Überwachung am Arbeitsplatz: So sollten Unternehmen kommunizieren

Zahlreiche Arbeitnehmer:innen werden am Arbeitsplatz überwacht – wissentlich oder auch unwissentlich. Bereits im Jahr 2021 lag der Wert der überwachten Angestellten bei rund 21 Prozent. Durch die Coronapandemie hat sich dieser Wert sogar noch erhöht. Einer aktuellen Studie von Capterra zufolge werden heute bereits 23 Prozent der Angestellten während der Arbeitszeit überwacht. Sechs Prozent der Befragten gaben an, dass diese Überwachung während der Krise eingeführt worden ist. Bei 17 Prozent der Befragten gab es auch schon zuvor eine Überwachung am Arbeitsplatz.

Ein großer Fehler dabei liegt zumeist nach wie vor in der intransparenten Kommunikation seitens der Arbeitgeber:innen. Dabei ist es immens wichtig, bezüglich der Überwachung klar und deutlich zu kommunizieren und dabei Gründe und auch Maßnahmen konkret anzusprechen. Die Überwachung von Mitarbeiter:innen an sich ist tendenziell ein geringeres Problem.

Untersuchung: Überwachung am Arbeitsplatz ist vielfach die Regel

Laut der Studie aus dem Februar 2022 nutzen viele Unternehmen eine Software zur Überwachung ihrer Belegschaft. Damit soll die Produktivität kontrolliert und Sorge dafür getragen werden, die Motivation auch zu erhalten. Weiterhin soll durch die Kontrolle die Stimmung unter den Mitarbeiter:innen bewertet werden – auch um damit Wege zu finden, die Mitarbeiter:innen besser coachen zu können.

Technologie zur Überwachung der eigenen Angestellten kommt dabei immer häufiger zum Einsatz. Gleich 23 Prozent der befragten Arbeitnehmer:innen aus Deutschland gaben in der Studie an, dass sie von ihrem Unternehmen während der Arbeitszeit überwacht würden. Allerdings: 14 Prozent der Befragten gaben an, dass sie nicht wissen, ob es eine Überwachung am Arbeitsplatz gibt.

Ein Manko zeigt sich zudem in der Kommunikation. 16 Prozent der Angestellten, die während der Arbeit durch Software (oder anderweitig) überwacht werden, gaben an, dass sie darüber nicht wirklich informiert würden. Niemand habe mit ihnen darüber gesprochen, welche Daten und Informationen erhoben und wozu diese genutzt werden. Bei 23 Prozent der Betroffenen wurde über die Überwachung zudem nur mündlich kommuniziert.

Überwachung setzt Mitarbeiter:innen teilweise unter Druck

Die Mitarbeiter:innen, die von der Überwachung durch Arbeitgeber:innen betroffen sind, äußerten dabei zum Teil, dass sie sich unter Druck gesetzt fühlten, die Kontrolle anzunehmen. Gerade hierbei wird deutlich, die Gründe für die Überwachung klar zu benennen und transparent zu kommunizieren. Setzen Arbeitgeber:innen auf verstärkte Überwachung ihres Personals, um damit die Sicherheit am Arbeitsplatz zu steigern, sollte dies beispielsweise auch konkret kommuniziert werden. Das sorgt letztlich häufig für mehr Verständnis bei den Angestellten.

Die Studie von Capterra brachte allerdings auch positive Aspekte ans Licht. So gaben ganze 68 Prozent der Befragten an, dass die Überwachung ihre Arbeitsumgebung nicht unangenehmer mache. Zwar sagten 23 Prozent der Befragten, die Überwachung am Arbeitsplatz mache diesen unangenehmer, neun Prozent gaben allerdings auch an, dass ihr Arbeitsplatz dadurch angenehmer geworden sei.

Diese Vorteile kann die Überwachung von Mitarbeiter:innen bringen

Wenn es um die Kontrolle von Mitarbeiter:innen geht, gibt es durchaus einige Vorteile, die vor allem auf Seiten der Arbeitgeber:innen sichtbar werden. Dazu zählen zum Beispiel die nachfolgenden Aspekte:

• Besserer Überblick über die Arbeitsleistung von Mitarbeiter:innen
• Früheres Erkennen von Fehlern wird möglich
• Besserer Überblick über den Arbeitsalltag
• Arbeitsnachweise für Angestellte liegen vor
• Arbeitsauslastung wird sichtbar und Aufgaben können einfacher verteilt werden

Dabei sind die Vorteile vornehmlich für die Arbeitgeber:innenseite wichtig und vor allem auch sichtbar. Auch dies ist ein Grund dafür, die Überwachung bei den Mitarbeitenden klar zu benennen und zu äußern, weshalb diese stattfindet.

So kann die Überwachung von Angestellten ebenso dazu dienen, diejenigen Mitarbeiter:innen zu identifizieren, die besonders viel arbeiten und gute Leistungen erbringen. Ein Belohnungssystem könnte so beispielsweise an die Überwachung gekoppelt werden. Hinzu kommt der Umstand, dass zu viele Überstunden ebenfalls sichtbar werden und Mitarbeiter:innen dazu animiert werden können, ihre Work-Life-Balance zu verbessern und weniger zu arbeiten.

Relevant ist dabei außerdem, dass es sich um Überwachungsmaßnahmen handelt, die für die Mitarbeiter:innen Erleichterung und Vorteile bringen – und dies muss auch korrekt kommuniziert werden.

Nachteile der Mitarbeiter:innenüberwachung

Die Kontrolle der eigenen Angestellten kann allerdings auch Nachteile mit sich bringen. Vielfach liegen diese vor allem in der mangelnden Kommunikation seitens der Arbeitgeber:innen. So kann dies dazu führen, dass die Mitarbeitenden sich negative Szenarien ausmalen und die Überwachung daher insgesamt negative Züge annimmt.

Von den befragten Angestellten sagten zum Beispiel 36 Prozent, dass sie der Meinung seien, die Überwachung diene dazu herauszufinden, ob zu angegebenen Zeiten auch tatsächlich gearbeitet würde. Mitarbeiter:innen äußerten in der Befragung folgende Aspekte und mögliche Folgen, die sie als Nachteile der Überwachung ansehen:

• Eingriff in die Privatsphäre
• Erhöhter Stress für Angestellte
• Reduzierung des Vertrauens
• Mehr Druck für Mitarbeiter:innen
• Reduzierung der Arbeitsmoral

Das sollten Unternehmen im Bezug auf die Überwachung von Mitarbeiter:innen kommunizieren

Um das Verständnis für die Überwachung seitens der Mitarbeiter:innen zu steigern, sollten Unternehmen bei der Kommunikation klar sein und präzise mitteilen, wofür die Überwachung genau dienen soll. Dabei sollten folgende Informationen für die Angestellten bereitgestellt werden:

• Welche Daten über die Mitarbeiter:innen werden gesammelt?
• Wann erfolgt die Datenerfassung genau?
• Wie werden die Daten konkret erhoben?
• Weshalb erfolgt die Datenerhebung und Überwachung?
• Wer kann auf die Daten und Informationen zugreifen?

Es empfiehlt sich für Unternehmen, die eigenen Mitarbeiter:innen über diese Fragen genau aufzuklären und die Informationen dazu am besten schriftlich bereitzustellen. Offene Fragen sollten dabei ebenfalls geklärt werden. Eine Informationsveranstaltung für das Personal bietet sich ebenfalls an und sorgt dafür, dass alle möglichen Ängste und Sorgen direkt angesprochen werden können.

So können Unternehmen ihre Überwachungsmaßnahmen kommunizieren

Wichtig ist es nicht nur, dass Arbeitgeber:innen mitteilen, dass ihre Mitarbeiter:innen überwacht werden, sondern auch, dass thematisiert wird, wie diese Überwachung am Arbeitsplatz erfolgt. Um das Vertrauen der Mitarbeiter:innen zu erhalten, gibt es einige Tipps und Möglichkeiten, die Kommunikation zu optimieren:

• Einfache Sprache für mehr Verständnis: Es ist meist sinnvoll, Informationen für Angestellte in einfacher Sprache zu formulieren. Juristische Begriffe oder Fachwörter sollten bestenfalls vermieden werden.
• Kommunikation über passende Kanäle: Es wirkt immer gut, wenn die Kommunikation über die Wege erfolgt, die Mitarbeiter:innen auch direkt betreffen. Nicht immer muss die Kommunikation dabei pauschal erfolgen, auch Einzelgespräche können durchaus eine sinnvolle Maßnahme darstellen.
• Wichtige Fakten in den Fokus rücken: Aufzählungen sind übersichtlicher und einfacher zu erfassen. In der Kommunikation sollten die wichtigsten Informationen in den Mittelpunkt gerückt werden.

Insgesamt muss der negative Eindruck, den die Überwachung von Mitarbeiter:innen hat, nicht unbedingt so bleiben. Denn es kann durchaus sinnvoll und nützlich sein, Informationen über die Arbeit der Angestellten zu erheben und zu verwerten. Wichtig ist dabei vor allem, dass die Überwachung kommuniziert und begründet wird. Das sorgt seitens der Mitarbeiter:innen oftmals für ein gesteigertes Verständnis.