Gekündigt, aber weiterhin eingeloggt: So viele Beschäftigte nutzen noch die Zugänge ehemaliger Arbeitgeber:innen

Den Firmen-Laptop privat nutzen, persönliche Nachrichten über das geschäftliche E-Mail-Konto verschicken oder private Dateien in der Unternehmens-Cloud speichern: Für viele Beschäftigte gehört das offenbar zum Alltag. Doch auch nach dem Ende eines Arbeitsverhältnisses sind die digitalen Verbindungen nicht immer gekappt. Das zeigt eine neue Studie des HR-Unternehmens Deel, für die gemeinsam mit Censuswide 2.000 Vollzeitbeschäftigte in Deutschland befragt wurden. Demnach hatten 32 Prozent der Teilnehmer:innen nach ihrem Ausscheiden weiterhin Zugriff auf digitale Ressourcen ihrer früheren Arbeitgeber:innen. Dazu zählen unter anderem E-Mail-Postfächer, Cloud-Speicher oder Projekt-Management-Tools.

Mehr als die Hälfte dieser Gruppe (54 Prozent) nutzt die alten Zugänge sogar weiterhin. Lediglich 49 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Zugänge vollständig deaktiviert wurden.

Arbeits-Laptop und Firmenkonten auch privat im Einsatz

Doch nicht nur nach einer Kündigung verschwimmen die Grenzen zwischen Beruflichem und Privatem. Laut der Studie haben 40 Prozent der Befragten bereits ein Arbeitsgerät aktueller oder früherer Arbeitgeber:innen privat genutzt. Auch berufliche Accounts werden gerne für persönliche Angelegenheiten verwendet: 32 Prozent greifen dafür auf Firmenzugänge zurück. Ein möglicher Grund liegt in der Bequemlichkeit. Für 31 Prozent ist der Zugang über Arbeitgeber:innen praktischer oder schneller als eine private Alternative. Warum also einen zusätzlichen Account einrichten, wenn der geschäftliche bereits vorhanden ist?

Die Nutzung beschränkt sich allerdings nicht nur auf private Nachrichten oder das Surfen im Internet. So verwenden 27 Prozent der Befragten berufliche Geräte oder Zugänge auch für Nebenjobs und eigene Projekte. 21 Prozent haben sogar bereits Personen aus ihrem privaten Umfeld ihre Arbeitsgeräte oder beruflichen Zugänge mitbenutzen lassen.

Was zunächst nach einer harmlosen Alltagssituation klingt, kann für Unternehmen durchaus problematisch werden. Denn sobald Firmenkonten für private Zwecke, zusätzliche Tätigkeiten oder von mehreren Personen genutzt werden, wird es schwieriger, den Überblick über Zugriffe und gespeicherte Informationen zu behalten.

Besonders kritisch ist das, wenn ehemalige Beschäftigte weiterhin Zugang zu internen Systemen haben. Sie könnten etwa vertrauliche Dokumente einsehen oder auf geschäftliche E-Mails zugreifen, obwohl sie längst nicht mehr zum Unternehmen gehören. Auch unbeabsichtigte Datenverluste oder Datenschutzverletzungen werden dadurch wahrscheinlicher. Maximilian Lux, Country Lead DACH bei Deel, sieht deshalb vor allem beim Offboarding Handlungsbedarf:

Ein Firmenaccount ist kein Schweizer Taschenmesser für alle Lebenslagen. Wenn er für private Erledigungen, andere Jobs oder von Dritten genutzt wird, ist nicht mehr klar, wer für den Zugriff verantwortlich ist und ob interne Informationen in den vorgesehenen Händen bleiben. Das ist höchst bedenklich! Firmen sollten das Offboarding deshalb nicht als administratives To-Do behandeln, das man am Ende der Übergabe abhakt. Ein sauberer digitaler Schlussstrich gehört heute genauso zu einem sicheren Offboarding wie die Rückgabe von Laptop und Schlüssel.

Unternehmen sollten daher beim Ausscheiden von Mitarbeitenden nicht nur materielle Gegenstände zurückfordern, sondern auch sämtliche digitalen Berechtigungen überprüfen und deaktivieren. Dazu gehören klare Zuständigkeiten zwischen Personalabteilung und IT sowie automatisierte Prozesse, die sicherstellen, dass Zugänge rechtzeitig gesperrt werden. Gleichzeitig braucht es verständliche Regeln für die private Nutzung von Arbeitsgeräten und Accounts.

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