Wenn der Beleg von der KI kommt: Jede:r Vierte reicht regelmäßig fehlerhafte Spesen ein

Die Dienstreise ist beendet, die Hotelrechnung bezahlt, der Kaffee am Bahnhof getrunken. Jetzt fehlt nur noch die Spesenabrechnung. Doch genau an diesem Punkt scheint bei vielen Beschäftigten die Versuchung groß zu sein. Eine aktuelle Studie der Plattform Perk zeigt, dass fehlerhafte oder sogar bewusst manipulierte Spesenabrechnungen längst kein Einzelfall mehr sind. Immer häufiger spielt dabei auch Künstliche Intelligenz eine Rolle.

64 Prozent haben bereits falsche Spesen eingereicht

Rund jede:r vierte Beschäftigte in Deutschland gibt an, regelmäßig Spesen einzureichen, die nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Insgesamt haben sogar 64 Prozent der Befragten nach eigener Aussage mindestens einmal eine fehlerhafte oder falsch dargestellte Ausgabe eingereicht.

Dass dieses Verhalten weit verbreitet ist, zeigt auch ein weiterer Wert: Fast drei Viertel der Beschäftigten kennen Kolleg:innen oder Fälle aus ihrem Arbeitsumfeld, in denen Spesen nicht korrekt abgerechnet wurden. Das deutet darauf hin, dass unzulässige Abrechnungen vielerorts kein Tabuthema mehr sind, sondern zum Arbeitsalltag gehören.

Deutschland scheint dabei Spitzenreiter:in bei den Falschangaben zu sein, denn mit 26 Prozent liegt Deutschland bei den regelmäßigen fehlerhaften Speseneinreichungen auf Platz eins der untersuchten Länder. In Frankreich liegt der Anteil bei 22 Prozent, in Spanien bei 21 Prozent. In den USA berichten 19 Prozent der Beschäftigten von regelmäßigen falschen Angaben, in Großbritannien sind es lediglich zwölf Prozent.

Auch bei den Abrechnungsprozessen zeigt sich Deutschland wenig digital. Mehr als ein Drittel der Beschäftigten erstellt Spesenabrechnungen weiterhin manuell, beispielsweise per E-Mail oder mithilfe von Tabellen. Mit 37 Prozent liegt Deutschland auch hierbei vor allen anderen untersuchten Ländern. Solche Prozesse gelten als deutlich fehleranfälliger und erschweren gleichzeitig die Kontrolle durch Unternehmen.

Wo besonders häufig bei Spesen getrickst wird

Dennoch betrifft nicht jede fehlerhafte Abrechnung große Summen. Vielmehr entstehen problematische Grauzonen häufig bei alltäglichen Ausgaben. Besonders oft geht es laut Studie um private Mahlzeiten (20 Prozent) oder Getränke (18 Prozent), Fahrtkosten inklusive Kilometergeld und Mietwagen (16 Prozent) sowie Bewirtungskosten für Kund:innen (16 Prozent).

Rechnet man die falschen Angaben zusammen, kommt dennoch einiges zusammen. Beschäftigte, die regelmäßig unzulässige Spesen einreichen, verursachen nach Einschätzung der Studie durchschnittlich rund 290 Euro pro Person pro Jahr an fehlerhaft abgerechneten Ausgaben. Hochgerechnet auf viele Mitarbeitende entstehen Unternehmen dadurch schnell erhebliche finanzielle Schäden.

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KI wird zum neuen Werkzeug für manipulierte Belege

Während Unternehmen zunehmend auf digitale Lösungen setzen, entdecken offenbar auch Beschäftigte die Möglichkeiten moderner Technologien für sich. Besonders auffällig ist die Rolle von Künstlicher Intelligenz. Fast die Hälfte der befragten Beschäftigten in Deutschland hat nach eigenen Angaben bereits mindestens einmal einen KI-generierten Beleg eingereicht. Zehn Prozent tun dies sogar regelmäßig. Damit liegt Deutschland auch in dieser Kategorie an der Spitze der untersuchten Länder. In den USA und Spanien liegt dieser Anteil jeweils bei acht Prozent, in Frankreich bei sieben Prozent und in Großbritannien bei fünf Prozent.

Die Ergebnisse zeigen , dass KI längst nicht mehr nur als Arbeitserleichterung genutzt wird. Offenbar greifen manche Beschäftigte gezielt auf entsprechende Werkzeuge zurück, um Belege künstlich zu erstellen oder bestehende Nachweise zu verändern. Bemerkenswert ist außerdem, dass ein Teil der Beschäftigten das Risiko offenbar bewusst in Kauf nimmt. Knapp ein Viertel derjenigen, die regelmäßig fehlerhafte Spesen einreichen, weiß laut Studie, dass ihr Unternehmen bereits KI einsetzt, um verdächtige Ausgaben zu erkennen. Trotzdem setzen sie ihr Verhalten fort.

Das spricht dafür, dass viele Beschäftigte entweder darauf vertrauen, nicht entdeckt zu werden, oder den Nutzen höher einschätzen als das mögliche Risiko.

Nicht jede falsche Spesenabrechnung ist vorsätzlicher Betrug

Die Studie macht allerdings deutlich, dass hinter fehlerhaften Abrechnungen nicht immer eine bewusste Täuschung steckt. Für viele beginnt der Verstoß offenbar mit Unsicherheit. 30 Prozent derjenigen, die bereits unzulässige Spesen eingereicht haben, geben an, dass ein Missverständnis oder ein einfacher Fehler der Auslöser gewesen sei. Weitere 27 Prozent wussten nach eigener Aussage gar nicht genau, ob ihr Verhalten überhaupt gegen die internen Vorgaben verstößt.

Diese Zahlen legen nahe, dass komplizierte oder unklare Reiserichtlinien ebenfalls ihren Anteil daran haben könnten, dass Beschäftigte falsche Angaben machen. Wenn Mitarbeitende nicht eindeutig wissen, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und welche nicht, steigt zwangsläufig die Fehlerquote.

Für Unternehmen bedeutet diese Entwicklung eine doppelte Herausforderung. Einerseits sorgen klassische Fehler, Missverständnisse und veraltete Prozesse für unnötigen Mehraufwand. Andererseits eröffnen moderne KI-Werkzeuge neue Möglichkeiten, Belege glaubwürdig zu manipulieren.

Unternehmen sollten daher ihre Prozesse überprüfen. Statt Spesen erst nach der Einreichung mühsam zu kontrollieren, sollten Unternehmen ihre Richtlinien direkt in den Buchungsprozess integrieren. Werden Ausgaben bereits während der Buchung automatisch geprüft und mit vorhandenen Zahlungsdaten abgeglichen, könnten viele Fehler und Manipulationsversuche schon im Vorfeld verhindert werden.

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