Erfolgreiches Onboarding in drei Phasen: So gelingt die Integration von Neuzugängen

Die Zufriedenheit oder Unzufriedenheit von Mitarbeiter:innen beginnt bereits mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag. Soll heißen, die Employee Experience wird bereits beim Onboarding beeinflusst. Angestellte sollten einen guten Start in ihren neuen Arbeitsalltag haben und dafür bist auch du als Führungskraft maßgeblich verantwortlich. Denn ein nettes Willkommen und eine gute Einarbeitung sorgen dafür, dass neue Talente sich wohlfühlen und integriert werden. Sind diese hingegen ab dem ersten Tag auf sich allein gestellt und werden lediglich als „die nervigen Neuen“ gesehen, kann sich das langfristig auf die Zufriedenheit auswirken. Es fehlt der Anschluss. Doch wie sieht ein guter Onboarding-Prozess aus? Wir stellen dir die wichtigsten Schritte vor.

Die drei Phasen von Onboarding

Immer wieder kommt es vor, dass neue Mitarbeiter:innen schon nach dem ersten Tag am liebsten kündigen würde. Andere warten zumindest die Probezeit noch ab. Wenn Mitarbeiter dein Unternehmen jedoch so schnell wieder verlassen, sollte das ein Warnsignal sein: Irgendwas scheint beim Onboarding falsch zu laufen. Und das kann teuer werden, denn du musst nicht nur erneut einen Rekrutierungsprozess starten, sondern auch damit rechnen, dass das Arbeitsklima unter einer hohen Mitarbeiter:innenfluktuation leidet. Doch worauf kommt es beim Onboarding an? Zunächst solltest du dir die drei Phasen des Prozesses bewusst machen:

1. Vorbereitung
2. Orientierung
3. Integration

Anhand dieser Phasen solltest du einen standardisierten Einarbeitungsplan erstellen, der für alle neuen Talente gleich ist. So stellst du sicher, dass nichts vergessen wird und das Onboarding reibungslos verläuft. Stelle ihn dir wie eine Art Checkliste vor. Doch was gehört alles auf diese?

Phase 1: Vorbereitung

Diese erste Phase des Onboarding-Prozesses umfasst die Zeit von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. Sie ist besonders wichtig, damit neue Mitarbeiter:innen alle nötigen Informationen bereits vorab erhalten und nicht bis zum Abend vor Arbeitsantritt auf heißen Kohlen sitzen müssen. Gleichzeitig musst auch du dich in dieser Phase auf die Neuzugänge vorbereiten, damit du am ersten Tag nicht als unvorbereitete Führungskraft dastehst. Zur Vorbereitung gehört Folgendes:

• Offene Fragen klären
• Informationen übermitteln (Wann fängt die Person an, wo muss sie hin, wer sind Ansprechpartner:innen…)
• Bürokratie erledigen (Versicherungen, Steuer-ID, etc.)
• Arbeitsplatz einrichten (Schreibtisch, Hardware, Software, Anmeldungen für Programme, Schlüssel…)
• Belegschaft über neue Kolleg:innen informieren
• Mentor:in bestimmen (optional, aber hilfreich für die Einarbeitung)
• Einarbeitungsplan parat haben

Abgesehen davon kannst du neuen Mitarbeiter:innen aber noch weiter unter die Arme greifen. Muss die Person für den neuen Job umziehen, kannst du bei der Suche nach einer Wohnung behilflich sein und auch die Kolleg:innen dabei mit ins Boot holen. Gleiches gilt für die Suche nach Kitaplätzen, guten Schulen und Co. Finden während der ersten Phase Mitarbeiter:innen-Events statt, lade auch die neuen Talente dazu ein. So können diese bereits vor Arbeitsantritt ihre Kolleg:innen kennenlernen und fühlen sich so am ersten Tag weniger allein.

Phase 2: Orientierung

Diese Phase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und umfasst etwa die ersten ein bis zwei Wochen. Ziel ist es hier, die Mitarbeiter:innenbindung zu stärken und Job und Arbeitsumfeld kennenzulernen. Grundvoraussetzung ist außerdem deine Organisation aus Phase 1. Es macht keinen guten Eindruck, wenn neue Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz erscheinen und nichts vorbereitet ist. Und fehlt doch noch etwas, weil immer mal etwas schiefgehen kann, dann entschuldige dich dafür und versichere, dass du dich schnellstmöglich darum kümmerst. Zur Begrüßung solltest du Neuankömmlinge kurz herumführen und den Kolleg:innen vorstellen, bevor du weitere Punkte der Checkliste abhakst:

• Übergabe des Arbeitsplatzes mit allen Geräten und Zugangsdaten
• Übergabe eines kleinen Willkommensgruß oder Einstandsgeschenk (optional, hinterlässt aber einen guten Eindruck)
• Vorstellung von Mentor:in oder Ansprechpartner:innen
• Einarbeitung in Programme und Arbeitsabläufe
• Einladung zum gemeinsamen Mittagessen oder Feierabendbier (kann auch durch Kolleg:innen passieren)
• Verabredung zum kurzen Feedback-Gespräch

Im besten Fall hast du auch einen digitalen Leitfaden für neue Mitarbeiter:innen, der als FAQ fungiert und in dem das Wichtigste noch einmal zusammengefasst ist. Das nimmt den Neuankömmlingen die Angst davor, ihre Kolleg:innen immer wieder mit Kleinigkeiten zu nerven. In der restlichen Zeit der zweiten Phase sollten neue Mitarbeiter:innen weiter eingearbeitet, letzte organisatorische Fragen geklärt und weitere Feedback-Gespräche geführt werden, damit du einen Überblick darüber hast, was gut läuft und wo es vielleicht Verbesserungsbedarf gibt. Ist Phase 2 erfolgreich zu Ende gegangen, geht die nahtlos in die letzte Phase über, in der neue Talente im besten Fall richtig durchstarten können.

Phase 3: Integration

Die letzte Phase umfasst den Rest der Probezeit und kann diese auch etwas überschreiten. Ziel ist die endgültige Integration neuer Mitarbeiter, sodass diese nicht mehr „die Neuen“ sind, sondern sich als vollwertiger Teil des Teams fühlen und auch so wahrgenommen werden. Teambuilding sowie Feedback sind also die wichtigsten Maßnahmen während dieser Phase. Darunter fallen die folgenden Punkte:

• Mitarbeiter:innengespräche (Was sagt der Rest der Belegschaft zu den Neuzugängen?)
• Weitere Team-Events
• Einbindung neuer Mitarbeiter:innen in Projekte
• Angebot von Weiterbildungen
• Feedback-Gespräche mit neuen Mitarbeiter:innen
• Eigenverantwortliche Aufgaben für Neuzugänge

Im Verlauf dieser Phase sollten die neuen Mitarbeiter:innen die Unternehmenskultur verinnerlichen, Kontakte knüpfen und ihre Aufgaben selbstständig erledigen können. Der beste Fall ist dann erreicht, wenn sich die Neuankömmlinge am Ende der Probezeit auf die feste Zusammenarbeit freuen und grobe Probleme aus dem Weg geräumt sind. Natürlich ist der Erfolg des Onboarding zum Teil auch von der Offenheit und Kooperationsbereitschaft neuer Mitarbeiter:innen abhängig. Doch bist du gut vorbereitet und holst auch dein Team mit ins Boot, legst du den Grundstein für die erfolgreiche Integration neuer Talente.

Digitales Onboarding

Das coronabedingte Home Office hat gezeigt, wie wichtig die Digitalisierung von Rekrutierungsprozessen ist. Die dadurch gewonnen Mitarbeiter:innen müssen jedoch trotz fehlender physischer Nähe effektiv in ihren neuen Job eingearbeitet und ins Arbeitsumfeld integriert werden. Damit das gelingt, sollten die verschiedenen Maßnahmen der einzelnen Phasen digitalisiert werden. Das ist in den meisten Fällen unkompliziert möglich, nur die Integration ins Team stellt eine Hürde dar. Denn es ist schwieriger eine Beziehung zu Mitarbeiter:innen aufzubauen, die man noch nie live getroffen hat. Hier können jedoch gemeinsame digitale Team Events helfen, egal ob Mittagessen, Watch Party oder Online Escape Room. E-Learning-Module und ein digitaler Leitfaden können Neuzugängen außerdem helfen, sich schnell einzuarbeiten. Und auch hier ist regelmäßiges Feedback wichtig, damit auftretende Probleme, wie beispielsweise mit der Hard- oder Software zu Hause, schnell aus dem Weg geschafft werden können.

Wichtig ist, dass neue Mitarbeiter:innen im Home Office sich nicht alleingelassen fühlen oder keinen Anschluss finden, weil ihnen essentielle Sachverhalte nicht erklärt werden oder vergessen wird, sie in Mailing-Listen und interne Chats hinzuzufügen.

Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses

Die Mühe beim Onboarding lohnt sich alle Mal, denn werden Mitarbeiter:innen gut eingearbeitet, sind sie produktiver und motivierter bei der Arbeit. Abgesehen davon ergeben sich folgende Vorteile:

• Bessere Mitarbeiter:innenbindung und -loyalität
• Leistungsverbesserung
• Harmonisches Arbeitsklima
• Weniger Fehler
• Verbesserung der Reputation des Unternehmens
• Pluspunkte beim Employer Branding durch positive Erfahrungsberichte

Wie du siehst, sollte ein gut organisierter Onboarding-Prozess also Standard für dein Unternehmen sein. Neben den wirtschaftlichen Vorteilen, verbessert du damit auch die Employee Experience und kannst von einem guten Arbeitsklima und einer hohen Zufriedenheit der Angestellten profitieren.