In 5 Schritten zum sauberen Abrechnungsprozess: Der Agentur-Aufräum-Guide

Erfolgreiche Agenturen brauchen saubere Prozesse. Das gilt besonders für den wichtigsten Prozess in jedem Unternehmen: die Abrechnung. Wie sieht ein sauberer Abrechnungsprozess aus? Welche Abrechnungsmodelle sind sinnvoll für Agenturen?

In diesem Beitrag erklärt Branchen-Experte Christopher Stoll ausführlich, wie du in 5 Schritten Ordnung in deinen Abrechnungsprozess bringst. Christopher hat bereits hunderte Agenturen dabei begleitet, App-Chaos und Excel-Wirrwarr mit einem übersichtlichen Geschäftsprozess in der Agentursoftware HQ zu ersetzen. In der Artikelreihe „Agentur-Aufräum-Guide” teilt er seine Praxis-Tipps, zum Beispiel für eine sinnvolle Ressourcenplanung.

Abrechnung – das wichtigste Thema in jeder Agentur

Hand auf’s Herz: die Abrechnung zählt selten zu den Lieblingsdisziplinen von Kreativen. Ohne Rechnungen wird jedoch kein Geld verdient. Ohne Rechnungen werden keine Mitarbeiter:innen bezahlt, kein Büro gemietet und keine Software finanziert. Kurzum: Der Abrechnungsprozess ist der wichtigste Prozess in jeder Agentur (auch wenn er nicht immer besonders komplex ist). Meine Beobachtung ist jedoch, dass das Thema dafür in vielen Agenturen zu stiefmütterlich behandelt wird. Wir sehen sogar öfter Fälle, in denen vergessen wird, abzurechnen! Das ist natürlich gefährlich für die Liquidität der Agentur.

Ein weiterer bekannter Case in der Kreativwirtschaft: Die Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister (zum Beispiel Freelancer oder Druckereien) sind sofort fällig. Die Kunde:innen bezahlen hingegen erst zu einem späteren Zeitpunkt. Dazu kommt, dass Rechnungen zum Teil länger offenstehen als geplant, weil aus Angst, die Kund:innen zu verärgern, oft nicht gemahnt wird. Das Resultat ist ein geringeres Investitionsvolumen und weniger unternehmerischer Spielraum, was die Wettbewerbsfähigkeit der Agentur beeinträchtigen kann.

Mit einem sauber aufgesetzten Abrechnungsprozess kannst du diesen Problemen jedoch entgegenwirken.

Jetzt wird abgerechnet (ohne Excel und Co.)

Von allen gehasst und doch immer wieder genutzt: die Excel-Tabelle. Der große Nachteil des manuellen Abrechnungsprozesses ist, dass er viel zu aufwändig, fehleranfällig und langsam ist. Dass in vielen Agenturen trotzdem mit Excel-Tabelle und Co. abgerechnet wird, liegt an der Annahme, dass sich die individuellen Abrechnungsmodelle kaum anders abbilden lassen.

Doch das stimmt nicht. Eine gute Agentursoftware wie das HQ bietet alle notwendigen Strukturen für die Abrechnung (zum Beispiel eine integrierte Zeiterfassung zur stundenbasierten Abrechnung oder eine Umsatzplanung, um offene Rechnungen im Auge zu behalten) und ermöglicht es, den Prozess an die agentureigenen Anforderungen anzupassen.

Ein weiterer Vorteil: Wenn der gesamte Prozess durch ein Tool abgedeckt wird, ist eine genaue Nachverfolgung von Zeit- und Kostenerfassung über Rechnungsstellung bis zum Controlling möglich. Eine Agentursoftware wie das HQ ist also eine solide Basis für einen sauberen Abrechnungsprozess – mit möglichst geringem manuellen Aufwand.

Leitfaden: Die fünf Schritte zum sauberen Abrechnungsprozess

Bevor ich dir einen kleinen Abrechnungs-Leitfaden an die Hand gebe, gilt es zu erwähnen, dass nicht jede Agentur in der Lage dazu ist, ein einfaches Abrechnungsmodell zu wählen. Manchmal ist es sinnvoll, Kund:innen Optionen anbieten zu können und nicht immer kann die Agentur den Abrechnungsmodus wirklich selbst bestimmen. An den folgenden fünf Schritten kannst du dich jedoch orientieren, um Ordnung in deine Abrechnung zu bringen:

1. Offene Rechnungen identifizieren
2. Ein passendes Abrechnungsmodell wählen
3. Identifikation für die Abrechnung am Projekt erstellen
4. Offene-Posten-Liste erstellen (Zahlung und Mahnung)
5. Übergabe an die Buchhaltung

Schritt 1: Offene Rechnungen identifizieren

Erhebe zu Beginn den Status quo, indem du prüfst, welche Rechnungen aus dem letzten Jahr überhaupt noch offen oder erst teilweise beglichen sind. Die offenen Beträge solltest du dann natürlich auch direkt final „eintreiben”. Aus eigener Erfahrung ersetzt ein kurzer Anruf bei Kund:innen in der Regel fünf Erinnerungen per E-Mail. Bei deutlich verspäteten Zahlungen können Mahnkosten eine gute Motivation sein, auch wenn diese in der Branche weniger üblich sind. Um den finalen Stand für 2020 zu ermitteln, solltest du die Rechnungen, die nicht mehr in vollem Umfang kommen werden, (teil-) stornieren beziehungsweise abschreiben.

Schritt 2: Ein passendes Abrechnungsmodell wählen

Lege nun fest, welche Abrechnungsmodelle du in der Agentur anbieten möchtest oder musst. Viele Kund:innen fordern hinsichtlich der Abrechnung mehr Flexibilität von Agenturen. Die angebotenen Abrechnungsmodelle dienen also wie das Leistungsportfolio zur Positionierung einer Agentur.

Aber Vorsicht: Je mehr Abrechnungsmodelle du anbietest und je individueller du diese für deine Kund:innen anpasst, desto weniger lässt sich die Abrechnung automatisieren oder in einer Software abbilden. Den Aufwand muss dann entweder der Projektmanager „ausbaden” oder du musst extra dafür jemanden einstellen. Wäge hier also genau ab, ob sich der zusätzliche Aufwand wirklich lohnt.

Tipp 1: Beachte die Opportunitätskosten deines Abrechnungsprozesses. Je einfacher, desto besser!

Wir sehen bei unseren Kund:innen üblicherweise die folgenden Abrechnungsmodelle:

• Pauschale Abrechnung: Das Projekt wird gemäß dem Angebot oder einer vorher vereinbarten Summe zu einem bestimmten Zeitraum vollständig abgerechnet – unabhängig vom erbrachten Agentur-Aufwand. Die Schlussrechnung wird in der Regel gestellt, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Dieses Modell ist weit verbreitet, weil es einfach und unkompliziert ist. Es eignet sich aber nur für Projekte, deren Umfang man genau abschätzen kann, zum Beispiel weil man sich auf diese Art von Projekten spezialisiert hat, sowie Projekte, bei denen weniger geleistet als abgerechnet wird.

• Pauschale Abrechnung nach Fertigstellung: Dieses Modell ähnelt der pauschalen Abrechnung – mit dem Unterschied, dass die Abrechnung nicht erst nach Projektabschluss erfolgt: die einzelnen Positionen werden einzeln nacheinander zum Zeitpunkt der jeweiligen Fertigstellung abgerechnet. Eine Schlussrechnung ist in der Regel nicht notwendig. Das Modell eignet sich vor allem dann, wenn die angebotenen Positionen sequenziell abgearbeitet werden.

• Akonto-Abrechnung: Zu vorab vereinbarten Zeitpunkten werden Teile des Angebots bereits vor Leistungserbringung abgerechnet (zum Beispiel 50 Prozent Anzahlung vor Projektstart). Eine Schlussrechnung ist notwendig. Das hat Vorteile für beide Seiten: Die Agentur hat durch den Vorschuss ist eine Art „Kaution”, um mit der Arbeit beginnen zu können, und der Kunde weiß, dass der volle Betrag erst zu zahlen ist, wenn die Leistung zu seiner Zufriedenheit erbracht wurde. Das ist besonders für Projekte geeignet, bei denen das Enddatum des Projekts einfach zu steuern ist.

• Abrechnung nach Aufwand („Time & Material”): Die geleisteten Projektstunden werden mit einem festgelegten Verrechnungssatz zu festgelegten Zeitpunkten (einmalig, wöchentlich, monatlich etc.) an Kund:innen verrechnet. Eingegangene Fremdleistungen werden auf gleichem Wege, manchmal mit Aufschlag, an Kund:innen weitergeleitet. Wird nach Aufwand abgerechnet, ist eine genaue Zeiterfassung essentiell – nicht erfasste Stunden können nicht in Rechnung gestellt werden. Das Modell ist beliebt, weil es aufgrund der Transparenz für Kund:innen leicht zu verkaufen ist. Es eignet sich außerdem besonders dann, wenn unklar ist, wie aufwändig ein Projekt ist.

• Feste Retainer, Lizenzen und Support-Pauschalen: Bei diesen Modellen werden feste Pauschalen in regelmäßigen Abständen (monatlich, jährlich etc.) abgerechnet, die oft einem Abo-Vertrag oder ähnlichem unterliegen. Die Höhe unterscheidet sich in der Regel nicht und richtet sich nach den vereinbarten Leistungen (zum Beispiel feste Zeitaufwände oder Ergebnisse). Die Abrechnung fixer Pauschalen ist unkompliziert und hat den Vorteil, dass Umsätze und Kapazitäten gut kalkulierbar sind und Teile der Agentur-Fixkosten durch die Vorauszahlung gedeckt werden. Die Modelle erfordern ein höheres Commitment von beiden Seiten und sind daher leichter zu vermitteln, wenn bereits eine längere Zusammenarbeit besteht oder wenn Kund:innen ein hohes Budget haben.

• Zeitbudgets in festen Zeiträumen: Dieses Modell ähnelt dem Retainer-Modell. Es werden oftmals feste wiederkehrende Pauschalen vereinbart, denen dann im Projekt ein Zeitbudget entgegensteht. Dieses ist manchmal als „Mindestwert” zu verstehen – sollte über das Budget geleistet werden, wird oftmals auch mehr abgerechnet.

Natürlich sind auch Mischmodelle möglich. Es ist generell wichtig, die angebotenen Modelle regelmäßig zu hinterfragen und zu prüfen, ob ein anderes Modell eventuell lukrativer wäre.

Tipp 2: Mischmodelle sind eine gute Option, um Kund:innen individuelle Preise zu ermöglichen. Wir empfehlen jedoch dringend, die Modelle nicht innerhalb eines Rechnungsbelegs zu mischen!

Schritt 3: Identifikation für die Abrechnung am Projekt erstellen

Nun gilt es, den Abrechnungsprozess im Projektalltag zu implementieren – und zwar so, dass du nie wieder vergisst, etwas in Rechnung zu stellen. Es gibt sowohl einfache als auch komplexere Rechnungsprozesse. Daher solltest du dir zunächst die folgende Frage stellen: Wie sehr benötige ich einen Forecast meiner Umsätze?

Ist keine Vorplanung nötig, kannst du parallel zu deinen Angeboten abrechnen. Dabei hast du verschiedene Möglichkeiten: Eine vollständige pauschale Abrechnung des gesamten Angebots, eine Teilabrechnung (eine Position nach der anderen wird abgerechnet) oder eine Akontorechnung (zum Beispiel werden 30 Prozent zu Beginn, 30 Prozent in der Mitte und eine Schlussrechnung abgerechnet).

Tipp 3: Bei einem Akonto-Abrechnungsprozess müssen die Akontorechnungen auf der Schlussrechnung aufgeführt werden – immer im Vergleich zum gesamten Angebot.

Wird eine Vorplanung benötigt, dann schaffe dir unbedingt einen Abrechnungsplan an. Dieser enthält alle Rechnungen, die in der Zukunft gestellt werden müssen – immer verbunden mit einem Datum. Wichtig ist, dass du ein Modell implementierst, welches dich daran erinnert, die Rechnungen zu stellen. Das ist eine Kernfunktion der Planung.

Mit der Umsatzplanung in der Agentursoftware HQ kannst du zum Beispiel einen Forecast über zukünftige Umsätze erstellen, der sowohl einmalige als auch wiederkehrende Umsätze (zum Beispiel aus Retainer-Projekten) abbildet. Das hilft dir dabei, keine Rechnung zu vergessen und vereinfacht gleichzeitig die Rechnungsstellung; du kannst die Rechnungen direkt aus den Planumsätzen erstellen. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern schafft auch Planungssicherheit für die Geschäftsführung, da sie ein Gefühl für die wirtschaftliche Lage der Agentur bekommt.

Schritt 4: Offene-Posten-Liste erstellen (Zahlung und Mahnung)

Ist die Rechnung gestellt, dann ist die Forderung abgeschlossen. Der Prozess ist aber noch nicht vorbei. Auch wenn diesem Teil des Prozesses im B2B oft weniger Beachtung geschenkt wird, gilt es nun, die Zahlung zu verfolgen.

Tipp 4: Kommuniziere die Zahlungsbedingungen immer klar an die Kund:innen und schreibe auf jede Rechnung, bis wann sie zu begleichen ist. Je früher das Geld bei dir ist, desto eher kannst du damit arbeiten und reinvestieren.

Eine gestellte Rechnung stellt zwar die Forderung fest und kann in der Buchhaltung direkt verwendet werden, ohne Geld auf dem Konto hilft sie dir jedoch reichlich wenig. Ziel ist es also, stets auf dem Schirm zu haben, welche Rechnungen noch offen sind. Wir empfehlen dabei diese drei Dinge:

1. Gewähre deinen Kund:innen einen Skonto-Rabatt, wenn sie innerhalb einer bestimmten Frist zahlen. Skonto ist eine recht übliche Methode im B2B-Geschäft und erspart bei vielen Rechnungen das „Hinterherlaufen”, da die Kund:innen motiviert werden, früh zu zahlen. Aber Achtung: Das ist eine Mischkalkulation – du solltest auch wirklich in der Lage sein, den Skonto-Rabatt bei über 50 Prozent der Rechnungen in der Liquidität zu verkraften.
2. Schaffe einen Ort, an dem du alle offenen Rechnungen sehen kannst, die die Zahlungsfrist bereits überschritten haben. Alle anderen kannst du erstmal ignorieren. Das schafft Fokus.
3. Melde dich aktiv bei deinen Kund:innen! Nicht immer muss es eine Mahnung sein. Oftmals ist eine kurze Erinnerung schon alles, was es braucht. Im B2B-Geschäft ist eine schnelle Eskalation nicht so üblich. Ab einem gewissen Zahlungsverzug sollte jedoch der Mahnprozess beginnen. (Hierbei kann es sinnvoll sein, sich ein Partnerunternehmen für den Inkassoprozess zu suchen, damit du den Aufwand nicht selbst hast.)

Tipp 5: Eine Kombination aus Skonto und Mahngebühren ist zwar weniger üblich, jedoch kann schon die Erwähnung von potentiellen Mahnkosten helfen, den Bezahlprozess zu beschleunigen.

Schritt 5: Übergabe an die Buchhaltung

Unabhängig davon, wie dein Abrechnungsprozess im Detail aussieht, müssen alle Belege irgendwann an die Buchhaltung übergeben werden. Bei unseren Kund:innen sehen wir eine Gleichverteilung zwischen internen Buchhaltungsabteilungen und externen Buchhaltern. Wichtig: Es erfolgt keine Buchung ohne Beleg. Schaffe also einen Übergabeprozess, bei dem die Buchungssätze verknüpft mit den Originalbelegen an die Buchhaltung übergeben werden.

Wir sehen oft, dass Belege gescannt oder teilweise kopierte Belege digital oder analog zur Buchhaltung geschickt werden. Das Problem: Die Aufbereitung der Buchungssätze ist sehr zeitaufwendig. Eine gute Agentursoftware kann dir den Übergabe-Aufwand erleichtern. Es gilt nämlich grundsätzlich eine Buchung pro Position und diese ist bei der Rechnungsstellung in der Software in der Regel schon vorhanden. So hast du im HQ zum Beispiel die Möglichkeit, schon auf deiner Seite die Positionen zu kontieren und Kostenstellen zuzuteilen. Das spart der Buchhaltung viel Zeit und dir damit auch Kosten, vor allem wenn deine Buchhaltung extern läuft.

Tipp 6: Achte bei der Software-Auswahl unbedingt darauf, dass die Übergabedokumente für die Buchhaltung automatisiert erzeugt werden können.

Drei Abrechnungs-Fragen, denen wir häufig begegnen

1. Kund:innen zwingen mich in eine Rechnungsform. Wie kann ich das am besten abbilden?
   
   Achte darauf, dass dein Abrechnungsprozess individuell gestaltbare Rechnungen zulässt und mehrere Abrechnungsmodelle unterstützt werden. Dann hast du schon 90 Prozent geschafft. Gerade bei großen Konzernen müssen manchmal die wildesten Rechnungsformen eingehalten werden. Hier kann es sinnvoll sein, nur eine „Proforma-Rechnung” für den internen Prozess in der Software zu schreiben und dann die eigentliche Rechnung an die Kund:innen in einer komplett freien Textverarbeitung zu erstellen.
   
2. Ich habe zu viele Rechnungen. Ich kann doch nicht bei jeder einzeln die Zahlung prüfen, oder?
   
   Klar, irgendwann wird es unübersichtlich. Aus Erfahrung liegt die Grenze bei 100 bis 150 Rechnungen pro Monat. In diesem Fall hilft eine Verbindung zum Bankkonto bei der Bearbeitung (DATEV zum Beispiel bietet eine Schnittstelle zur Bank und automatische Mahnprozesse). Es kann auch sinnvoll sein, die Rechnungen in einer Agentursoftware zu stellen und den Bezahlprozess an eine Spezial-Software auszulagern. Achtet jedoch darauf, dass eine glatte Übergabe möglich ist (zum Beispiel ist der Ex- und Import von PDFs, teilweise unterstützt durch Excel-Files mit weiteren Infos, eine sehr robuste Methode).
   
3. Unsere Buchhaltung ist extern. Wie können wir hier einen technisch sauberen Prozess sicherstellen?
   
   In diesem Fall muss deine Agentursoftware eine saubere Übergabe an ein Buchhaltungs-Tool unterstützen. DATEV ist in diesem Kontext eines der relevantesten Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Das HQ bietet zum Beispiel eine DATEV-Schnittstelle für eine Übergabe mittels Buchungsstapel, die für alle Buchhalter gang und gäbe ist. Zusätzlich kann man den Prozess noch mit Beleglinks verbessern. Dabei werden die Zeilen des Buchungsstapels direkt mit den Belegen verknüpft. Du kennst das Spiel: keine Buchung ohne Beleg.

Fazit

Das Thema Abrechnung ist essentiell für jede Agentur. Investiere also die notwendige Zeit, einen Abrechnungsprozess aufzusetzen, der wirklich zu deiner Agentur, deinen Leistungen und deinen Kund:innen passt. Eine gute Agentursoftware wie das HQ unterstützt dich bei der Abrechnung und sorgt dafür, dass in deiner Agentur in Zukunft kein Geld mehr „liegen bleibt”.

P.S.: Im nächsten Teil des Agentur-Aufräum-Guides teilt Christopher praktische Controlling Insights mit dir und gibt Tipps für die Auswahl von sinnvollen Agentur-KPIs.