Circle Back Day: Ein Viertel aller Projekte bleibt zum Jahresende auf der Strecke

Das Jahresende rückt näher und in vielen Unternehmen herrscht Hochbetrieb: To-do-Listen werden nicht kürzer, sondern länger, Deadlines drängen, und der Druck auf die Mitarbeitenden steigt. Doch trotz aller Anstrengungen bleiben viele Projekte unvollendet. Laut der neuen „Circle Back“-Studie von Atlassian werden im Dezember die meisten Projekte nicht mehr abgeschlossen – sie stagnieren oder werden ins neue Jahr verschoben. Als Folge entsteht häufig ein großer Projektstau, der mit einigen Risiken verbunden ist, denn häufig werden diese Vorhaben später vergessen oder scheitern dauerhaft.

Der „World Circle Back Day“ sorgt für Chaos

Die Studie identifiziert den 17. Dezember als „World Circle Back Day“. Ab diesem Zeitpunkt verabschieden sich viele Angestellte mental vom laufenden Jahr. Der Gedanke, offene Aufgaben im Januar erneut aufzugreifen, scheint verlockend – bringt jedoch selten die erhoffte Lösung. Tatsächlich bleibt in 60 Prozent der Unternehmen in Deutschland ein erheblicher Anteil an Projekten unerledigt. Durchschnittlich betrifft dies 16 Prozent aller Vorhaben; in manchen Organisationen liegt der Anteil sogar bei 26 Prozent.

Gründe dafür gibt es viele: Prioritäten werden neu gesetzt, unvorhergesehene Herausforderungen treten auf, und oftmals ist die Arbeitslast einfach zu hoch. Besonders die Urlaubszeit erschwert die Zusammenarbeit, da wichtige Informationen fehlen oder Abstimmungen nicht stattfinden können. Der Wunsch, alles im neuen Jahr nachzuholen, endet nicht selten in Frust – und in sogenannten „Zombie-Projekten“, die Ressourcen binden, ohne voranzukommen und den Projektstau weiter anschwellen lassen.

Unkontrolliertes Verschieben von Aufgaben führt zu Projektstau am Jahresende

Der Gedanke „Wir machen das im nächsten Jahr“ erweist sich oft als Trugschluss. Im Januar kehren zwar viele Mitarbeitende mit frischem Elan zurück, doch nur ein kleiner Teil (22 Prozent) fühlt sich zuversichtlich, verschobene Aufgaben schnell wieder aufzunehmen. Stattdessen wird häufig deutlich, dass der Kontext fehlt, die Prioritäten sich erneut verschoben haben oder schlichtweg Zeit für eine strukturierte Aufarbeitung fehlt. Die Folge: Projekte stagnieren und etwa elf Prozent der Angestellten leisten sogar Überstunden, um liegengebliebene Arbeit aufzuholen. Dennoch werden manche Vorhaben nie fertiggestellt und verschwinden aus dem Fokus. Diese Dynamik kostet nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen und Motivation.

Um dem Projektstau zu entgehen, können Unternehmen zum Beispiel auf asynchrones Arbeiten setzen. Dieser Ansatz ermöglicht es Teams, unabhängig von synchronen Abstimmungen effizient zu bleiben. Während traditionelle Methoden auf gleichzeitige Verfügbarkeit angewiesen sind, bietet asynchrones Arbeiten Flexibilität und reduziert Stress. Molly Sands, Head of Teamwork Lab bei Atlassian, erklärt:

Unternehmen die auf effektive asynchrone Arbeitsmethoden setzen, können deutlich schneller agieren, da sie nicht darauf angewiesen sind, dass alle Mitarbeitenden gleichzeitig online und verfügbar sind. Dieser Ansatz reduziert nicht nur Stress, sondern verbessert auch den Arbeitsfluss und gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, das neue Jahr mit frischem Fokus und gestärktem Selbstvertrauen zu beginnen.

Asynchrones Arbeiten als Schlüssel gegen den Projektstau

Damit asynchrones Arbeiten gelingt und der Übergang ins neue Jahr reibungslos verläuft, haben wir im Folgenden drei hilfreiche Tipps zusammengefasst:

1. Prioritäten abstimmen: Welche Aufgaben müssen bis Jahresende abgeschlossen werden? Diese Frage sollte im Vorfeld der anstehenden Feiertage immer geklärt werden. Klare Ziele können mithilfe moderner Kollaborations-Tools auch ohne Meetings definiert und kommuniziert werden, zum Beispiel durch Online-Abstimmungen oder die Festlegung neuer Deadlines.
2. Transparente Dokumentation: Fortschritte, Entscheidungen und nächste Schritte sollten für alle Teammitglieder zugänglich dokumentiert werden. Auch der aktuelle Stand eines Projekts sollte für alle transparent einsehbar sein. Das erleichtert den Wiedereinstieg nach der Urlaubspause erheblich.
3. Kollaborations-Tools nutzen: Tools, die etwa kurze Videonachrichten ermöglichen, helfen, Informationen flexibel zu teilen. So bleiben Teams informiert, ohne dass Meetings erforderlich sind.

Unternehmen und Mitarbeitende sollten bewusst entscheiden, welche Projekte wirklich relevant sind und mit klarem Fokus ins neue Jahr starten. Zwar wirkt der Dezember häufig stressig und übt Druck aufgrund von Deadlines oder fehlendem Personal aus, jedoch kann die Zeit bei guter Planung auch dazu dienen, Projekte schnell abzuschließen. Molly Sands weist noch einmal darauf hin:

Das Jahresende ist auch eine Gelegenheit, Prioritäten neu zu bewerten. Viele von uns versuchen, zu viel auf einmal zu erledigen. Das bremst aus und ist auch der Qualität unserer Arbeit nicht zuträglich. Mitarbeitende sollten stattdessen diesen Moment nutzen, um sich von unwichtigen Projekten zu trennen, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind, und sich darauf vorbereiten im Neuen Jahr frisch und fokussiert zur Arbeit zurückzukehren. Diese Art von Klarheit und bewussten Entscheidungen ist von unschätzbarem Wert.

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