Produktiver durch KI – menschlicher durch Führung? Interview mit Frank Weishaupt

Jede Woche verbringen Mitarbeitende durchschnittlich mehrere Stunden in Besprechungen – und oft sind diese alles andere als produktiv. Dieses unsichtbare Phänomen, die sogenannte Meeting Tax, kostet Unternehmen nicht nur Geld, sondern raubt Teams Energie und Kreativität. Gleichzeitig verändern neue Technologien die Arbeitswelt grundlegend: Künstliche Intelligenz kann Routinetätigkeiten übernehmen, Informationen aufbereiten und so Freiräume schaffen, allerdings nur, wenn Unternehmen sie richtig einsetzen. Die große Frage lautet also: Wie gelingt der Spagat zwischen Effizienz, technologischem Fortschritt und menschlicher Führung?

KI verändert das Verständnis von Human Leadership grundlegend.

Um diese und weitere Fragen zu klären, haben wir in einem Interview mit Frank Weishaupt gesprochen. Er ist CEO von Owl Labs und teilt im Interview seine Einblicke und Erfahrungen darüber, wie die Meeting Tax reduziert und KI sinnvoll in Unternehmen etabliert werden kann. Wer moderne Arbeitsorganisation ernst nimmt, muss laut Weishaupt sowohl die Kosten der Meetings im Blick haben als auch die Chancen von KI nutzen und dabei den Menschen nicht aus den Augen verlieren. Zudem gibt das Interview wertvolle Impulse, wie Unternehmen 2026 produktiver, digitaler und gleichzeitig menschlicher arbeiten können.

Das Interview

OnlineMarketing.de: Frank, welche drei zentralen Trends und Entwicklungen siehst du für das Arbeitsjahr 2026 – insbesondere in Bezug auf Organisation, Führung und digitale Zusammenarbeit?

Dabei gestalten Beschäftigte ihren Arbeitstag flexibler, indem sie in kürzeren, an Energielevel, Verantwortlichkeiten oder Konzentrationsphasen angepassten Blöcken arbeiten. 55 Prozent der Arbeitnehmenden interessieren sich bereits für dieses Modell der strukturierten Flexibilität.

Das Thema digitale Zusammenarbeit bleibt, wie schon in den Jahren zuvor, Problemkind in vielen Unternehmen. Insbesondere die Zeit, die durch fehlerhafte Tools, technischen Frust oder redundante Abstimmungen verloren geht, ist enorm. Dagegen ist die Erwartung von Teams hoch. Mitarbeitende fordern zunehmend reibungslos funktionierende, intuitive Systeme und klare Regeln im Umgang mit KI.

In der Studie „State of Hybrid Work 2025“ findet die Meeting Tax Erwähnung. Kannst du kurz erklären, was genau dahintersteckt und wie sich diese versteckte „Kostenstelle“ im Arbeitsalltag bemerkbar macht?

Die sogenannte „Meeting Tax“ beschreibt die versteckten Kosten, die entstehen, bevor ein hybrides Meeting überhaupt richtig beginnt. Sie fällt überall dort an, wo Termine nicht pünktlich starten – etwa, weil die Technik hakt, Verbindungen abbrechen oder hybride Setups zu kompliziert sind. Laut unserer Umfrage verlieren Mitarbeitende im Schnitt rund fünf Minuten beim Start eines hybriden Meetings aufgrund technischer Schwierigkeiten. Was zunächst nach wenig klingt, summiert sich: Wenn Teams regelmäßig verspätet starten, gehen Energie und Fokus verloren. Wichtige Entscheidungen verzögern sich und daran leidet allen voran die Produktivität. Schlechte Technik ist dabei keineswegs nur ein Ärgernis, sondern wirkt sich unmittelbar auf die Motivation der Mitarbeitenden und die Unternehmenskultur aus. Dabei zeigen unsere Daten klar, dass funktionierende Meeting-Technologie für 80 Prozent der Deutschen ein entscheidender Faktor für Zufriedenheit und Effizienz im Arbeitsalltag ist.

Welche konkreten Maßnahmen oder Tools empfiehlst du Unternehmen, um die Meeting Tax zu reduzieren und Besprechungen effizienter und wertschöpfender zu gestalten?

Um die Meeting Tax wirklich zu reduzieren, braucht es einen doppelten Ansatz: eine technologische Grundlage, die zuverlässig und unaufdringlich im Hintergrund funktioniert, und eine Meeting-Kkultur, die bewusst gestaltet ist. Unternehmen schaffen mehr Effizienz bei hybriden Meetings, indem sie die richtige IT-Infrastruktur einsetzen und so eine starke Basis für die gemeinsame Zusammenarbeit schaffen.

So sorgen beispielsweise intelligente Meeting-Lösungen wie digitale Whiteboards oder 360-Grad-Videokameras für eine effektivere digitale Zusammenarbeit. Gerade sprecherfokussierte Kameras fördern, die Beteiligung, Sichtbarkeit und Inklusion aller Teilnehmenden – egal, ob sie im Raum oder remote zugeschaltet sind. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Meeting-Kultur: Teams sollten vorher klar definieren, wofür die gemeinsame Zeit genutzt werden soll. Denn wenn Diskussionen präziser werden und Entscheidungen klarer fallen, sinkt der Bedarf an Follow-up-Terminen und Klärungsschleifen.

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Ein Teil der Lösung scheint auch der Einsatz von KI zu sein. Inwiefern kann Künstliche Intelligenz deiner Einschätzung nach Routinetätigkeiten oder Vorbereitungsaufwand rund um Meetings sinnvoll übernehmen?

KI kann vor allem dort entlasten, wo Routinen Zeit und Aufmerksamkeit binden. Gerade rund um Meetings wird sie zum Tool, das vorbereitende Aufgaben für Mitarbeitende übernimmt: Sie sammelt Informationen, strukturiert Agenden und dokumentiert Ergebnisse automatisch. So entsteht mehr Raum für Austausch, Entscheidungen und kreative Arbeit. Und ein Teil der Beschäftigten in Deutschland denkt bereits einen Schritt weiter: 42 Prozent können sich vorstellen, sich künftig durch einen KI-Avatar im Meeting vertreten zu lassen.

Welche Risiken oder Grenzen siehst du eventuell, insbesondere im Hinblick auf Transparenz, Abhängigkeiten oder Qualität der Ergebnisse? 

Die Akzeptanz von KI hängt entscheidend davon ab, dass ihr Mehrwert klar erkennbar ist. Wenn sie Routineaufgaben vereinfacht, Prozesse beschleunigt oder die Qualität verbessert, wächst das Vertrauen spürbar. Fehlen dagegen Transparenz, Datenschutz oder Verlässlichkeit, überwiegt bei Mitarbeitenden häufig die Skepsis. Viele fragen sich dann, ob sie sich auf KI-Ergebnisse verlassen können. Unternehmen müssen deshalb offen, nachvollziehbar und glaubwürdig zeigen, wie und warum ihre KI funktioniert und wie sie Mitarbeitende unterstützen kann.

Wie verändert die zunehmende KI-Nutzung aus deiner Sicht das Verständnis von Human Leadership? Welche Kompetenzen oder Haltungen werden Führungskräfte zukünftig besonders benötigen, um Technologie sinnvoll und menschzentriert zu integrieren?

KI verändert das Verständnis von Human Leadership grundlegend. Für Führungskräfte bedeutet das, dass sie die Schnittstelle von Mensch, Technologie und Kultur zukünftig aktiver gestalten müssen. Dazu gehört, kritisch den Einsatz von KI zu prüfen, ihre Wirkung zu verstehen, Chancen gezielt zu nutzen und Risiken offen zu adressieren. Nur so schaffen sie Orientierung und stärken Vertrauen in einer technologisch geprägten Arbeitswelt.

Denn gerade in hybriden Arbeitsumfeldern zeigt sich, wie sehr Technologie über Teilhabe und Beteiligung entscheidet. Ebenso wichtig ist es, Mitarbeitende zu ermutigen, neue Technologien auszuprobieren, und im Umgang damit zu schulen, um ihr volles Potenzial zu entfalten. Laut unseren Daten geben bereits 40 Prozent der Arbeitnehmenden an, dass ihre Unternehmen sie darin unterstützen, effektive und inklusive Hybrid-Meetings zu gestalten. Humanzentrierte Führung bedeutet also, den Rahmen zu schaffen, in dem Technologie als Enabler für Zusammenarbeit, Vertrauen und Teilhabe wirkt.

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Wir bedanken uns recht herzlich für das schriftliche Interview mit Frank Weishaupt sowie für die spannenden Insights aus seiner Perspektive.

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