Wenn Payroll zur Kostenfalle wird: Wie Unternehmen jedes Jahr Millionen durch Lohnabrechnungen verlieren

Lohnabrechnung klingt erst einmal nach trockener Routine. Zahlen rein, Zahlen raus, fertig. In der Realität sieht das allerdings ganz anders aus: Hinter den Kulissen kämpfen viele Unternehmen mit einem Flickenteppich aus Systemen, Prozessen und Zuständigkeiten. Und genau hier wird es teuer. Eine aktuelle Untersuchung von UKG gemeinsam mit KPMG zeigt ziemlich deutlich: Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind ein massiver Kostenfaktor und können zu Verlusten in Millionenhöhe führen.

Millionenverluste durch falsche Lohnabrechnungen

Die Studie befragte rund 300 Führungskräfte aus großen multinationalen Unternehmen mit jeweils mehr als 10.000 Mitarbeiter:innen. Demnach verlieren sie jedes Jahr zwischen zwei und vier Prozent ihrer gesamten Personalkosten durch sogenanntes „Payroll Leakage“. Klingt erst einmal abstrakt, hat aber handfeste Konsequenzen. Schon ein Fehleranteil von einem Prozent kann bei großen Konzernen bis zu 15 Millionen US-Dollar kosten.

Fast 40 Prozent der befragten Unternehmen geben sogar an, jährlich zwischen einer und fünf Millionen US-Dollar durch Fehler in der Lohnabrechnung zu verlieren. Und das, obwohl Gehälter oft den größten Kostenblock darstellen: Rund 40 bis 60 Prozent der gesamten Betriebsausgaben fließen in die Bezahlung von Mitarbeiter:innen. Genau dort, wo es am meisten Geld bewegt, passieren also systematisch die meisten vermeidbaren Fehler.

Die häufigsten Fehlerquellen in der Lohnabrechnung

Wo liegen die größten Probleme? Die Studie zeigt mehrere typische Schwachstellen:

1. Fragmentierte Systeme und Prozesse

Viele Unternehmen arbeiten mit mehreren Tools, Dienstleister:innen und lokalen Lösungen gleichzeitig. Drei Viertel der Befragten nutzen mehr als zwei Anbieter:innen für ihre globale Payroll, ein Drittel sogar drei bis vier. Das Problem: Daten gehen verloren, Schnittstellen funktionieren nicht sauber, und Prozesse laufen nicht einheitlich ab. Fehler sind in diesem Kontext keine Seltenheit.

2. Fehlende Standardisierung

Zwar geben über 90 Prozent der Unternehmen an, eine globale Strategie für Vergütung zu haben, aber nur etwa ein Drittel setzt diese auch wirklich konsequent und standardisiert um. Viele Regionen verrechnen dann nach ihren eigenen Regeln mit unterschiedlichen Systemen und unterschiedlichen Tools, was zu unterschiedlichen Fehlern führt.

3. Zu wenig Transparenz bei Daten

Unternehmen sitzen auf riesigen Mengen an Payroll-Daten, wissen aber oft nicht, was sie damit anfangen sollen. Zwar vergleichen 89 Prozent automatisiert ihre Abrechnungen, aber nur 35 Prozent messen, wie oft die Abrechnung direkt beim ersten Mal korrekt ist („First-Time-Right“). Noch weniger behalten die tatsächlichen Kosten pro Abrechnung im Blick. Das führt dazu, dass Verluste zwar entstehen, aber gar nicht richtig erkannt werden.

4. Unterbesetzte Teams

Selbst in riesigen Konzernen mit zehntausenden Mitarbeiter:innen sind Payroll Teams oft klein. Nur ein Drittel der Unternehmen setzt 50 oder mehr Vollzeitkräfte ausschließlich für die Lohnabrechnung ein. Fast ein Viertel arbeitet sogar mit Teams von gerade einmal 15 bis 24 Personen. Dadurch kommt es zu einer hohen Aufgabenlast in teilweise sehr kleinen Teams. Wenn dann noch mehrere Aufgaben von einer einzelnen Person gleichzeitig bearbeitet werden müssen, kommt es zu Fehlern und Unachtsamkeit beziehungsweise Überforderung.

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Verluste durch fehlerhafte Lohnabrechnungen

Die Auswirkungen fehlerhafter Lohnabrechnungen gehen weit über einzelne falsche Zahlen hinaus und entfalten oft eine ganze Kette an Problemen. Zunächst entstehen direkte finanzielle Verluste, etwa durch Überzahlungen, doppelte Auszahlungen oder schlicht falsche Berechnungen, die sich im großen Maßstab schnell summieren. Gleichzeitig geraten Unternehmen in rechtliche Grauzonen, wenn beispielsweise Steuern oder Sozialabgaben nicht korrekt abgeführt werden – ein Risiko, das im schlimmsten Fall zu Strafen oder Nachzahlungen führen kann.

Hinzu kommt ein oft unterschätzter Faktor: das Vertrauen der Mitarbeiter:innen. Wenn Gehälter nicht stimmen, leidet die Glaubwürdigkeit der Arbeitgeber:innen, was sich negativ auf Motivation und Bindung auswirken kann. Parallel dazu sorgen ineffiziente Prozesse dafür, dass wertvolle Zeit und Ressourcen gebunden werden, die an anderer Stelle fehlen. Intransparente Strukturen erhöhen zudem die Anfälligkeit für Missbrauch, sodass in manchen Fällen sogar Betrug begünstigt wird.

KI als Gamechanger bei Lohnabrechnungen

Eine mögliche Lösung zur Behebung solcher Fehler stellt künstliche Intelligenz dar. Automatisierung und KI-Tools könnten einige dieser Probleme entschärfen. Doch die Realität hinkt hinterher. Nur 47 Prozent der befragten Unternehmen setzen KI aktuell produktiv in der Lohnabrechnung ein. 48 Prozent haben unter anderem Zweifel an der Datenqualität, zudem haben 34 Prozent Schwierigkeiten bei der Integration in bestehende Systeme.

Trotz der Zurückhaltung sind die Erwartungen hoch. Laut Studie sehen Führungskräfte großes Potenzial in KI:

• 69 Prozent erwarten höhere Genauigkeit und bessere Compliance
• 68 Prozent rechnen mit schnelleren Abrechnungsprozessen
• Ebenfalls 68 Prozent hoffen auf tiefere Einblicke in Daten
• 56 Prozent sehen Vorteile bei Prognosen und Trends

KI kann zum Beispiel:

• Fehler automatisch erkennen, bevor sie teuer werden
• Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführen
• Anomalien (zum Beispiel ungewöhnliche Zahlungen) frühzeitig identifizieren
• Prozesse standardisieren und skalierbar machen

Die Investition in KI-Assistants kann sich daher durchaus lohnen. Zudem sollten Unternehmen die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter:innen finanzieren, um diese weiter zu schulen. Nur dadurch können Lohnabrechnungssysteme effizienter gemacht und vorangetrieben werden.

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