Urlaub 2026: Müssen Beschäftigte wirklich schon Anfang des Jahres alles einreichen?

Kaum rückt das Jahresende näher, beginnt in vielen Unternehmen das große Planungsspiel: Wer nimmt wann frei? Wer hat Vorrang? Und vor allem: Wie früh darf die Führungsetage eigentlich verlangen, dass Beschäftigte ihren Urlaub festlegen? Für viele Beschäftigte wirkt diese frühe Planung realitätsfern: Manche wissen kaum, wie der nächste Monat aussieht, geschweige denn das gesamte kommende Jahr.

Trotzdem wünschen sich viele Arbeitgeber:innen möglichst langfristige Kalkulierbarkeit. Verständlich, da sie Personallücken früh erkennen wollen. Aber bedeutet das, dass alle Urlaubstage des kommenden Jahres schon vor Weihnachten fix und fertig eingereicht sein müssen? Die kurze Antwort: Nein.

Wie viel Urlaub müssen Beschäftigte wirklich vorab festlegen?

Auch wenn Unternehmen gern möglichst früh planen, dürfen sie nicht den gesamten Jahresurlaub im Voraus einfordern. Das bestätigt die Arbeitnehmerkammer Bremen in einem Online-Artikel der Volksstimme. Arbeitsrechtlich gibt es hier Grenzen. Die Faustregel lautet: Maximal rund 60 Prozent des Jahresurlaubs dürfen frühzeitig verplant werden.

Der Rest (also etwa 40 Prozent) muss Beschäftigten als flexible Reserve bleiben. Schließlich passieren im Leben genug Dinge, die sich nicht zwölf Monate im Voraus absehen lassen: Familienfeiern, gesundheitliche Themen, unvorhergesehene Ereignisse oder einfach spontane Erholungsbedürfnisse. Als Beispiel: Wer in einer Fünf-Tage-Woche unterwegs ist und nur den gesetzlichen Mindestanspruch von 20 Tagen Urlaub hat, muss mindestens acht Tage übrig behalten dürfen, um sie später nach Bedarf einzureichen.

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Wann Unternehmen Urlaubswünsche ablehnen können

Trotzdem gilt auch in diesem Fall: keine Regel ohne Ausnahme. Manche Branchen erleben saisonale Spitzen, etwa wenn im zweiten Halbjahr besonders viele Projekte, Aufträge oder Veranstaltungen anstehen. In solchen Fällen kann es durchaus sein, dass Betriebe mehr Struktur bei der Urlaubsplanung brauchen. Noch dazu muss der Urlaub immer ganz normal beantragt werden. Ein Anspruch auf eine bestimmte Zeit besteht also nicht automatisch, selbst wenn die frühzeitige Planung grundsätzlich erlaubt wird.

Und auch wenn 40 Prozent frei planbar bleiben, heißt das nicht, dass Beschäftigte diese Tage einfach nehmen können, wann sie wollen. Arbeitgeber:innen dürfen die Urlaubswünsche ablehnen, allerdings nur aus sachlichen Gründen. Hierzu zählen unter anderem:

• Ferienzeit und Elternvorrang: Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern haben in klassischen Ferienzeiten oftmals Priorität.
• Dringende betriebliche Gründe: Wenn gerade ein großes Projekt läuft oder ohnehin schon viele Kolleg:innen zur selben Zeit fehlen, kann das Unternehmen die freien Tage verweigern.

Wichtig ist dabei: Arbeitgeber:innen müssen abwägen und dürfen nicht willkürlich handeln. Unternehmen dürfen sich also frühzeitig eine grobe Orientierung wünschen, aber nicht verlangen, dass der gesamte Jahresurlaub schon verbindlich feststehen muss. Für Arbeitnehmer:innen bleibt ein Teil der Urlaubstage flexibel. Wer also gerade genervt auf die frühe Planung für 2026 blickt: Ja, planen – aber nicht vollständig. Ein gewisser Spielraum gehört schließlich dazu.

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