der Bereich zu einer menschenzentrierten Serviceorganisation: beratend, gestalterisch, datenbasiert. Damit HR diese Rolle glaubhaft einnehmen kann, müssen Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern grundlegend neu gedacht werden. Es geht darum, Routineaufgaben zu automatisieren, Daten intelligent zu nutzen und Mitarbeitenden wie Führungskräften eine reibungslose, transparente Nutzererfahrung zu bieten.

Häufig hängen KMU bei der Digitalisierung hinterher oder nutzen sogar viel zu viele unterschiedliche Tools. Das Resultat: Die Tools sind redundant und können nicht miteinander integriert werden. Das führt nicht nur zu unnötigen Kosten, sondern auch zu Ineffizienzen, die die Wettbewerbsfähigkeit gefährden können. Neben der redundanten Nutzung von Software leiden Unternehmen vor allem unter der verlorenen Zeit, die durch ineffiziente Prozesse entsteht.

Laut einer aktuellen Studie von HubSpot verschwenden 82 Prozent der Fachkräfte wertvolle Stunden mit Aufgaben, die sich automatisieren ließen. Diese Zeitverluste sind nicht nur eine Belastung für die Produktivität, sondern auch eine wirtschaftliche Herausforderung. Die Untersuchung zeigt, dass 38 Prozent der GTM Teams jede Woche mindestens vier Stunden in Meetings verbringen, die durch eine bessere technische Integration unnötig wären. Doch wie lässt sich eine Umstellung bewältigen?

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Digital Bash – HR Software am 27.08.2025

Hier findest du das Programm in der Übersicht:

• 09:45 – 10:15 Uhr: Wie KMU ihre HR-Prozesse effizient digitalisieren (Michelle Steinmetz & Tamara Braje, VRG GmbH)
• 10:20 – 10:50 Uhr: Next Level Recruiting: Wie dmTECHs Karrierewebsite das Bewerbererlebnis revolutioniert (Jennifer Waible, dmTECH & Andreas Frary, diva-e)
• 10:55 – 11:25: Uhr Lohnabrechnung im Wandel – So bereitest du dich optimal auf 2025 vor (Jonathan von Knobelsdorff, Personio)
• 11:40 – 12:10 Uhr: Smarte Personalkostenplanung mit 4PLAN HR (Stefan Hörmann, Software4You)
• 12:15 – 12:45 Uhr: Payroll clever gemacht – Mehr Überblick, weniger Chaos (Janet Stahlmann, SP Data GmbH)

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So gelingt die Digitalisierung – in drei Schritten

1. Prozesse identifizieren, die digitalisiert werden müssen

Zuerst gilt es herauszufinden, wo der größte Handlungsbedarf besteht. Besonders manuelle, repetitive und fehleranfällige Aufgaben eignen sich ideal für eine Automatisierung – etwa die Erfassung von Arbeitszeiten, das Verwalten von Abwesenheiten oder die Bearbeitung von Standardanfragen. Mithilfe des Pareto-Prinzips lassen sich dabei mit geringem Aufwand große Effizienzgewinne erzielen. Dieses befasst sich mit der Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis und besagt, dass 80 Prozent der Wirkung (Ergebnisse) durch 20 Prozent der eingesetzten Faktoren erreicht werden können. Das verbleibende Fünftel der Ergebnisse benötigt hingegen vier Fünftel des Aufwands. Das heißt, mit überschaubarem Aufwand lassen sich beachtliche Ergebnisse erzielen.

2. Den aktuellen Digitalisierungsgrad erfassen

Kaum ein HR-Bereich startet bei null. Oft existieren bereits Insellösungen, doch wie gut greifen diese ineinander? Ein ehrlicher Blick auf die bestehende Software-Landschaft, inklusive Nutzungsdaten, Kostenstruktur und Schnittstellenfähigkeit, schafft Klarheit. Die Einbindung der IT-Abteilung hilft, Sicherheitsrisiken und technische Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.

3. Zukunftsfähige Anforderungen definieren

Ein digitaler Prozess ist nur dann hilfreich, wenn er zuverlässig funktioniert, zur Unternehmenskultur passt und skalierbar bleibt. Gute Tools lassen sich flexibel an neue Rahmenbedingungen anpassen, integrieren sich in bestehende Systeme und ermöglichen echtes People Management – vom Onboarding bis zur Kompetenzentwicklung. Entscheidend ist zudem, die Sicht der Mitarbeitenden mitzudenken: Nur was akzeptiert wird, wird auch genutzt.

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Die größten Pain Points in der Praxis und was KMU konkret tun können

Doch wo liegen in der Praxis die größten Stolpersteine? Selbst mit einem klaren Fahrplan stehen viele KMU vor konkreten Herausforderungen im Alltag. Zwischen Excel-Listen, fehlender Transparenz und analogen Prozessen zeigt sich, wo es im operativen HR wirklich hakt. Wer die typischen Pain Points kennt, kann gezielt gegensteuern – und mit passenden Tools Schritt für Schritt echte Entlastung schaffen. Wir zeigen dir die größten Pain Points und wie du gezielt gegen diese vorgehen kannst:

1. Pain Point: Excel statt End-to-End-Prozess

Ob Zeiterfassung, Onboarding oder Urlaubsliste – viele Personalabteilungen jonglieren mit Excel-Dateien. Das ist fehleranfällig, ineffizient und schnell überfordert, sobald Komplexität oder Tempo steigen. Excel-Tabellen mögen eine Zeit lang funktionieren – bis jemand krank ist, mehrere neue Mitarbeitende starten oder Auswertungen gebraucht werden.

➔ Was jetzt hilft:
Modulare HR-Plattformen wie Factorial oder Personio bieten einfache, intuitive Einstiegsmöglichkeiten – ganz ohne tiefgreifende IT-Projekte. Einzelne Module (unter anderem Abwesenheitsmanagement oder digitale Personalakten) können separat eingeführt und später erweitert werden.

2. Pain Point: Kein Überblick, keine Steuerung

Ohne saubere Datenbasis wird strategisches HR zur Bauchentscheidung. Fragen wie „Wie hoch sind unsere Personalkosten pro Team?“ oder „Wo verlieren wir die meisten Bewerber:innen?“ bleiben unbeantwortet.

➔ Was jetzt hilft:
Ein integriertes System für HR-Daten schafft Transparenz – für fundierte Entscheidungen, effizientes Reporting und strategische Planung. Integrierte Dashboards helfen, relevante Kennzahlen in Echtzeit im Blick zu behalten. Ein zentrales System für alle HR-Daten ermöglicht Monitoring in Echtzeit.

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3. Pain Point: Onboarding? Gibt’s nur per Mail

Fehlendes digitales Onboarding führt zu Chaos, Frust und schlechten Bewertungen auf Kununu und Co. Die Folge: ein schlechter erster Eindruck – und im schlimmsten Fall schnelle Abwanderung. Gerade neue Talente erwarten heute einen reibungslosen Start – mit klaren Prozessen, Tools und Ansprechpartner:innen.

➔ Was jetzt hilft:
Automatisierte Onboarding Workflows strukturieren den Einstieg neuer Kolleg:innen – von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. To-dos, Zuständigkeiten und Willkommensinfos werden systematisch abgearbeitet. So bleibt mehr Zeit für das persönliche Willkommen. Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag wird nichts vergessen – und HR gewinnt Zeit für persönliche Betreuung.

4. Mobile? Fehlanzeige

Gerade in produktionsnahen, dezentralen oder mobilen Arbeitsumfeldern ist der Zugang über Desktop-PCs realitätsfern. Anträge per E-Mail oder Papierformular kosten unnötig Zeit und Nerven. So sind auch Urlaube, Krankmeldungen oder Schichtplanung über Papier oder Mail sind nicht mehr zeitkonform.

➔ Was jetzt hilft:
Mobile HR Apps bringen Self-Service auf das Smartphone. Krankmeldungen, Urlaubsanträge oder Schichttausch lassen sich einfach unterwegs erledigen. Das entlastet die Personalabteilung und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

HR-Digitalisierung ist kein IT-Projekt, sondern eine strategische Aufgabe

Die gute Nachricht: Der Einstieg ist machbar. Wer klein beginnt, die richtigen Prozesse priorisiert und die Mitarbeitenden mitnimmt, kann HR nachhaltig transformieren – und echte Mehrwerte schaffen. Digitalisierung ermöglicht nicht nur Effizienz, sondern auch eine moderne, menschenzentrierte Employee Experience.

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Mehr Infos zu dem Event findest du hier.

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