Zu viel geredet, zu wenig geschafft: Führungskräfte verbringen 23 Stunden pro Woche in Meetings

Ein kurzer Jour fixe hier, ein Strategie-Call dort, dazu noch ein spontanes Abstimmungs-Meeting, und plötzlich ist der Arbeitstag vorbei, ohne dass die eigentlichen Aufgaben erledigt wurden. Meetings nehmen in einigen Unternehmen überhand und kosten enorm viel Zeit, Geld und Motivation. Besonders stark davon betroffen sind Führungskräfte. Eine Studie der Organisationspsychologin Constance Noonan Hadley sowie der Harvard-Forscher Leslie A. Perlow und Eunice Eun zeigt: Manager verbringen im Durchschnitt rund 23 Stunden pro Woche in Besprechungen. Hochgerechnet ist das mehr als die Hälfte einer klassischen Arbeitswoche – allein für Meetings.

Führungskräfte sitzen fast einen halben Arbeitstag in Meetings

Für die Untersuchung „Stop the Meeting Madness“ wurden über 180 Führungskräfte befragt, von denen 71 Prozent der Manager ihre Meetings für ineffizient halten. 65 Prozent empfinden die Besprechungen sogar als Störfaktor, weil sie sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. Statt Orientierung und Klarheit zu schaffen, bleiben viele Meetings also hinter ihrem Anspruch zurück. Chancen zur echten Zusammenarbeit oder zur Stärkung des Teamgefühls werden laut Umfrage häufig verpasst.

Der Meeting-Wahnsinn bleibt allerdings nicht ohne wirtschaftliche Folgen. Laut Forschungen von Dr. Steven Rogelberg, Professor für Psychologie und Organisationswissenschaften an der University of North Carolina, verursachen unproduktive Meetings in großen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeiter:innen Kosten in Millionenhöhe.

Doch nicht nur das Budget leidet. Schlechte Meetings wirken sich auch negativ auf die Stimmung im Team aus. Nach endlosen oder inhaltsarmen Besprechungen wird oft erst einmal bei Kolleg:innen Dampf abgelassen. Die Folge: sinkende Motivation, schlechtere Kommunikation und letztlich geringere Produktivität, also genau das Gegenteil dessen, was Meetings eigentlich erreichen sollen.

---

Zwischen Überforderung und Effizienz:

48 Prozent der Arbeitnehmenden leiden unter digitalem Stress

---

3 Schritte zu effizienteren Meetings

So frustrierend die Zahlen auch sind, gibt es Möglichkeiten, wie Unternehmen gegensteuern können. Bereits einige gezielte Veränderungen reichen aus, um Besprechungen deutlich effektiver zu gestalten. Davon profitieren nicht nur Manager, welche ohnehin unter Zeitdruck stehen, sondern auch Teams, die sich mehr Fokus und Klarheit wünschen. Diese drei Tipps fördern eine bessere Meeting-Kultur:

Schritt 1: Erst einmal ehrlich hinschauen

Ein häufiger Fehler: Führungskräfte setzen Meetings an, ohne zu wissen, wie diese im Team tatsächlich wahrgenommen werden. Dabei lohnt es sich, die eigene Meeting-Kultur kritisch zu hinterfragen. Das kann zum Beispiel durch Interviews, Umfragen oder offene Diskussionen geschehen. Oft zeigt sich dabei eine bislang unausgesprochene Unzufriedenheit: zu viele Termine, zu große Teilnehmerkreise, endlose Präsentationen oder Mitarbeiter:innen, die eingeladen werden, obwohl ihre Rolle im Meeting unklar ist. All das sorgt auf beiden Seiten (bei Managern wie bei Mitarbeiter:innen) für Stress und Frust.

Schritt 2: Meetings gemeinsam neu denken

Sind die Schwachstellen identifiziert, folgt der wichtigste Teil: Veränderungen konsequent anzugehen. Dabei geht es nicht um Meeting-Verzicht um jeden Preis, sondern um bewusste Planung. Entscheidend sind vor allem klar begrenzte Zeiten, eine sinnvolle Auswahl der Teilnehmenden und eine saubere Struktur. Bewährte Maßnahmen können unter anderem sein:

• kleinere Gruppen statt großer Runden
• klare Entscheidungen durch Führungskräfte, statt alles im Meeting zu zerreden
• feste, meetingfreie Tage für konzentriertes Arbeiten
• eine Agenda, die rechtzeitig vor dem Termin verschickt wird
• verbindliche Regeln für Dauer, Beiträge und Ziel des Meetings

Schritt 3: Prüfen, ob die neuen Regeln wirken

Neue Meeting-Regeln entfalten nur dann Wirkung, wenn sie auch überprüft werden. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig analysieren, ob sich die gewünschten Effekte einstellen. Wichtige Indikatoren sind unter anderem:

• die Produktivität von Teams und Führungskräften
• die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen
• die allgemeine Arbeitsatmosphäre
• konkrete Ergebnisse wie Umsatz, Verkaufszahlen oder Kund:innengewinne

Gerade in herausfordernden Zeiten zeigt sich, wie wichtig entschlussfreudige Manager sind, die Prioritäten setzen, Entscheidungen treffen und den Mut haben, Meetings auch einmal abzusagen. Weniger Besprechungen bedeuten nicht weniger Zusammenarbeit, sondern oft genau das Gegenteil: mehr Fokus, mehr Klarheit und mehr Zeit für echte Arbeit.

Zudem sind die Studienergebnisse aus dem Jahr 2017 und dementsprechend etwas veraltet. Mittlerweile gibt es viele Möglichkeiten, Meetings mithilfe von KI aufzunehmen oder direkt zusammenfassen zu lassen. Auf diese Weise müssen nicht alle Beschäftigten an der Besprechung teilnehmen, sondern können sich im Anschluss die wichtigsten Punkte durchlesen. Eine Möglichkeit bietet der neue KI-Agent von Slack:

---

Slackbot im Überblick:

So funktioniert der neue KI-Agent für den Arbeitsalltag