Digitales Onboarding: Tipps für eine erfolgreiche Einweisung neuer Mitarbeiter:innen

Heutzutage ist digitales Onboarding längst keine Notlösung mehr. Im Zuge der Coronapandemie hat sich die moderne Einarbeitungsmethode in vielen Unternehmen etabliert. Neue Teammitglieder müssen aber in jedem Fall professionell an Bord geholt werden – ganz gleich, ob die Einführung klassisch, rein digital oder in hybrider Form erfolgt.

Dabei ist es für Unternehmen bedeutsam, die Besonderheiten und Gepflogenheiten der neuen Mitarbeiter:innen zu kennen. Vor allem für die Gen Z spielt ein digitales Arbeitsumfeld eine zunehmend wichtigere Rolle. Und da diese schon bald als jüngste Generation einen Großteil der Belegschaften ausmachen wird, sollten Unternehmen deren Bedürfnisse ernst nehmen. Doch viele empfinden es als Herausforderung, den Erwartungen und Ansprüchen der Digitalisierung gerecht zu werden. Denn auf beinahe allen Ebenen, auch beim Onboarding, sind neue Technologien und ein Umdenken erforderlich, damit die neuen digitalen Prozesse erfolgreich funktionieren können.

Wir möchten dir wertvolle Tipps geben, die dir helfen können, digitales Onboarding (besser) umzusetzen und effektiv zu nutzen.

Tipps für ein effektives digitales Onboarding

Um Mitarbeiter:innen bestmöglich auf den Arbeitsstart vorzubereiten, sind beim Onboarding einige Dinge zu berücksichtigen. Und diese erstrecken sich bereits auf die Zeit vor dem eigentlichen Onboarding. Das oftmals als Pre-Onboarding bezeichnete Vorgehen dient dazu, neue Mitarbeiter:innen schon vor dem Arbeitsbeginn so anzulernen, dass sie theoretisch direkt loslegen könnten. Sie kennen bereits das Unternehmen in seinen Grundsätzen und sind mit den Besonderheiten sowie dem Team vertraut. Hierfür eignet sich zum Beispiel ein Mentoring-Programm, bei dem etwa neue Mitarbeiter:innen mit dem bestehenden Team zusammengebracht werden.

Mit neuen Mitarbeiter:innen sollte auch beim digitalen Onboarding genau besprochen werden, was sie erwarten müssen und dürfen. Zudem sollte technisch alles funktionieren, etwa das E-Mail-Konto oder wichtige Programme, und es sollte zudem die notwendige Ausstattung für das eventuelle Home Office vorhanden sein.

Die Interaktionen innerhalb des Teams stärken

Weiterhin spielt es auch eine bedeutsame Rolle, dass die Teambildung nicht außer Acht gelassen wird. Bestehende Mitarbeiter:innen und Neulinge sollten enger zusammengebracht werden – gerade dann, wenn die Arbeit hauptsächlich oder auch nur teilweise digital erfolgt. Immerhin kann Remote Work nicht nur Vorteile mit sich bringen, sondern auch dazu beitragen, dass negative Emotionen entstehen, beispielsweise aufgrund fehlender Austauschmöglichkeiten untereinander.

Helfen können dabei zum Beispiel Chat Tools, mit denen Gespräche zwischendurch einfach möglich sind, zu mehr Austausch von Kolleg:innen verhelfen.

Die Arbeit mit aufstrebenden Mitarbeiter:innen

Viele Mitarbeiter:innen haben grundsätzlich das Ziel, Führungsverantwortung zu übernehmen. Allerdings stellt sich vielfach auch die Frage, wie dies ohne direkte Nähe gelingen kann, wenn remote oder auch hybrid gearbeitet wird. Die Lösung kann einerseits im Mentoring liegen, ebenso braucht es hierfür aber auch ein gewisses Vertrauen.

Sind sich die Kolleg:innen bekannt und gibt es einen transparenten Austausch zwischen ihnen und den Führungskräften sowie entsprechendes Feedback, steht dem nicht viel im Wege. Insbesondere Young Talents sollten zudem genau wissen, wie sie das Unternehmen mit entwickeln können und welche Beiträge sie zum Erreichen der gesteckten Ziele leisten müssen.

Das Angebot an Weiterbildungsmaßnahmen

Das Internet ist vor allem für die Gen Z allgegenwärtig, da sie seit Anbeginn mit der Möglichkeit, online auf unterschiedlichste Tools und Medien zuzugreifen, aufgewachsen sind. Die sogenannten Digital Natives wissen somit, wie sie an bedeutsame Informationen gelangen können. Die Möglichkeiten und Fähigkeiten, Input, zusätzliches Wissen und neue Skills zu erlernen, haben für junge Talente auch aufgrund ihres frühen Zugangs zum Internet einen hohen Stellenwert. Als Arbeitgeber:in sollte man daher dafür sorgen, dass Angebote zur Weiterbildung gegeben sind oder geschaffen werden. Dafür können auch E-Learning Apps oder -Plattformen genutzt werden, die den Mitarbeitenden oft einfach bereitgestellt werden können.

Prozesse checken und immer wieder optimieren

Wurden bereits in der Vergangenheit Mitarbeiter:innen über digitales Onboarding ins Team geholt, kann aus diesen vorausgegangenen Prozessen gelernt werden. Wenn alles reibungslos funktioniert, ist eine Automatisierung durchaus sinnvoll. Andernfalls sollten Prozesse evaluiert und überarbeitet werden.

Vor allem auf lange Sicht können Sie dadurch Ressourcen einsparen und eine effektivere Einarbeitung ermöglichen. Dabei sollte auch bedacht werden, dass digitales Onboarding einem dauerhaften Prozess unterliegt und sich immer wieder verändern kann.

Worauf es bei der Einarbeitung neuer Mitarbeit:innen in Remote Jobs aus Expert:innensicht noch ankommt? Das kannst du in unserem Interview mit Kirsten Heller von Virtual Identity nachlesen.

Fazit: Digitales Onboarding kann immer effektiver gelingen

Durch klare Strukturen und optimierte Maßnahmen kann digitales Onboarding erfolgreich und zielorientiert umgesetzt werden. Dadurch haben neue Mitarbeiter:innen die Chance, effektiv in den Job zu starten und ihre Potenziale besser auszuschöpfen.

In diesem Zusammenhang kann digitales Onboarding auch Vorteile gegenüber der klassischen Variante bieten – beispielsweise, da Mitarbeiter:innen und Personalverantwortliche von unterschiedlichen Standorten direkt mit einbezogen werden können. Zusätzlich ist die zeitliche Unabhängigkeit ein bedeutsamer Faktor, der beiderseits hilfreich sein kann.

Im Vergleich ist der Aufwand für digitales Onboarding recht überschaubar, da es lediglich klare Prozesse und Strukturen geben muss. Oft stellen eher die notwendige Neuausrichtung, das Schaffen von Vertrauen und das Umdenken größere Hürden für Unternehmen sowie Führungskräfte dar, die es gilt, zu bewältigen.

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