Remote Work auf dem Vormarsch: Wie hybride Arbeitsmodelle effektiv eingeführt werden

Immer mehr Arbeitnehmer:innen wünschen sich auch nach Ende der Coronapandemie hybride Arbeitsmodelle, die es erlauben, sowohl im Büro als auch im Home Office arbeiten zu können. Diesem Wunsch versuchen immer mehr Arbeitgeber:innen nachzukommen, so auch die großen DAX-Unternehmen, wie wir vor kurzem berichteten. Diese verfügen jedoch über andere Ressourcen als kleinere Unternehmen. Sind sie deshalb im Vorteil? Nicht unbedingt. Wir wollen euch an einem Beispiel zeigen, dass hybride Arbeitsmodelle auch im mittelständischen Bereich umsetzbar sind.

Coronapandemie zwingt zur Umstellung

Als Fallbeispiel dient InterNations, die weltweit größte Expat-Community. Sitz des mittelständischen Unternehmens mit über 100 Mitarbeiter:innen ist München und seit Beginn der Pandemie ist die Belegschaft überwiegend im Home Office tätig. Vor Corona gab es bereits eine Home-Office-Regelung, die jedoch nur für wenige Tage im Monat griff. Doch jetzt, durch die gezwungene Umstellung auf Heimarbeit, konnten viele der Mitarbeiter:innen Vorteile an dem Konzept feststellen. Gründer und Co-CEO Malte Zeeck erzählt:

Vollständig von zu Hause zu arbeiten, war für uns alle eine Umstellung. Doch wir waren überrascht, wie gut und schnell wir uns auf die neue Situation einstellen konnten und wie effizient sich die Zusammenarbeit weiterhin gestaltet. Die neue Art zu arbeiten bringt auch einige Vorteile mit sich, und so entschieden wir, nicht mehr zum ‚alten Normal‘ zurückzukehren.

InterNations möchte sich als Remote-First-Unternehmen etablieren. Diese Entscheidung wird durch eine Befragung der Belegschaft gestützt, bei der 65 Prozent angaben, sich in Zukunft ein Remote Setting zu wünschen und 77 Prozent gleichzeitig aber auch zwei- bis dreimal pro Woche im Büro arbeiten möchten. Schnell steht fest, dass ein hybrides Arbeitsmodell hermuss. Um dieses erfolgreich zu etablieren, bedarf es jedoch einiges an Planung. InterNations hat dafür extra ein Projekt-Team gegründet. An diesem Vorgehen und den Aufgabenbereichen der Gruppe können sich auch andere Unternehmen orientieren:

• Befassen mit rechtlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen
• Sicherstellen von Equipment und digitaler Infrastruktur
• Digital Recruiting und Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen
• Ermöglichung einer einfachen, effektiven Zusammenarbeit

Diese Grundsteine müssen gesetzt werden, damit eine dauerhafte Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell funktionieren kann. Alle müssen die gleichen Voraussetzungen haben und Probleme müssen schnellstmöglich ausgemacht und gelöst werden. Remote Work sollte bei den Mitarbeiter:innen keinen Frust auslösen, weil die Organisation nicht klappt.

Das Feintuning: Weitere Regelungen und Voraussetzungen müssen greifen

Sind die Grundsteine gelegt, geht es an die Feinheiten; so auch bei InterNations. Das Unternehmen ermöglicht es seinen Mitarbeiter:innen grundsätzlich, ihren Arbeitsort in Deutschland frei wählen zu können. Lediglich Angestellte, in deren Position eine Präsenz im Büro nötig sein könnte, sind auf den Standort München beschränkt. Sie dürfen aber dort auch im Home Office arbeiten. Zudem wird bei InterNations nun auch auf feste Arbeitsplätze verzichtet – sobald die Rückkehr ins Büro möglich ist. Stattdessen wird das Hot-Desking-System genutzt, bei dem jedes Team-Mitglied morgens einen Platz wählt. Zeeck erklärt:

So können Teams sich flexibel zusammensetzen, beispielsweise wenn sie an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. Zudem erhoffen wir uns dadurch, Silo-Denken in den Teams aufzubrechen. Nicht zuletzt ist es auch ein Kostenfaktor: Da weniger Mitarbeitende zur selben Zeit im Büro sein werden, konnten wir unsere Bürofläche in der Münchner Innenstadt verkleinern. Eine Ersparnis, die es uns gerade in Zeiten von Covid-19 leichter macht.

Das Beispiel InterNations zeigt Vorteile, die auch auf andere Unternehmen übertragbar sind. Gründer Zeeck nennt einen entscheidenden Faktor: Eine Kostenersparnis durch kleine Büroflächen. Diese ist nicht nur in Krisenzeiten von Bedeutung, sondern stellt auch langfristig einen Gewinn dar, denn das gesparte Budget kann andersweitig verwendet werden, etwa in der Verbesserung der digitalen Infrastruktur oder im Digital Recruiting. Ein weiterer Vorteil dieses Konzepts ist es, dass auch Talente aus anderen Regionen Deutschlands eingestellt werden können. Unternehmen erweitern damit ihren Pool an Bewerber:innen und können Potentiale entdecken, die bei strikter Ortsbindung versteckt geblieben wären. Hierbei sollte jedoch gut überlegt werden, ob man die Standortfreiheit auf Deutschland begrenzt oder den internationalen Weg einschlägt. Letzteres Modell bringt Komplikationen mit sich, wie Zeeck berichtet:

Aufgrund unterschiedlicher Anforderungen verschiedener Länder und ihrer Sozialversicherungssysteme ist es rechtlich leider nicht möglich, dass unsere Team-Mitglieder in einem Land arbeiten, in dem sie nicht angestellt sind. Wir finden das sehr schade, da wir hier gerne mehr Freiheit ermöglicht hätten.

Nachteile müssen vermieden werden

Da Deutschland lange vom „Präsenzfetisch“ geprägt war und auch oft noch ist, stellt die Umstellung auf hybride Arbeitsmodelle eine Herausforderung dar. Nicht nur einige Vorgesetzte, sondern auch Kolleg:innen reagieren negativ auf Mitarbeiter:innen, die bevorzugt im Home Office arbeiten. Schnell wird in diesen Fällen von Faulheit und sinkender Leistung gesprochen – selbst dann, wenn sich dies nicht nachweisen lässt. Umso wichtiger ist es, dass Arbeitgeber:innen ihre gesamte Belegschaft von dem Konzept überzeugen und darauf achten, dass für niemanden Nachteile entstehen. Bei InterNations wird daher darauf geachtet, dass auch die Personen im Home Office am Team-Leben teilnehmen können, bei Entscheidungen berücksichtigt werden und Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben. Dafür muss eine reibungslose digitale Infrastruktur sichergestellt werden.

InterNations hat beispielsweise ein Konzept für Meetings entwickelt: Diese finden in einem digitalen Raum statt, in den sich alle von ihrem Computer aus einwählen müssen – auch diejenigen im Office. Ziel ist es zu verhindern, dass alle „präsenten“ Mitarbeiter:innen vor einem Laptop sitzen und anfangen Diskussionen untereinander führen, ohne dabei Einwürfe der digital Teilnehmenden zu berücksichtigen. Die Vorteile einer solchen Strategie liegen auf der Hand. Hinzu kommt, dass digitale Meetings meist eine Zeitersparnis darstellen und während des Lockdowns deshalb an Beliebtheit gewonnen haben. Nachteile können aber nicht nur im Home Office, sondern auch im Büro entstehen: Während die Remote Worker beispielsweise pünktlich Feierabend machen, könnten Büroarbeiter:innen zum Längerbleiben gedrängt werden. Auch das gilt es zu vermeiden, wenn Unternehmen sich an das hybride Arbeitsmodell wagen.

Team sein trotz räumlicher Trennung: So geht’s

Allgemeine Vorteile der Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten, sind mehr Flexibilität, Zeitersparnis durch wegfallendes Pendeln, eine ausgewogene Work-Life-Balance und eine bessere Vereinbarkeit von Arbeit und Familie. Diese Punkte werden auch von Mitarbeiter:innen bei InterNations bestätigt. 80 Prozent der Befragten geben sogar an, dass sie die Arbeit im Home Office bevorzugen. Außerdem erklären 98 Prozent, dass die Zusammenarbeit im Team trotz der räumlichen Trennung gut funktioniert. Doch was sind die Voraussetzungen dafür? Wichtig ist es vor allem, das soziale Klima zu erhalten: Vom gemeinsamen Mittagessen über das Sommerfest bis hin zum Kaffeeplausch muss es Alternativen geben, die auch digital realisierbar sind. Kathrin Chudoba, Head of Content & Communications, erklärt, wie InterNations mit diesem Problem umgegangen ist:

Kurzfristig haben wir uns darauf fokussiert, weiterhin ausreichend Möglichkeiten für den sozialen Austausch zu schaffen. Wir hatten bereits drei firmenweite digitale Teamevents — von einem Zoom Magician bis zu einer an unsere Marke angepasste Variante des Rollenspiels ‚Werwolf‘ war einiges dabei — und sie wurden insgesamt sehr gut angenommen. Mittel-und langfristig wird die Herausforderung jedoch sein, herauszufinden, was genau die DNS unserer Corporate Culture ist, um diese dann in ein Remote-First-Setting transportieren und Neuzugängen vermitteln zu können.

Das Team-Gefühl aufrechtzuerhalten, ist also ein langwieriger Prozess, der viel Engagement erfordert und auch immer wieder angepasst werden muss. Auch hier kann eine Abwechslung zwischen digitalen und physischen Events (nach Ende der Pandemie), ein Lösungsansatz sein. So könnte man versuchen, einmal im Jahr ein Zusammenkommen aller Mitarbeiter zu organisieren, damit nicht irgendwann digitaler Frust aufkommt. Hierbei ist jedoch wichtig zu beachten, dass Mitarbeiter:innen aus anderen Arbeitsorten eine Unterkunft benötigen und vielleicht nicht jeder Zeit zur Teilnahme hat. Auch hier sollten keine Nachteile für die Abwesenden entstehen.

Hybride Arbeitsmodelle als Zukunft für Unternehmen

Natürlich ist die Etablierung eines hybriden Arbeitsmodells von den Ressourcen eines Unternehmens abhängig. Nichtsdestotrotz zeigt das Fallbeispiel InterNations, dass die Umsetzung nicht nur bei Großunternehmen funktionieren kann, sondern auch bei kleinen und mittelständischen Betrieben. Die wichtigsten Voraussetzungen sind ohne Frage eine reibungslose digitale Infrastruktur, das Aufrechterhalten des sozialen Klimas und Verständnis und Begeisterung für das Konzept sowohl seitens der Vorgesetzten als auch der Mitarbeiter:innen. Individuelle Regelungen und Absprachen können nach der Grundsteinlegung immer noch getroffen oder bei Bedarf verändert werden. Es steht jedoch fest: Wenn ein Unternehmen sich auf das Konzept hybrides Arbeiten einlässt, kann es von einer Vielzahl von Vorteilen profitieren – ebenso wie seine Mitarbeiter:innen.

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