Busywork in der Arbeitswelt – negative Folgen für Arbeitnehmer:innen

Viele Arbeitnehmer:innen erleben Stress im Berufsleben. Sie fühlen sich überarbeitet und haben weniger Freizeit, wodurch die Arbeitsmotivation sinkt. Kaum wurde eine Aufgabe erledigt, steht bereits die nächste an. Vor allem Arbeitgeber:innen sind manchmal sehr schnell, wenn es darum geht, den nächsten Auftrag aufzugeben. Dabei kann es vorkommen, dass diese Aufgaben nicht unbedingt als sinnvoll angesehen werden, sondern oft nur als eine Art Beschäftigungstherapie. Dieses Phänomenen trägt den Titel Busywork. Im folgenden Artikel zeigen wir dir, was es damit auf sich hat, welche Folgen es mit sich trägt und wie man diesen entgegenwirken kann.

Was ist Busywork überhaupt?

Busywork bezieht sich auf Aufgaben oder Tätigkeiten, die zwar Zeit und Energie in Anspruch nehmen, aber wenig oder keinen echten Nutzen oder Mehrwert bieten. Diese Tätigkeiten sind oft wiederholend, langweilig und zeitraubend, lenken jedoch von wichtigeren und produktiveren Aufgaben ab. Busywork kann in verschiedenen Bereichen auftreten, zum Beispiel in der Schule, im Alltag oder eben auch in der Arbeitswelt.

Diese Art von Arbeit soll dabei helfen, unentwegt „busy“ zu sein. Dadurch wird Leerlauf oder Stillstand vorgebeugt. Beispiele für Busywork in der Arbeitswelt sind unter anderem das ständige Beantworten von E-Mails (sofern ohne konkrete Relevanz fürs Team), das Redigieren von bereits redigierten Berichten, das Ausfüllen von Berichten oder Formularen, die keinen wirklichen Zweck erfüllen, das Durchführen von sinnlosen Meetings oder das Erstellen von Dokumenten, die nie verwendet werden. Dies führt vor allem dazu, dass wertvolle Ressourcen verschwendet werden, anstatt sie für sinnvollere Aufgaben zu nutzen.

Welche Auswirkungen hat Busywork auf Beschäftigte?

Mittlerweile geben mehr als 40 Prozent aller Arbeitnehmer:innen an, dass sie einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Busywork verbringen. Ein interessanter Aspekt dabei ist, dass Führungskräfte eine besondere Neigung dazu haben, Busywork an ihre Mitarbeiter:innen zu delegieren. Doch warum ist das so? Eine mögliche Erklärung liegt darin, dass Vorgesetzte ein beruhigendes Gefühl haben, wenn ihre Angestellten beschäftigt sind, da Beschäftigung oft fälschlicherweise mit Produktivität gleichgesetzt wird. Selbst wenn Mitarbeitende bereits ihre Aufgaben gründlich und vorbildlich erledigt haben, kann der Eindruck entstehen, sie seien weniger produktiv, wenn sie nicht aktiv beschäftigt sind.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der Führungskräfte dazu verleitet, Busywork zu verteilen, ist das Bedürfnis nach Kontrolle. Menschen haben von Natur aus das Bedürfnis, Kontrolle über ihre Umgebung und Aufgaben zu haben, und in der Führungsebene ist dieses Bedürfnis oft besonders ausgeprägt, da Führungskräfte eine große Verantwortung tragen.

Dennoch kann die Verteilung von Busywork an Arbeitnehmer:innen zahlreiche Folgen haben, insbesondere für die betroffenen Angestellten. Auswirkungen sind zum Beispiel:

• Überforderung und Erschöpfung: Wenn Mitarbeiter:innen ständig mit zusätzlichen Aufgaben belastet werden, können sie sich überfordert fühlen, was zu Stress und Erschöpfung führt.
• Gefahr des Ausbrennens: Die ständige Belastung mit sinnlosen Aufgaben erhöht das Risiko des Burnouts, da Mitarbeitende keine Gelegenheit haben, sich zu erholen und zu regenerieren.
• Negative Wahrnehmung von Pausen und Leerlauf: Trotz ihrer Notwendigkeit werden Pausen und Leerlaufzeiten oft negativ betrachtet. Angestellte könnten sich schuldig fühlen, wenn sie sich eine Pause gönnen oder nicht kontinuierlich arbeiten.
• Schuldgefühle und Stress: Die zusätzlichen Aufgaben könnten dazu führen, dass Beschäftigte sich gestresst fühlen und Schuldgefühle entwickeln, wenn sie diese nicht rechtzeitig erledigen können.
• Fehlende Zeit für Reflexion: Busywork lässt oft keine Zeit für eine kritische Reflexion oder die Weiterentwicklung von Fähigkeiten, da Mitarbeitende permanent mit oberflächlichen Aufgaben beschäftigt sind.

Stresslevel von Beschäftigten auf Rekordhoch:

Immer mehr Quiet Quitter

Führungskräfte haben Angst vor Kontrollverlust

Die Einführung von Home Office und Remote Work hat zweifellos auch Einfluss auf das Auftreten von Busywork im heimischen Umfeld. In der Vergangenheit waren Mitarbeiter:innen oft im Büro präsent, was es Führungskräften ermöglichte, die visuelle Sichtbarkeit als Indikator für Produktivität zu nutzen. Doch in Zeiten des Home Office sind Angestellte flexibler und unterliegen weniger der direkten Kontrolle ihrer Vorgesetzten.

Es ist daher nicht überraschend, dass Busywork in dieser neuen Arbeitsumgebung häufiger auftritt. Führungspersonen haben das Gefühl, einen gewissen Grad der Kontrolle zu verlieren. Eine Arbeitsmarktstudie von Robert Half zeigt, dass Führungskräfte in Zeiten des Home Office davon ausgehen, dass ihre Mitarbeiter:innen weniger Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben aufwenden. Obwohl die Mehrheit der Führungskräfte insgesamt zufrieden mit der Situation ist, gibt es dennoch gewisse Bedenken:

• Rund 31 Prozent der Befragten glauben, dass Mitarbeiter:innen im Home Office während der Arbeitszeit private Anrufe tätigen.
• Etwa 28 Prozent vermuten, dass der Fernseher nebenbei läuft, während gearbeitet wird und genauso viele gehen davon aus, dass ihre Angestellten während der Arbeit Lebensmitteleinkäufe erledigen.
• 30 Prozent der Befragten sind der Ansicht, dass im Home Office Online Shopping betrieben wird, obwohl eigentlich Arbeit zu erledigen ist.
• Ungefähr 23 Prozent vermuten, dass ihre Angestellten es bevorzugen, mit dem Hund spazieren zu gehen (und dies auch tun), anstatt sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Die Kombination von mehr Flexibilität und weniger direkter Aufsicht im Home Office hat dazu geführt, dass Führungskräfte sich mehr Sorgen um die Einführung von Pausen und die Steigerung der Zufriedenheit machen und dazu neigen, zusätzliche Aufgaben zu delegieren, die oft in die Kategorie Busywork fallen.

Einführung von Pausen und Steigerung der Zufriedenheit

Durch die dauerhaften Arbeitsaufgaben und das damit verbundene Gefühl einer gewissen Sinnlosigkeit, sinkt vor allem die Zufriedenheit und Mitovation der Mitarbeitenden. So ist die Arbeitszufriedenheit der Arbeitnehmer:innen in Deutschland im Jahr 2023 im Schnitt um ein Prozent gesunken. Dies ergab der aktuelle Zufriedenheits-Atlas von kununu, der die Stimmung unter den Arbeitnehmenden beleuchtet. Doch wie kann dagegen vorgegangen werden?

Führungskräfte, aber auch Arbeitnehmer:innen sollten ihre Leerläufe eher für Pausen nutzen. Ruhe zwischen einer geballten Ladung an Aufgaben ermöglicht Kraft zu tanken und hinterher produktiver zu arbeiten. Wer das Gefühl hat, sich trotzdem in seiner freien Zeit beschäftigen zu müssen, kann diese auch für Reflexionen nutzen. Wie wurde zum Beispiel die letzte Aufgabe gemeistert? Wo liegt noch Verbesserungspotenzial und wie kann die zu leistende Arbeit eventuell besser eingeteilt werden? Die freie Zeit könnte außerdem genutzt werden, um Raum für Fortbildungen oder Schulungen zu schaffen. Anstatt der Einberufung von sinnlosen, aber zeitintensiven Meetings, könnten Mitarbeitende an Schulungen teilnehmen, um sich in bestimmten Bereichen fortzubilden.

Unternehmen können aber auch gezielt gegen die sinkende Arbeitszufriedenheit vorgehen. Dabei sollte versucht werden Maßnahmen zur Steigerung der Zufriedenheit zu ergreifen und dadurch die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Viele Angestellte wünschen sich zum Beispiel ein besseres Arbeitsklima und einen stärkeren Zusammenhalt untereinander. Eine positive Unternehmenskultur, die auf Wertschätzung, Kommunikation und Mitarbeiter:innenbeteiligung setzt, kann unterdessen ebenfalls dazu beitragen, die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.

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