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Google Workspace: Updates für Meet, Docs und Gmail jetzt kostenlos für alle zu nutzen
Google Meet Companion Mode, © Google

Google Workspace: Updates für Meet, Docs und Gmail jetzt kostenlos für alle zu nutzen

Niklas Lewanczik | 14.06.21

Alle, die über ein Google-Konto verfügen, können künftig auf Googles diverse Updates im Bereich Workspace zugreifen. Dazu zählen unter anderem Optionen wie das Handheben oder Umfragen bei Google Meet. Auch eine kund:innenseitige Verschlüsselung wird gelauncht, allerdings nur für Premium User.

Die Arbeit mit Services wie Google Drive, Meet oder den neuen Spaces kann Business-Kooperationen im Digitalraum deutlich vereinfachen. Immerhin bietet die Google Cloud einen ganzheitlichen Ansatz, um Dokumente online zu erstellen, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Außerdem liefert Meet umfassende Optionen zum Austausch per Videokonferenz. Während der Konzern viele Updates rund um den Bereich Workspace im vergangenen Jahr bereits für Unternehmen, Lehranstalten und Non-Profit-Organisationen launchte, werden diese nun für jede Person zur Verfügung gestellt, die über ein Google-Konto verfügt. Zusätzlich führt Google eine Betaversion für die kund:innenseitige Verschlüsselung von Daten in der Google Cloud ein.

Updates über Updates bei Google Workspace: Was ist neu?

Die größte Neuerung für den Bereich Workspace ist die Verfügbarkeit für alle Kontoinhaber:innen bei Google:

Starting today, all of Google Workspace is available to anyone with a Google account,

heißt es auf dem Google Blog The Keyword. Schon vor einigen Wochen hatte Google eine Reihe von Updates für Workspace bekanntgegeben. Dabei ging es etwa um die Verlinkung von Personen in Google Docs, eine Schreibassistenz für inklusive Sprache, die Möglichkeit, Dokumente direkt in Meet zu teilen und zu bearbeiten und mehr.

Jetzt liefert Google zahlreiche neue Upates, die Millionen von Usern nutzen können. So werden im Laufe des Sommers die Rooms zu Spaces und damit zu einer optimierten und flexiblen User-Oberfläche weiterentwickelt, die Teams und Einzelpersonen hilft, den Überblick über sämtliche Fortschritte zu behalten.

So sehen die Spaces im Google Workspace aus
So sehen die Spaces im Google Workspace aus (mit einem Blick aufs Bild gelangst du zur größeren Ansicht), © Google

Der Space kann im Google Chat erstellt und genutzt werden. Mithilfe von Smart Suggestions können User dann auch relevante Dokumente in den Space ziehen oder die passende Person aus dem digitalen Umkreis einladen. Nutzer:innen können zudem Nachrichten via Gmail direkt an Gruppenmitglieder schicken, einen gemeinsamen Kalender nutzen oder oder mit einem Klick ein Dokument direkt zusammen in einem Meet-Video-Call betrachten und bearbeiten.

Neu ist auch ein individuelles Abonnementangebot: Google Workspace Individual. Mit diesem Service können Geschäftsinhaber:innen, vor allem von KMU, Premium-Funktionen wie intelligente Buchungsdienste, professionelle Video-Meetings und personalisiertes E-Mail Marketing nutzen, um das eigene Business zu optimieren. Innerhalb des bestehenden Google-Kontos können Abonnent:innen diverse persönliche und berufliche Aufgaben ganz einfach von einem Ort aus verwalten und haben Zugang zum Google Support. Die Option Workspace Individual kommt demnächst vorerst in sechs Märkte. Dazu zählen die USA, Kanada, Mexiko, Brasilien, Australien und Japan. Updates dazu erhalten User auf der passenden Cloud Website von Google.

Das ist der Google Workspace:

Googles Companion Mode für Meet: Mehr interaktive Funktionen für das Videokonferenz-Feature

Der Companion Mode gibt allen Meeting-Teilnehmenden, egal wo sich sich befinden, Zugriff auf interaktive Funktionen und Steuerelemente wie Umfragen, den In-Meeting Chat, das Handheben, Q&As, Live-Untertitel und mehr. Der Companion Mode wurde auf der Google I/O präsentiert und unterstützt die hybride Arbeitsweise vieler User und Unternehmen. Teams, die vor Ort sind und von weiter weg zugeschaltet werden, können damit noch einfacher kollaborieren.

Das Team im Konferenzraum kann den Companion Mode auf den eigenen Geräten aktivieren, sodass alle Anwesenden eine eigene Video-Kachel in Google Meet erhalten und somit auch für die zugeschalteten Teilnehmer:innen präsent sind. Der Companion Mode wird ab September in der Desktop-Version und in der geplanten Web App verfügbar sein. Demnächst steht die Funktion auch mobil zur Verfügung. Eingeladene können außerdem bei der Zusage schon angeben, von wo aus sie teilnehmen möchten – remote oder im Konferenzraum. Das erleichtert Teams die hybriden Meetings sinnvoll zu gestalten.

RSVP to meetings.jpg
User können bei Meeting-Einladungen schon angeben, ob sie remote teilnehmen werden, © Google

Egal wo sich die Teilnehmenden dann befinden, sie können das Handzeichen einsetzen oder sehen – wie es etwa von Clubhouse bekannt ist – und erhalten Benachrichtigungen von Umfragen und zu Q&As. Darüber hinaus führt Google neue Steuerelemente ein, damit Meetings noch sicherer werden:

Administrator:innen können etwa festlegen, wer an den Meetings teilnehmen darf und wie sich die Teilnehmer:innen ins Gespräch einbringen können,

erklärt das Unternehmen. Die Administrator:innen können auch Chat- oder Präsentationsfunktionen im Meeting ausstellen und das Frei- oder Stummschalten der Teilnehmenden kontrollieren.

Googles Companion Mode hält das ganze Team vernetzt und mach Interaktionen leichter möglich
Googles Companion Mode hält das ganze Team vernetzt und mach Interaktionen leichter möglich (mit einem Blick aufs Bild gelangst du zur größeren Ansicht), © Google

Die Client-seitige Verschlüsselung: Mehr Datenschutz bei Anforderungen hinsichtlich Datensouveränität und Compliance

Google führt – allerdings zunächst nur für Unternehmenskund:innen mit dem Zusatz Plus – im Herbst auch eine kund:innenseitige Verschlüsselung ein, um Meetings, Datenkooperationen etc. sicherer zu gestalten. Das heißt die Kund:innen haben selbst die Kontrolle darüber, wie ihre Daten verschlüsselt werden.

Dokumente wie bei Google Docs lassen sich von vornherein verschlüsseln
Dokumente wie bei Google Docs lassen sich von vornherein verschlüsseln (mit einem Blick aufs Bild gelangst du zur größeren Ansicht), © Google

Dazu können sie eins der Partnerunternehmen Flowcrypt, Futurex, Thales oder Virtru über Google auswählen. Diese halten die Hoheit über die Schlüssel für verschlüsselte Daten der Kund:innen, sodass Google keinen Zugriff auf solche haben kann. Wer inhouse eine Lösung zur Verschlüsselung nutzen möchte, kann bald auf Googles Key Access Service API setzen. Diese wird im Laufe des Jahres eingeführt.

Googles Client-side-Verschlüsselung in Aktion, © Google

Für noch mehr Sicherheit im Workspace-Kosmos sollen zudem diverse Sicherheitsverbesserungen bei Google Drive sorgen. Dazu zählen laut Google

Vertrauensregeln für Drive, die helfen können, zu kontrollieren, wie Dateien innerhalb und außerhalb einer Organisation freigegeben werden.

Nur bestimmte Personen können im Workspace dank Vertrauensregeln Daten teilen
Nur bestimmte Personen können im Workspace dank Vertrauensregeln Daten teilen (mit einem Blick aufs Bild gelangst du zur größeren Ansicht), © Google

Und mithilfe von Drive Labels werden Dateien nach Geheimhaltungsstufe klassifiziert und kontrolliert. Das soll auch einen erweiterten Schutz vor Phishing und Malware zur Abwehr bieten sowie interne Bedrohungen bei Anwendungsfehlern zu minimieren.

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Die  Drive DLP (Data Loss Prevention Labels) sorgen für mehr Sicherheit bei erstellten Dateien, (mit einem Blick aufs Bild gelangst du zur größeren Ansicht), © Google

Weltweit erhalten rund drei Milliarden Nutzer:innen, private und solche aus Unternehmen und aus dem Bildungswesen, mit den Updates Zugriff auf eine ganzheitliche Erfahrung, die nun sicherer und reibungsloser ablaufen dürfte. Sämtliche News zum großen Google Workspace Update findest du en detail auf dem eigens eingerichteten Workspace Updates Blog von Google. Und auch wenn du diese nicht alle nachliest. Bei Google Drive und Co. kannst du die meisten Updates schon jetzt, im Sommer oder im Herbst 2021 selbst einfach einsetzen und ausprobieren. Der Digitalisierung im Business-Kontext werden diese Neuerungen nur zugute kommen.

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