Urlaubschaos vermeiden: Interview über die besten Tipps für effiziente Kapazitätsplanung

Der Sommer steht vor der Tür und damit auch die Zeit für Urlaub. Doch wenn plötzlich das halbe Team zeitgleich „Out of Office“ ist, stellt dies Team und Projekt-Leads oft vor großen Herausforderungen. Projekte müssen auch in der Urlaubszeit reibungslos weiterlaufen, obwohl weniger Team-Mitglieder zur Verfügung stehen, aber die gleiche Arbeitslast bewältigt werden muss. Wie soll das ohne Probleme funktionieren?

Um Antworten auf diese Fragen zu finden, haben wir mit Tobias Hagenau gesprochen. Er ist Gründer von awork und Initiator des Work Happiness Reports. Er beschäftigt sich in seinen Studien nicht nur damit, was Arbeitnehmende glücklich macht, sondern auch damit, wie Teams effizient und gut zusammenarbeiten. In unserem Interview gibt er wertvolle Einblicke in die Kunst der Kapazitätsplanung während der Urlaubszeit. Wir haben uns unter anderem darüber unterhalten, wie eine gute Urlaubsübergabe aussieht, wie man Ressourcen sinnvoll plant und welche Tipps und Tricks es gibt, um sicherzustellen, dass Teams nicht überfordert sind, auch wenn viele Kolleg:innen im Urlaub sind.

Das Interview

OnlineMarketing.de: Wie gehst du persönlich und bei awork mit der Herausforderung um, die Kapazitäten während der Urlaubszeit zu planen?

Tobias Hagenau: Planung gehört bei awork zur Team-DNA und wir haben mit unserer eigenen Lösung auch ein ziemlich gutes Tool an der Hand – das heißt, wir können zur Urlaubszeit recht schnell überblicken, wo es Engpässe gibt und diese überbrücken. Tatsächlich herrscht bei uns auch keine verpflichtende Langzeitplanung für Urlaube, wir bieten unserem Team die Option, ziemlich flexibel Urlaub machen zu können.

Das kann aus Management-Sicht auch manchmal nervig sein, ist für unser Team aber eine große Erleichterung. Daher versuchen wir in der Regel, die Projektplanung flexibel an die Urlaube anzupassen und nicht die Urlaube um die Projekte zu verteilen. Grundsätzlich muss ich auch zugeben, dass ich echt schlecht darin bin, meinen Urlaub zu planen. Deswegen mache ich am Ende meist völlig spontan Urlaub und bin sehr dankbar, dass unser Team damit gut umgehen kann – weil unsere Planung sowas zulässt.

Welche ersten Schritte sollten Team und Projekt-Leads unternehmen, um eine reibungslose Urlaubsvertretung zu gewährleisten?

Das Wichtigste vorweg: Alle wichtigen Themen brauchen einen Projektplan. Nur so kann man genau wissen, welche Dinge in welchem Zeitraum erledigt werden müssen und danach die Kapazitäten planen. Was auch durchaus sinnvoll sein kann, ist ein eigenes Meeting dafür, bevor die heiße Urlaubsphase beginnt (circa Anfang Juni). Darin können dann alle gemeinsam die Kapazitäten einmal abklären und sich untereinander abstimmen.

Was sind die häufigsten Fehler, die Unternehmen bei der Urlaubsplanung machen, und wie können diese vermieden werden?

Die Planung nicht zentral zugänglich machen. Wenn niemand sehen kann, wie der Plan eigentlich aussieht, dann gibt es auch keine Transparenz bei den Kapazitäten. Darüber hinaus sollte man die Urlaubsplanung auch nicht völlig getrennt von der Projektplanung machen. Besonders bei vielen Menschen und vielen Projekten bricht sonst das Chaos aus. Was dabei auch keine große Hilfe ist: Statische Tools, wie beispielsweise Excel-Tabellen, für die Planung verwenden. In der Regel ist hier, besonders bei vielen Beteiligten, nie der aktuelle Stand sichtbar. Da ist Verwirrung vorprogrammiert.

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Wie sieht deiner Meinung nach eine ideale Urlaubsübergabe aus und welche Informationen sollten dabei unbedingt weitergegeben werden?

Im Idealfall sind die Pläne in einem einheitlichen Format für alle im Team vorhanden. Und eine Übergabe besteht dann eigentlich nur darin, dass man gemeinsam die Liste der wichtigen Themen für den Zeitraum durchgeht und die jeweils vertretenden Personen auf Aufgaben und Deadlines besetzt.

Kannst du spezifische Tipps oder Techniken nennen, die Teams helfen, ihre Ressourcen während der Urlaubszeit optimal zu nutzen?

Es geht vor allem darum, die wirklich wichtigen Sachen zu übernehmen und am Laufen zu halten. Manche Teams haben den Anspruch, dass jede Kleinigkeit von Vertretungen übernommen werden müssen. Das ist natürlich nicht so. Vertretungen haben auch noch einen eigenen Job zu erfüllen. Was also nicht dringend oder wichtig ist, sollte von der Person, die in den Urlaub geht, verschoben oder ausgeplant werden.

Welche Strategien können angewendet werden, um den Workload fair und effizient unter den verbleibenden Team-Mitgliedern zu verteilen?

Für die Team-Leitung ist es am wichtigsten, die verfügbare Kapazität anzupassen und eindeutige Prioritäten zu setzen. Selbstverständlich kann das Output-Niveau nicht das selbe bleiben, wenn Personen im Team fehlen. Statt dessen muss man eben mit weniger Kapazität im Team planen und dann im Zweifel ganz deutlich entscheiden, welche Themen und Projekte eben einfach nicht gemacht werden können.

Welche Rolle spielen Tools und Technologien bei der Organisation und Kapazitätsplanung in der Urlaubszeit?

In modernen Teams sind sie einfach unersetzlich. Für die Übersicht, für den Abgleich im schnellen Projektgeschäft, für die flexible Anpassung bei Änderungen. Moderne Teams haben einfach nicht die manuelle Kapazität, um das alles von Hand zu machen. Dafür gibt es eben gute Organisationswerkzeuge, die einem das abnehmen. Sie sind damit auch Wegbereiter:innen für Konzepte wie Workation und Co.

Ständig erreichbar:

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Spielt KI mittlerweile auch eine Rolle bei der Planung oder Überbrückung der Urlaubszeit und wenn ja, wie wird diese eingesetzt?

Bisher sehen wir das noch wenig. Aber es gibt Bereiche, in denen KI ganz sicher in Zukunft eine größere Rolle einnehmen wird. Darunter zum Beispiel die Priorisierung und Identifikation der wirklich wichtigen Themen, die von der Vertretung übernommen werden müssen. Gleichzeitig könnte KI dabei helfen, automatisch weniger wichtige Themen auszuplanen oder auch automatisch Zeitpläne anpassen, wenn sich Kapazitäten ändern. Was ich mir ebenfalls vorstellen kann, ist, dass smarte Filter uns dabei helfen werden, eingehende Nachrichten und Mails direkt zu sortieren beziehungsweise unwichtiges direkt abzuweisen. Vieles davon steckt aber noch in den Kinderschuhen.

Wie siehst du die Zukunft der Arbeit in Bezug auf Urlaub aus? Welche Entwicklungen erwartest du und was könnte in Zukunft hier eine wichtigere Rolle spielen?

Ich bin mir sicher, dass das Konzept von Urlaub diverser wird. Mehr Berufe ermöglichen es, von überall zu arbeiten und es gibt eine Zielgruppe, die das gern verbindet. Die Workation ist auf dem Vormarsch. Natürlich ist sie kein Ersatz für den vollen Urlaub, aber wenn man das verbinden kann und möchte, kann das eine große Bereicherung und Erleichterung sein. Außerdem glaube ich, dass wir durch Erfahrung und Tools insgesamt besser darin werden, eingehende Themen und Informationen zu filtern, was uns hoffentlich das digitale Abschalten wieder einfacher machen wird.

Welche Tipps würdest du anderen Unternehmen geben, wenn es darum geht, eine effiziente und faire Urlaubsplanung aufzustellen? 

Das geht sehr gut mit dem einher, was ich bereits erwähnt habe:

1. Die Nutzung von sinnvollen Tools für die Planung
2. Kapazitäten in der Urlaubszeit anpassen und nicht voraussetzen, dass der gleiche Workload erledigt werden kann
3. Themen klar priorisieren und Unwichtiges direkt ausplanen
4. Projekte um Urlaube planen, nicht andersherum (vorausgesetzt, die Branche lässt das zu)

Wir bedanken uns recht herzlich für das schriftliche Interview mit Tobias Hagenau sowie für die spannenden Insights aus seiner Perspektive.

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