Time-to-Hire im Check: In diesen Branchen dauert der Recruiting-Prozess am längsten

Wer schon einmal mitten in einem Einstellungsprozess steckte, weiß: Recruiting kann sich ganz schön ziehen. Der neue XING Bewerbungsreport 2025 gibt nun auf Basis von 2,5 Millionen analysierten Bewerbungen einen klaren Überblick und zeigt, wo es flott geht, wo sich Bewerbungen stapeln und an welchen Stellen Unternehmen Zeit verlieren.

Die durchschnittliche Time-to-Hire: 70 Tage, 19 Bewerbungen, 4 Interviews

Laut der Studie dauert es im Durchschnitt vom Ausschreiben einer Stelle bis zur Vertragsunterschrift rund 70 Tage. In dieser Zeit treffen etwa 19 Bewerbungen ein, und es werden im Schnitt vier Gespräche geführt. Doch dieser Durchschnitt verschleiert große Unterschiede zwischen Branchen und Jobarten.

Lange Wartezeiten gibt es etwa in IT- und Software-Entwicklung sowie im Ingenieurwesen: Hier vergehen im Mittel fast 87 Tage, bis jemand Neues startet. Auch Lehre, Forschung und Entwicklung (85,1 Tage) sowie Industrie und Maschinenbau (84,9 Tage) gehören zu den Geduldsproben. Schneller läuft die Time-to-Hire dagegen im Kunst- und Kulturbereich (43 Tage), in Personaldienstleistungen (50,2 Tage) oder im Tourismus und in der Gastronomie (53,7 Tage).

Kürzere Time-to-Hire heißt nicht gleich mehr Bewerbungen

Interessant an den Ergebnissen ist, dass wenige Bewerbungen nicht zwangsläufig lange Suchzeiten bedeuten. In Personaldienstleistungen etwa gehen durchschnittlich nur neun Bewerbungen pro Position ein – dafür ist die Stelle in gut 50 Tagen besetzt. Ähnliches gilt für Gesundheits- und Sozialberufe, die trotz geringer Bewerbungszahlen vergleichsweise schnell nachbesetzt werden. Grund ist hier oft der akute Bedarf, der Unternehmen zu zügigen Entscheidungen bewegt. Eine kürzere Time-to-Hire heißt also nicht zwingend, dass es viele Bewerbungen gibt. Dennoch stellen Unternehmen in Situationen, in denen die Auswahl begrenzt, aber der Bedarf hoch ist, oft zeitnah ein.  

Auch Jobs mit der Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, sind heiß begehrt: Laut der Analyse landen im Schnitt acht zusätzliche Bewerbungen im Postfach, wenn Remote Work angeboten wird. Mehr Auswahl bedeutet zwar oft auch mehr Screening-Aufwand und damit eine längere Time-to-Hire, trotzdem kann ein flexibler Arbeitsort vor allem in hart umkämpften Branchen entscheidend sein.

---

Traumjob-Atlas:

Das sind die Branchen und Regionen mit den zufriedensten Beschäftigten

---

Ein digitalisierter Rekrutierungsprozess erhöht die Chancen

Doch welcher Aspekt dauert im Recruiting-Prozess eigentlich am längsten? Der Weg bis zum ersten Interview dauert im Schnitt nur 21 Tage. Danach jedoch verstreichen noch einmal knapp sieben Wochen, bis der Vertrag unterschrieben wird. Hauptbremsen sind langsame Abstimmungen, unklare Zuständigkeiten und fehlende Transparenz. Digitale Bewerbungs- und Kommunikationsprozesse können hier entscheidend verkürzen und verhindern, dass Kandidat:innen in der Zwischenzeit abspringen.

Für Unternehmen heißt das: Wer den Wettbewerb um Talente gewinnen will, braucht digitale Prozesse, schnelle Reaktionen, strukturierte Feedbackschleifen und eine klare Kanalstrategie. Um im Wettbewerb um Talente die Nase vorn zu haben, empfiehlt sich eine Kombination aus:

• digitalen Tools zur Automatisierung und schnelleren Abstimmung zwischen HR, Fachabteilung und Bewerber:innen,
• klarem Kanalmix, der sowohl Active Sourcing als auch gezielte Anzeigen auf relevanten Plattformen beinhaltet,
• niedrigschwelligen Bewerbungswegen (zum Beispiel über Plattformen oder Messenger-Dienste),
• Remote-Work-Angeboten, wo möglich, um Reichweite und Attraktivität zu steigern,
• strukturierten Feedbackschleifen, um Kandidat:innen nicht warten zu lassen.

Wer Recruiting konsequent digitalisiert und flexibel gestaltet, spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Chance, die besten Talente zu gewinnen – bevor die Konkurrenz zuschlägt. Dieser Meinung ist auch Thomas Kindler, Managing Director XING:

Der Vergleich macht deutlich: Der richtige Kanalmix beschleunigt die Besetzung selbst in stark umkämpften Berufsfeldern – und verschafft Unternehmen einen entscheidenden Zeitvorteil im Wettbewerb um Talente. Recruiting ist kein Massengeschäft, sondern eine Frage der Zielgenauigkeit.

Du möchtest mehr dazu erfahren, wie du deinen HR-Bereich am besten digitalisierst? Dann schaue dir folgenden Artikel an:

---

HR digitalisieren – aber wie?

Die größten Pain Points und was KMU jetzt ändern sollten