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Digitalisierung
Google Workspace Updates: Datei-Verlinkung, Meeting-Integration und Emoji-Reaktionen in Docs
© Elle Cartier - Unsplash

Google Workspace Updates: Datei-Verlinkung, Meeting-Integration und Emoji-Reaktionen in Docs

Michelle Winner | 20.05.21

Mit einer Reihe neuer Features will Google das Arbeiten mit Docs, Sheets und Slides vereinfachen. Der Fokus liegt dabei auf schnellem umschalten und besserer Koordinierung.

Der Google Workspace hält eine Vielzahl nützlicher Tools bereit, die zur besseren Zusammenarbeit von Teams beitragen können. Gerade durch das coronabedingte Home Office hat Workspace an Bedeutung gewonnen. Neue Updates sowohl für Browser als auch Apps sollen das gemeinsame Arbeiten an Projekten nun noch weiter optimieren. Was das für Google Docs, Sheets und Slides bedeutet, zeigen wir dir im Folgenden.

1. Verlinkungen für Docs

Wenn du derzeit eine Person per @-Zeichen in einem Google Doc verlinkst, erscheint ein Smart Chip mit weiteren Informationen über diese Person. Die Funktion soll nun ausgeweitet werden. Verlinkungen mit Preview sind bald nicht mehr nur für Personen möglich, sondern auch für weitere Dateien oder Meetings. Das ermöglicht es, wichtige Informationen in gemeinsamen Dokumenten auf einen Blick erfassen zu können, ohne dass ständig die Tabs gewechselt werden müssen. In Zukunft kannst du also einfach das @-Zeichen eintippen und bekommst eine Liste mit vorgeschlagenen Personen, Dateien oder Meetings angezeigt, aus der du wählen kannst. Das Update soll in den kommenden Monaten erscheinen.

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2. Seitenlose Dokumente & Emojis

Für Google Docs wurde ein neues, seitenloses Layout entworfen, dass es dir ermöglicht, die Größe von Dokumenten so anzupassen, dass sie auf jedem Screen gut lesbar sind – egal, ob PC, Tablet oder Smartphone. Diese Funktion lohnt sich besonders für Tabellen, große Bilder oder Seitenkommentare, bei denen es oft Probleme mit der Wiedergabe auf kleinen Screens gab. Zum Ausdrucken oder Konvertieren in eine PDF-Datei kann mit nur einem Klick zurück zum gängigen Seitenformat gewechselt werden.

Darüber hinaus führt Google auch Emoji-Reaktionen für Docs ein. Dadurch kann Zustimmung oder Ablehnung einfacher ausgedrückt werden, da nicht jede Person einen Kommentar mit ihrer Meinung hinzufügen muss. Ein Daumen hoch oder runter reicht oft schon. Auch dieses Feature soll noch vor Ende des Jahres ausgerollt werden.

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3. Schreibassistenz für inklusive Sprache

Assissted Writing für Google Docs wird ebenfalls angepasst. So soll die Schreibassistenz zukünftig stilistische Vorschläge machen, beispielsweise Stellen markieren, an denen das Passiv umgangen werden kann oder an denen beleidigende Sprache genutzt wurde. Besonders lobenswert ist jedoch, dass künftig genderneutrale Alternativen für Personenbeschreibungen vorgeschlagen werden sollen. Steht im Text beispielsweise „Arbeiter“, könnte „Arbeitskräfte“ vorgeschlagen werden. Google versucht so einen Beitrag zur genderinklusiven Sprache zu leisten. Ob das Feature sich zunächst nur auf das Englische beschränkt oder direkt in alle Sprachen übernommen wird, geht aus Googles Bericht nicht hervor. Letzteres ist jedoch anzunehmen.

4. Smarte Meetings, Checklisten und Templates

Für Google Docs steht außerdem bald ein Meeting Template für Notizen zur Verfügung, das automatisch alle wichtigen Informationen von Meetings aus dem Google-Kalender übernimmt. Das beinhaltet Smart Chips für Teilnehmende sowie für angehängte Dokumente. Abgesehen davon wird es auch Templates für Tabellen geben, die Abstimmungen erlauben oder den Fortschritt von Projekten festhalten.

Bereits in dieser Woche werden Checklisten für Browser und Apps ausgerollt. Hier soll es künftig dann möglich sein, Aufgaben direkt Personen zuzuweisen. Diese können auch direkt in Google Tasks übernommen werden. Projekte sollen so einfacher koordinierbar sein und Deadlines im Auge behalten werden.

5. Dokumente direkt in Google Meet freigeben

Das nächste Update bezieht sich auf die Browser-Versionen von Google Docs, Sheets und Slides. Ab sofort kannst du das Dokument, dass du gerade bearbeitest, direkt in einem Google Meeting freigeben, sodass alle Teilnehmenden es sehen können. Das erspart lästiges hin und her klicken zwischen verschiedenen Tabs. Ab Herbst soll dann ermöglicht werden, dass Meeting und gemeinsames Bearbeiten eines Dokuments parallel möglich sind.

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6. Live Captions und Übersetzungen

Derzeit bietet Google Live Captions in fünf verschiedenen Sprachen an, welche jedoch im Laufe des Jahres noch erweitert werden sollen. Außerdem sollen Echtzeitübersetzungen von Captions ermöglicht werden, zu Beginn jedoch nur von Englisch zu Spanisch, Französisch, Deutsch und Portugisisch. Weitere Sprachen sind jedoch geplant.

7. Timelines in Sheets und mehr Analytik

Zur besseren Übersicht über Projekte rollt Google eine Timeline-Ansicht für Sheets aus. Hier ist es möglich, die jeweiligen Daten nach Personen, Kampagne oder anderen Kategorien anzuordnen. Die Timeline bietet dabei eine geordnete Übersicht, die helfen soll Meilensteine zu verzeichnen, aber auch Deadlines im Kopf zu behalten.

Und auch in Sachen Analytik legt Google bei Sheets nach. Vorschläge für Formeln sollen die Daten für alle Bearbeitenden einfacher zugänglich machen. Gleichzeitig soll das intelligente Vorschlags-Feature dabei helfen, fehlerhafte Formeln zu korrigieren.

8. Gemeinsame Dokumente via Google Chatroom

Ein weiteres neues Feature für den Browser, dass die Zusammenarbeit schneller und einfacher gestalten soll, ist bereits ausgerollt worden: Teams können ab sofort direkt von einem Google Chatroom aus das gemeinsame Bearbeiten von Docs und Sheets starten. In der kommenden Woche soll das Update dann auch auf Google Slides erweitert werden.

Mit den neuen Updates und Features zeigt Google, dass es vermehrt auf einfache Handhabe und unkomplizierte Zusammenarbeit für Teams setzt. Die meisten Neuerungen tragen dazu bei, dass in den Browserversionen weniger zwischen den Tabs gewechselt werden muss und die Nachverfolgung und Planung von Arbeitsschritten übersichtlicher wird. Teams können davon profitieren und effektiver und fehlerfreier arbeiten.

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