Im Excel- und App-Chaos versunken? Der Agentur-Aufräum-Guide

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Projekte effizient organisieren, endlich die erforderliche Transparenz über Kosten und Margen haben, von überall produktiv im Team zusammenarbeiten: All das ist möglich, wenn die Agentur über eine leistungsfähige und professionelle Infrastruktur verfügt. Die Wirklichkeit sieht oft anders aus. Viel zu viele Agenturen kämpfen einen aussichtslosen Kampf mit einer Flut an Tabellenkalkulationen und isolierten Insellösungen in der Organisation ihrer Prozesse. Fest steht: Um in Sachen Agenturorganisation wirklich zukunftsfähig zu sein, muss das richtige Werkzeug her!

Doch wo fängt man am besten an? In diesem Beitrag bekommt ihr einen Einstieg ins Thema Agenturorganisation – von den klassischen Pain-Points über Lösungsansätze bis hin zu Tipps für die Auswahl und Einführung der passenden Software.

Die klassischen Pain-Points der Agenturorganisation

Wann ist es überhaupt sinnvoll sich mit der Optimierung der eigenen Organisation zu befassen? Unsere Kund:innen stehen oft vor ähnlichen Herausforderungen, wenn sie sich entscheiden das HQ als Agentursoftware einzuführen. Schauen wir uns drei typische Ausgangsszenarien einmal (mit einem Augenzwinkern) an.

Szenario 1: Im Excel-Chaos versunken

Excel ist eure Hauptwaffe. Ihr nutzt es für die Kalkulation von Angeboten und vielleicht sogar für das tatsächliche Layout (in Kombi mit Word oder InDesign). Projekt-Deadlines pflegt ihr als Termine im Kalender oder in Excel. Für Aufgaben hat jeder eine eigene Liste in den Notizen – digital oder ab und zu auch auf Zetteln. Eure Zeiterfassung macht ihr in Excel oder noch gar nicht, weil ihr eh nicht nach Aufwand abrechnet. Die Abrechnung passiert oft manuell. Sollten Berechnungen notwendig sein, wird wieder Excel aus dem Köcher gezogen. Für das Controlling verwendet ihr – surprise – Excel und tragt dort manuell Daten ein.

Der Pain: Eigentlich liebt ihr eure eigens erstellten Excel-Tabellen, wisst aber auch, dass die kontinuierliche Pflege zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Um sicherzustellen, dass ihr auch wirklich alle Excel-Files mit allen Fakten in der aktuellsten Version vorliegen habt, müsst euch ständig besprechen. Außerdem weiß keine:r hundertprozentig, wie ihr euch organisiert oder wer welches ToDo erledigt oder wo welche Daten liegen – ein übergeordnetes Agenturcontrolling ist dadurch unmöglich.

Szenario 2: Insellösungen wie Sand am Meer

Ihr nutzt euren Kalender als Organisationstool für Aufgaben – wisst aber, dass das eigentlich nicht mehr so wirklich ausreicht. Deshalb habt ihr zusätzlich (seit dem Umstieg aufs Homeoffice) als erste „richtige” Tools Slack oder MS Teams und zusätzlich ein Projektmanagement-Tool wie Trello, Asana oder Monday eingeführt. Die Zeiterfassung macht ihr eventuell schon einem Tool wie Clockodo, Timetac, Toggl oder Harvest. Euer Belegprozess rund um Angebote und Rechnungen läuft aber nach wie vor manuell in Word oder InDesign.

Der Pain: Die Projektplanung klappt ganz gut, aber euch fehlt die Connection zu den Finanzen. Ihr betreibt viel Anstrengung, um eure verkauften Budgets irgendwie mit der isolierten Zeiterfassung zu kombinieren. Dieser manuelle Prozess ist fehleranfällig und frisst viel Prüfzeit – genau wie das Controlling, das ein Copy-Paste-Prozess aus diversen Exporten nach Excel ist.

Szenario 3: Daten-Timeout (404)

Ihr habt Excel zumindest aus eurem operativen Prozess verbannt und eure Kund:innen-Stammdaten und das Belegwesen in ein Tool wie Lexoffice, Easybill oder Fastbill gezogen. Außerdem habt ihr ein Projekt-Tool und ein Tool für die Zeiterfassung im Einsatz, zum Beispiel Harvest. Für die Kund:innengewinnung habt ihr zwar einen Prozess, aber das Ganze läuft aber eher in der Schublade der Geschäftsführung.

Der Pain: Eure Prozesse laufen zum großen Teil digital ab, aber eure Tools „reden nicht miteinander”. Am Ende muss immer noch jemand manuell Daten von Harvest nach Lexoffice schieben. Die Übergabe für neue Projekte ist aufgrund der Datenmenge oftmals ungenau und birgt Konfliktpotential. Eure Buchhaltung beschwert sich, dass die Daten schlecht aufbereitet sind.

Jedes dieser Szenarien birgt unterschiedliche Baustellen, die es mit der richtigen Agenturorganisation zu lösen gilt. Ihr erkennt euch an der ein oder anderen Stelle wieder? Dann wird es höchste Zeit, dass ihr euch mit dem Thema Agentursoftware befasst.

Agentursoftware: Die „eierlegende Wollmilchsau” der Agenturorga?

Agentursoftware ist ein geflügeltes Wort. „Eierlegende Wollmilchsau” – das hören wir oft. Was genau könnt ihr unter einer Agentursoftware erwarten? Eine Agentursoftware wie das HQ bildet den gesamten Geschäftsprozess in einem Tool ab – vom ersten Kundenkontakt über die Projektplanung und Zeiterfassung bis hin zu Abrechnung und Controlling.

Dadurch werden viele der typischen Baustellen in Sachen Agenturorganisation gelöst: Alle Projektdaten werden an einem Ort gebündelt – von überall zugänglich und stets up-to-date. Das erspart ständige Absprachen á la „Kannst du mir die aktuelle Version der Excel schicken?” oder „Wo liegt nochmal die Tabelle mit den Zahlen aus dem letzten Quartal?”. Wenn ihr all eure Daten (Budgets, Kapazitäten, Projektzeiten usw.) in einem Tool erfasst, gehören damit auch Verluste beim Datentransfer und manueller Übertragungsaufwand der Vergangenheit an. In einem übersichtlich aufbereiteten Controlling fließt dann automatisch alles zusammen. So habt ihr die wichtigsten Agentur-Kennzahlen jederzeit im Blick. Das Resultat: Ein ganzheitlicher Prozess, der weniger zeitaufwendig und fehleranfällig ist und allen in eurer Agentur das Leben leichter macht.

Bedeutet die Entscheidung für eine Agentursoftware also automatisch, dass ihr ab sofort nur ein einziges Tool verwendet? Gerade Agenturen, die vorher noch keine professionelle Business-Lösung im Einsatz hatten, haben oft eine „Jetzt muss auch alles drin sein”-Erwartungshaltung in puncto Agentursoftware. Verständlicherweise, denn das Invest ist oft nicht zu unterschätzen. Doch wenn ihr mit der Motivation einfach nur alle Anwendungen in einem Tool zusammenzuführen auf die Suche nach der „eierlegenden Wollmilchsau” geht, werdet ihr nicht fündig.

In vielen Fällen ist die Agentursoftware ein Baustein eures Tool-Stacks. Genauer gesagt: das Herzstück. Natürlich ist sie als Komplettlösung darauf ausgelegt, möglichst viele Anforderungen des Agenturalltags und des Projektgeschäfts abzudecken. Trotzdem kann es in einigen Cases sinnvoll sein, eure Tool-Landschaft durch Spezialisten zu ergänzen – zum Beispiel ein Ticketsystem wie Jira oder eine Buchhaltungssoftware wie DATEV. Der Clou: Eine gute Agentursoftware wie das HQ lässt sich mit anderen gängigen Tools zu einem nahtlosen Prozess verbinden. So profitiert ihr weiterhin von den Vorteilen einer ganzheitlichen Agenturorga.

Von 0 auf 100: Die richtige Agentursoftware finden und einführen

Ihr habt euch dazu entschieden, das Thema anzugehen. Sehr gut! Der erste Schritt ist nun die Beschäftigung mit euch selbst. Das hilft euch erstmal eure Ausgangslage besser zu verstehen. Was sind aktuell eure größten Pain Points im Agenturalltag? Auf welche Features könnt ihr nicht verzichten?

Tipp: Definiert möglichst genau, welches Ziel ihr mit der Tool-Einführung erreichen wollt, und die für euch essentiellen Funktionsbereiche.

Habt ihr eure aktuelle Situation analysiert, geht es an die Suche nach einem passenden Tool. Leichter gesagt als getan, denn der Softwaremarkt groß und nicht gerade übersichtlich. Welche Prozesse bieten die üblichen Tools am Markt an?

Eine gute Agentursoftware wie das HQ deckt folgende Bereiche ab:

• Stammdaten eurer Kund:innen
• Ablage von Kommunikation und wichtigen Dateien
• Angebote
• Projekt- und Ressourcenplanung
• Aufgaben und Zeiterfassung
• Rechnungen an eure Kund:innen
• Kostenerfassung inkl. Eingangsrechnungen
• Controlling des gesamten Prozesses
• Übergabe an die Buchhaltung

Viele Tools bieten noch weitere Prozesse an. Doch hier gilt: „Schuster, bleib bei deinen Leisten” – mehr bedeutet nicht immer gleich besser. Neben den Features, solltet ihr bei der Auswahl außerdem auf die begleitenden Leistungen, wie Dokumentation, Support, Updates usw. achten.

Wichtig: Nicht alles was ihr bisher so macht, muss dann am Ende wirklich in der Kernsoftware integriert sein. Der Umstieg auf eine Agentursoftware bietet euch die perfekte Gelegenheit, eure bisherigen Prozesse zu überdenken. Wie sollten unsere Prozesse am besten ablaufen? Kann man Dinge eventuell auf unterschiedliche Arten in der Software abbilden? Die meisten Softwareanbieter haben Erfahrung aus hunderten von Einführungen. Von diesem Wissen könnt ihr profitieren und Stellschrauben zur Prozessoptimierung identifizieren.

Tipp: Wenn ihr ein Tool gefunden habt, das euch gefällt, scheut nicht davor zurück, eure Arbeitsweisen auch dem Tool anzupassen!

Jedes Tool hat seinen eigenen Prozess der Einführung. Meine Empfehlung: Lasst euch ruhig helfen. Die meisten Softwareanbieter (wie auch wir) bieten selbst spezielle Einführungsdienstleistungen an, bedarfsgerecht auf euren Anwendungsfall zugeschnitten. Schreibt uns gern, wenn ihr dahingehend Beratung braucht.

Wie ist es um das Timing bestellt? Nach der Entscheidung für ein Tool stehen unsere Kund:innen in einigen Fällen vor der Situation, relativ verplant mit Kund:innenprojekten zu sein und befürchten dann, eine parallel Einführung nicht stemmen zu können. Diese Sorge ist jedoch nicht begründet. Über 80% der Agenturen sind zu jedem Zeitpunkt gut mit Kund:innenprojekten versorgt. Und da ihr euch in der Auswahlphase schon intensiv mit dem Tool-Thema befasst habt, solltet ihr auch zeitnah loslegen anstatt auf Projekt-Tief zu warten.

Tipp: Wenn ihr euch für ein Tool entschieden habt, dann wartet nicht mit der Einführung! Wenn ihr gerade im Thema seid, geht das Onboarding viel schneller von der Hand und wirklich Platz hat man eh nie.

Agentursoftware-Anbieter haben in den meisten Fällen gute Erfahrungen damit gesammelt, ein Onboarding-Projekt neben dem Tagesgeschäft zu organisieren. Wir unterstützen unsere Kund:innen da immer sehr gerne mit den Best Practices aus einigen hundert (erfolgreichen!) Einführungsprojekten.

Fazit

Das Thema Agenturorganisation ist wichtiger denn je. Höchste Zeit, dem Tabellen-Wirrwarr und Durcheinander an unverbundenen Softwaretools ein Ende zu setzen! Überdenkt bisherige Strukturen und Prozesse und investiert in eine geeignete technische Infrastruktur, zum Beispiel eine Agentursoftware wie das HQ, um optimal für die Zukunft der Arbeit gerüstet zu sein.

Mehr Agenturorga-Wissen gefällig? In den anderen Teilen des Agentur-Aufräum-Guide gibt’s Tipps für eine saubere Ressourcenplanung, den perfekten Abrechnungsprozess und ein chaosfreies Controlling.