Saubere Ressourcenplanung: Der Agentur-Aufräum-Guide

Ordnung ist das halbe (Agentur-) Leben. Wie wichtig aufgeräumte Agenturprozesse sind, weiß auch Branchen-Experte Christopher Stoll. Er hat bereits hunderte Agenturen dabei unterstützt, mit der Agentursoftware HQ Ordnung in ihren Geschäftsprozess zu bringen. In dieser Artikelreihe teilt er seine Erfahrungen und konkrete Lösungsansätze für die Agenturorganisation.

Demnächst verrät Christopher seine Tipps für einen sauberen Abrechnungsprozess und praktische Controlling Insights. In diesem Beitrag geht es jedoch zunächst um einen Bereich, der für den Projekterfolg essentiell ist: die Ressourcenplanung.

Warum Ressourcenplanung jetzt so wichtig ist

Im vergangenen Jahr wurden die gewohnten Arbeitsstrukturen in vielen Unternehmen über den Haufen geworfen. Viele Agenturen arbeiten aktuell in einem Hybrid-Modell, wobei ein Teil des Teams im Büro ist und der Rest aus dem Homeoffice arbeitet. Daraus ergeben sich neue Aufgaben in der Teamorganisation.

„Wer hat noch Kapa für ein neues Projekt?” oder „Was hast du gerade auf’m Tisch?“ – so oder so ähnlich konnten Projektmanager:innen vor einiger Zeit die Frage nach der Auslastung noch ins Büro rufen. Viele Prozesse, die auf der direkten Kommunikation beruhen, sind so nicht mehr möglich, wenn das Team (teilweise) zuhause sitzt.

Also was nun? Alle, die im Büro sind, direkt fragen und dem Rest per Slack, MS Teams oder E-Mail schreiben? Oder vielleicht doch lieber anrufen? Wenig effizient. Außerdem gibt es dann eine Schieflage, weil diejenigen, die im Büro sind, besser zugänglich sind. Dazu kommt, dass Kund:innen zunehmend involviert werden wollen und eine genaue Abschätzung der Deadlines benötigen (und das nicht erst seit der Home-Office-Situation). Ich bin der Überzeugung, dass Methoden und Prozesse, die jetzt in der Arbeitsorganisation entstehen, auch in Zukunft bestehen bleiben. Einfach abwarten, bis ein „normaler” Bürobetrieb wieder möglich ist, sollte keine Option sein.

Wir halten fest: Ressourcenplanung ist nicht neu, gewinnt aber aktuell immer mehr an Bedeutung. Wie genau bringst du also Ordnung in deine Ressourcenplanung? Ich nehme dich zuerst mit in die Theorie und zeige dir dann anhand von konkreten Beispielen, wie du die Auslastung deines Teams sauber planen kannst.

Was ist Ressourcenplanung und wie viel braucht man davon?

Starten wir also mit etwas Theorie: Wir definieren die Ressourcenplanung als die Auslastung von Ressourcen auf Basis ihrer eigenen Kapazität und der Belegung dieser Kapazität mit einer bestimmten Menge an benötigter Leistung über einen abgegrenzten Zeitraum.

Zugegeben, etwas trocken. Schauen wir uns das noch einmal an einem Beispiel an: Mein Agentur-Team hat zehn Mitarbeiter:innen. Nadine ist eine davon. Nadine arbeitet eine 40-Stunden-Woche. Das ergibt acht Stunden Kapazität pro Tag. Von Montag bis Mittwoch soll Nadine die neue Instagram-Kampagne für einen lokalen Limo-Hersteller konzipieren. Das wird ungefähr 15 Stunden in Anspruch nehmen. Ist das ihre einzige Aufgabe, dann hat sie in diesem Zeitraum für andere Tätigkeiten also noch neun Stunden Kapazität zur Verfügung.

Dies ist die Auslastung einer Ressource (Nadine). Was man als Ressourcenplanung an sich versteht, ist dann die Kombination aus mehreren Ressourcen und mehreren Tätigkeiten, die eingeplant werden müssen. (Übrigens: Ressourcen müssen nicht zwangsläufig Teammitglieder sein. Es kann sich auch um Räume, Autos oder spezielles Equipment handeln – diese Sachressourcen lassen sich auf die gleiche Art und Weise verplanen.)

So viel zum Was ist das-Teil. Wie viel Ressourcenplanung braucht man denn nun?

Wie viel Ressourcenplanung ist genug?

Irgendwas ist immer – egal wie gut man plant. Eine saubere Ressourcenplanung ermöglicht es, Eventualitäten kalkulierbar zu machen und die Frage nach der Auslastung nicht nach Gefühl, sondern auf Basis von Daten zu beantworten.

Aber: Ressourcenplanung ist keine exakte Wissenschaft. Leistungsfähigkeiten unterscheiden sich nicht nur zwischen Personen, sondern auch innerhalb einer Person. Eine Stunde Arbeit ergibt selten den gleichen Output (das kennen wir sicherlich alle aus eigener Erfahrung). Aus diesem Grund solltest du nicht zu fein planen. Es ist wichtig, dass der Aufwand der Planung dem Genauigkeitsgrad des Outputs entspricht.

Tipp 1: Vermeide um jeden Preis Overengineering bei deiner Ressourcenplanung – versuche nicht zu detailliert zu planen.

Wenn du mit der Ressourcenplanung startest, dann solltest du dich über folgende Anfangsfragen Gedanken machen:

• Welche Ressourcen benötigen Planung und welche nicht?
• In welche Gruppen lassen sich die Ressourcen einteilen (zum Beispiel Designer:innen, Projektmanager:innen etc.)?
• Was ist die kleinste Planungseinheit (zum Beispiel ein Tag oder eine Woche)?
• Wie viele Stunden haben die Ressourcen innerhalb der Planungseinheit zur Verfügung?
• Wie viele Stunden sollen die Ressourcen innerhalb der Planungseinheit maximal verplant werden?
• Was ist die Projektplanungsmethode? (Dazu gleich mehr)

Ressourcen sauber planen – der konkrete Lösungsprozess

Nun lasst uns einmal anhand eines Szenarios durchspielen, wie du bei der Ressourcenplanung konkret vorgehen kannst: Angenommen wir haben eine Webdesign-Agentur mit 35 Mitarbeiter:innen. Alle Mitarbeiter:innen stehen an allen fünf Tagen der Woche zur Verfügung. Zehn Designer:innen und 15 Developer sollen verplant werden. Die anderen Teams sind von ihrer Aufgabenstellung zu divers und haben keine einheitliche Planungsebene (zum Beispiel können die Projekte des Business Development Teams wenige Wochen oder auch mehrere Jahre andauern).

Für die Erfassung der Auslastung des Design- und des Development Teams bieten sich unterschiedliche Wege der Ressourcenplanung an. Bevor wir in diese einsteigen, müssen wir uns jedoch erst für einen Modus bei der Verteilung der Aufgabenentscheiden. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Modi: eine homogene Verteilung versus eine nicht homogene Verteilung. Die homogene Verteilung sorgt dafür, dass die Belastung der Ressourcen gleichmäßig über den Zeitraum der Aufgabe verteilt wird. Die nicht-homogene Verteilung füllt hingegen die vorhandene Kapazität vom Anfang her auf (Aufgaben mit früherer Deadline haben dabei Vorrang).

Ein Beispiel: Nadine hat in einem Zeitraum von zwei Tagen eine Aufgabe, die insgesamt zwei Stunden dauert. Bei der homogenen Verteilung ist sie in der Ressourcenplanung an beiden Tagen jeweils eine Stunde verplant, bei der nicht-homogenen Verteilung ist sie am ersten Tag für zwei Stunden verplant. Auch wenn die homogene Verteilung für die meisten Cases gut passt, kann ein gutes Agentur-Tool, wie das HQ, beide Modi in der Ressourcenplanung unterscheiden.

Case 1: Wochenbasierte Planung im Design-Team

Zurück zu unserer Beispiel-Agentur: Im Team arbeiten sechs Vollzeit-Designer:innen zu 40 Stunden pro Woche und vier Teilzeit-Designer:innen zu 25 Stunden pro Woche.

Im Design-Team wird auf Wochenbasis geplant (Planungszeitraum). Jede Aufgabe wird aus den Kund:innenprojekten eingespielt. Es gibt klare Deadlines, die vorher mit Kund:innen abgesprochen wurden. Üblicherweise reicht es zu kommunizieren, in welcher Woche eine Aufgabe fertig werden soll. Für alle To-Dos, die dem Design-Team zugeteilt werden, wird daher der Freitag der jeweiligen Woche als Deadline eingetragen. Das entspricht am ehesten der klassischen Projektplanung.

Die Vollzeit-Designer:innen bekommen eine Tageskapazität von acht Stunden, die Teilzeit-Designer:innen von fünf Stunden. Wir stellen wir eine Grundlast von einer Stunde pro Tag ein – so haben die Mitarbeiter einen Puffer, um mögliche Leistungsschwankungen auszugleichen.

Tipp 2: Jede:r Mitarbeiter:in sollte eine passende Grundlast haben, um Schwankungen der Leistung ausgleichen zu können und auch genug Zeit für die eigene Organisation zu haben. Wir empfehlen zehn bis 20 Prozent der Arbeitszeit.

Die Design-Aufgaben werden dann mit der verkauften Leistung als Auslastungseinheit (Soll-Stunden) in die Projektplanung eingetragen. Bei der Verteilung der To-Dos kann dann einfach darauf geachtet werden, wer noch „Platz“ hat. Dabei wird die verfügbare Kapazität berechnet, wie wir es in unserem ersten Beispiel für Nadine getan haben – das machst du natürlich nicht manuell, sondern nutzt dafür ein Tool, wie das HQ. Ist bei allen Designer:innen die Kapazitätsgrenze erreicht, muss entschieden werden, welche Aufgaben verschoben werden.

Tipp 3: Für einen Monat gibt es einfach zu viel zu tun? Verplane die Mitarbeiter:innen und besprecht anschließend die Hochlastpunkte mit ihnen, um sie in die Lösungsfindung zu integrieren.

Case 2: Planung in Sprints im Development Team

Befassen wir uns nun mit der Ressourcenplanung im Development-Team. Hier bietet sich ein etwas anderer Planungsmodus an. In unserer Beispiel-Agentur arbeiten 15 Developer mit 40-Stunden-Verträgen. Das Team arbeitet in Zwei-Wochen-Sprints (Planungszeitraum) über alle Projekte hinweg. Zu Beginn einer Sprint-Phase werden alle Themen oder Aufgaben festgelegt, die innerhalb der nächsten zwei Wochen bearbeitet werden. Für diese Aufgaben werden erstmal keine Deadlines vergeben. Diese ergeben sich aus dem Sprint-Prozess. Sollte es zeitkritische Themen geben, gilt es diese vorab mit Teamleiter:innen abzusprechen. Neben den To-Dos, die im Sprint festgelegt werden, gibt es spontane Bug-Themen, die zusätzlich vom Development Team bearbeitet werden müssen. Dieser Prozess entspricht der agilen Projektplanung, zum Beispiel nach der Scrum-Methode.

Die Kapazität berechnet sich nun etwas komplexer: Jeder Developer hat eine Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag. Für die Planung der eigenen Arbeit bekommt jeder von ihnen eine Grundlast von 1,5 Stunden pro Tag (dafür sollte man in der agilen Methode genügend Zeit einplanen). Das ist ein praktischer Richtwert, muss aber für jedes Team individuell festgelegt werden. Zudem gibt eine Spezialsituation, denn es müssen zudem noch Bugs bearbeitet werden. Dafür wird zusätzlich eine Stunde pro Tag reserviert. Es bleiben unterm Strich pro Developer also 5,5 Stunden effektiv planbare Zeit pro Tag.

Tipp 4: Hab keine Angst vor Leerlauf. Eine Woche ist nicht ausgelastet? Kein Problem, Arbeit findet sich immer.

Anfallende Development-Aufgaben werden grundsätzlich erstmal dem gesamten Team zugewiesen. Im Kick-Off zu Beginn jeder Sprint-Phase wird dann der Zeitaufwand der Aufgaben geschätzt und eingeplant. Auch in diesem Fall empfiehlt sich eine Agentursoftware, wie das HQ, mit einer integrierten Kapazitätsplanung und einer Kanban-Board-Ansicht zur agilen Projektplanung.

Sollten spontan Bugs eintreffen, kann sich das Team hier eigenständig organisieren. Pro Tag hat jede:r Mitarbeiter:in eine Stunde für Bug-Themen zur Verfügung.

Tipp 5: Erfasse eure Zeiten! So siehst du, wenn die eingeplante Zeit für die Arbeitsorganisation aufgebraucht ist (in unserem Beispiel sind das 75 Stunden: eine Stunde pro Mitarbeiter:in * 15 Mitarbeiter * 5 Tage pro Woche). Sollte das regelmäßig vorkommen, muss die Grundlast angepasst werden.

Mit diesem Vorgehen beim Bug-Prozess lässt sich auch die Frage „Wie geht man damit um, wenn Kund:innen immer spontan Änderungen einspielen?“ beantworten: Wir empfehlen, das über die Grundlast abzufedern, wie für das Development Team beschrieben.

Aufräum-Guide: So optimierst du deine Ressourcenplanung

Als Werkzeug zur Überprüfung deiner Planung dient das Ressourcen-Controlling, das eine Agentursoftware, wie das HQ, bietet. Wir empfehlen die erfasste Zeit gegen die verplante Zeit zu kontrollieren. Mit dieser Auswertung beantwortest du die Frage nach der Auslastung deines Teams auf Basis von Daten – und nicht nach Gefühl. Außerdem hilft sie dir zu überprüfen, wann neue Kund:innenprojekte eingeplant werden können. Lass dich am besten von deinem Software-Anbieter beim Aufsetzen des Controllings unterstützen.

Wenn du deine Ressourcenplanung optimieren möchtest, beantworte diese Fragen einmal für dich, um eventuelle Stellschrauben und Aufräum-Ansätze zu identifizieren:

• In welchen Teams gibt es Auslastungsprobleme?
• Ist die Planungsebene in allen Teams klar definiert?
• Gibt es Aufgaben, die spontan eingeplant werden müssen?
• Welche Aufgaben wurden in letzter Zeit nicht rechtzeitig fertig?
• Welche Kund:innen waren mit dem Ergebnis in der geplanten Zeit nicht zufrieden?

Natürlich gibt es neben den beiden beschriebenen Modi noch viele andere Wege, zum Beispiel eine Ressourcenplanung, in der sich die Mitarbeiter:innen die Aufgaben eigenständig je nach Kapazität greifen. In dieser Hinsicht hören wir öfter Folgendes: „Meine Mitarbeiter:innen sind nicht in der Lage sich zu organisieren, daher wollen wir exakt jedem sagen, wer wann was machen soll.“ Dieses Vorgehen empfehlen wir nicht! Es fördert nicht, dass Mitarbeiter:innen eigenständig agieren und sich weiterentwickeln.

Wenn die Aufgaben zu viel werden und die Teammitglieder nicht mehr in der Lage sind, ihre To-Dos selbstständig zu organisieren, ist das in der Regel eine Konsequenz aus zu fein geplanter Arbeit. In diesem Fall solltest du wieder zu deiner ursprünglichen Planungsebene zurückdenken.

Zudem kann es helfen, deinem Team ein Tool zur Verfügung zu stellen, um die eigene Arbeit selbstständig zu organisieren. Zusätzlich zur Agentursoftware kann eine schlankere Lösung zur Aufgabenorganisation sinnvoll sein, wie zum Beispiel awork – ein Workmanagement-Tool für kreative Teams, das mit dem HQ integrierbar ist.

Fazit

Hinterfrage bestehende Prozesse, überdenke den individuellen Planungsmodus für jedes Team und investiere in Software, die eine saubere Planung von Ressourcen, Kapazitäten und Verfügbarkeiten unterstützt. Der Zeitaufwand lohnt sich, denn eine zuverlässige und transparente Ressourcenplanung ist für den Ablauf von Projekten elementar wichtig – und kann letztendlich über den Agenturerfolg entscheiden.