Security-Alarm: 56 Prozent der Beschäftigten nutzen nicht freigegebene KI-Tools ohne schlechtes Gewissen

Schneller eine Aufgabe erledigen, Texte mit KI überarbeiten oder fehlende Funktionen durch ein anderes Tool ersetzen: Für viele Beschäftigte zählt im Arbeitsalltag vor allem, dass es funktioniert. Ob die verwendete Anwendung offiziell erlaubt ist, scheint dabei oft zweitrangig zu sein. Laut einer Umfrage von Deel und Censuswide unter 2.000 Vollzeitbeschäftigten in Deutschland, die überwiegend am Computer arbeiten, haben 32 Prozent der Befragten bereits digitale Tools genutzt, die ihre Arbeitgeber:innen weder bereitgestellt noch freigegeben haben.

Besonders verbreitet ist der Griff zu nicht genehmigten KI‑Anwendungen. 27 Prozent der Befragten geben an, sogenannte Shadow AI zu nutzen, weil ihr Unternehmen keine passende KI-Lösung anbietet. Für 30 Prozent ist die Aussicht auf höhere Produktivität ein Grund, auf nicht freigegebene Anwendungen zurückzugreifen.

22 Prozent haben bereits sensible Daten mit den Tools geteilt

Die Nutzung alternativer Tools ist für viele offenbar kein Grund für ein schlechtes Gewissen. 56 Prozent der Befragten gaben an, sich bei der Verwendung nicht freigegebener Anwendungen für die Arbeit nicht unwohl zu fühlen. Gleichzeitig herrscht über die internen Vorgaben nicht immer Klarheit: 28 Prozent waren nach eigenen Angaben schon einmal unsicher, welche Programme ihre Arbeitgeber:innen offiziell erlauben.

Zudem geht das Problem über interne Richtlinien hinaus. So haben 22 Prozent der Befragten bereits Unternehmensdaten, Kund:inneninformationen oder personenbezogene Angaben in ein nicht freigegebenes Tool eingegeben. Damit landen möglicherweise sensible Informationen in Anwendungen, deren Sicherheits- und Datenschutzbedingungen das Unternehmen nicht oder nur eingeschränkt überprüfen und beeinflussen kann.

Fehlende Alternativen begünstigen die Nutzung nicht freigegebener KI-Tools

Auch die Einschätzung zur Verbreitung von Shadow IT fällt deutlich aus: Die Hälfte der Befragten geht davon aus, dass Kolleg:innen in ihrem Unternehmen nicht genehmigte Tools verwenden. Ob die IT-Abteilung davon weiß, ist allerdings unklar. 23 Prozent vermuten, dass das IT Team über die Nutzung informiert ist. 16 Prozent gehen dagegen davon aus, dass Mitarbeitende solche Anwendungen ohne Wissen der IT- oder Sicherheitsabteilung einsetzen. Weitere zehn Prozent können nicht einschätzen, ob die zuständigen Teams Bescheid wissen.

Für Unternehmen entsteht dadurch eine Lücke zwischen dem tatsächlichen Arbeitsalltag und den offiziell vorgesehenen digitalen Werkzeugen. Wenn Beschäftigte eigenständig Anwendungen auswählen, können Sicherheitsvorgaben umgangen werden und sensible Daten außerhalb der kontrollierten IT-Infrastruktur landen. Maximilian Lux, Country Lead DACH bei Deel, sieht darin ein relevantes Sicherheitsrisiko:

Wenn Mitarbeitende auf nicht offiziell freigegebene Anwendungen ausweichen, verlieren Unternehmen den Überblick darüber, welche Tools zum Einsatz kommen und welche Daten dort verarbeitet werden. Dadurch können auch erhebliche datenschutzrechtliche Risiken entstehen. Unternehmen müssen deshalb klare Leitplanken schaffen und zugleich Lösungen anbieten, die Beschäftigte im Arbeitsalltag tatsächlich nutzen können. Nur dann lässt sich Shadow IT Schritt für Schritt in einen kontrollierten und produktiven Umgang mit neuen Technologien überführen.

Die Zahlen legen nahe, dass Verbote allein das Problem kaum lösen dürften. Wenn Beschäftigte auf andere Tools ausweichen, weil offizielle Angebote fehlen oder die Arbeit damit einfacher wird, müssen Unternehmen auch ihre eigene Software-Ausstattung überprüfen. Klare Regeln, transparente Freigaben und praxistaugliche Alternativen könnten verhindern, dass aus einer vermeintlich harmlosen Abkürzung ein Sicherheitsrisiko wird. Zudem können Beschäftigten bei Verstößen gegen interne Vorgaben arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen, abhängig von den konkreten Umständen des Einzelfalls.

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