Heute schon nett gewesen? So klappt’s auch im Chat

„Ping!“ – eine neue Nachricht erscheint im Chat-Fenster, der dritte Hinweis in fünf Minuten. Eine Kollegin hat ein Update gepostet, ein anderer Kollege fragt nach der Verfügbarkeit für ein spontanes Meeting und ein weiteres Fenster blinkt mit einer Nachricht, die noch ungelesen ist. In solchen Momenten kann der Arbeitsfluss schnell gestört werden – und mal ehrlich, wir alle verlieren oft aus den Augen, wie wichtig es ist, rücksichtsvoll mit der Aufmerksamkeit und Konzentration unserer Kolleg:innen umzugehen.

Genau hier liegt die Herausforderung: Digitale Tools bieten zwar viele Vorteile, indem sie eine schnelle, ortsunabhängige Kommunikation und effiziente Zusammenarbeit ermöglichen. Aber ohne ein Bewusstsein für die unausgesprochenen Regeln dieser Kommunikation bergen sie auch ein großes Ablenkungspotenzial und können zu Missverständnissen führen.

Intergenerative Zusammenarbeit braucht klare Richtlinien

Die Slack Intergenerational Collaboration Survey von Slack und YouGov zeigt, dass für fast jeden zweiten der Büroangestellten Konflikte am Arbeitsplatz durch schlechte Kommunikation oder zu seltenen Austausch entstehen. Besonders zwischen Generationen kommt es häufiger zu Konflikten – 21 Prozent der Befragten berichten von häufigen Spannungen mit älteren Kolleg:innen. 

Genau diese Zusammenarbeit verschiedener Generationen erfordert neue Ansätze in der digitalen Kommunikation. Doch nur 51 Prozent der Unternehmen stellen klare Regelungen für digitale Kommunikation und Zusammenarbeit bereit. Fragen wie „Wurde meine Nachricht bereits gelesen?“, „Soll ich Emojis verwenden?“ oder „Wann sende ich eine Nachricht privat und wann an die Gruppe?“ können ohne gemeinsame Spielregeln leicht zu Unsicherheiten führen und den Austausch erschweren. 

Mit dem KPI Cheat Sheet zum Erfolg im Personalwesen:
So meisterst du den HR-Alltag

Gemeinsame Sprache finden

Ein wesentlicher Aspekt für eine erfolgreiche Nutzung von zentralen Plattformen für die Zusammenarbeit ist die Bereitschaft aller Beteiligten, eine gemeinsame Sprache zu finden und respektvoll miteinander umzugehen. Indem wir die besonderen Kommunikationsstile und Erwartungen unterschiedlicher Menschen und Generationen berücksichtigen, können wir eine digitale Kommunikationskultur schaffen, die Effizienz und Respekt vereint – ganz im Sinne des Weltnettigkeitstages. 

Und das ist gar nicht so schwer! Mit ein paar einfachen Regeln lässt sich eine wertschätzende Chat-Kultur gestalten, in der sich alle – ob Boomer, Gen Z oder irgendwo dazwischen – gut aufgehoben fühlen:

1. Weniger ist mehr: Mehrfachnachrichten vermeiden

Kurze, durchdachte Nachrichten helfen, Ablenkung zu reduzieren und den Chat übersichtlich zu halten. Gedanken in einem Beitrag zusammenzufassen, statt mehrere kleine Nachrichten hintereinander zu schicken, schafft Ruhe im Chatverlauf. Dabei ist es sinnvoll, Beiträge thematisch zusammenzuführen und für unterschiedliche Themen neue Threads zu starten. So bleibt das Wesentliche für alle gut sichtbar und Missverständnisse werden vermieden.

2. Threads für Klarheit: Diskussionen übersichtlich halten

Threads eignen sich besonders gut für die Zusammenarbeit an Projekten in Channels. Verwandte Themen im Thread fortzuführen, hilft, Diskussionen übersichtlich zu strukturieren und von den übergeordneten Channel-Inhalten zu trennen. Auf diese Weise bleibt der Channel aufgeräumt und Informationen können jederzeit leicht gefunden werden.

3. Fokus mit Format: Nachrichten sinnvoll strukturieren

Absätze, Emojis, Fett- und Kursivmarkierungen, um das Wesentliche in längeren Nachrichten hervorzuheben – so kann jeder schneller erkennen, worum es geht. Eine gut formatierte Nachricht spart Lesezeit und hilft Kolleg:innen, sich sofort zu orientieren.

4. Effektiv mit Mentions: Erwähnungen gezielt einsetzen

Mentions sind ein hilfreiches Tool, um sicherzustellen, dass relevante Teammitglieder Updates direkt sehen. Hier gilt: Erwähnungen mit @benutzername nur für wirklich Beteiligte oder dringliche Angelegenheiten zu nutzen und Team Mentions sparsam einsetzen. So fühlen sich die richtigen Personen angesprochen und niemand wird unnötig gestört.

5. Emoji-Reaktionen: Mehr Charme, weniger Aufwand 

Emojis lockern den Ton auf und ermöglichen eine schnelle Rückmeldung, die besonders jüngere Generationen intuitiv nutzen – gezielt eingesetzt, können sie Zustimmung 👍, Motivation 🥳 oder das Ende einer Aufgabe ✅ anzeigen. Ein einfaches 👀 signalisiert, dass etwas geprüft wird. Besonders unter der Gen Z spüren 68 Prozent einen Motivationsschub, wenn ihre Kolleg:innen auf Nachrichten mit Emojis reagieren​. Diese schnelle und emotionale Rückmeldung fördert die Zusammenarbeit und steigert die Produktivität um das Dreifache, wenn Teams mehr als nur Text zur Kommunikation verwenden​.

6. Status setzen: Verfügbarkeit transparent machen

Der aktuelle Status sorgt dafür, dass Teammitglieder darüber informiert sind, ob eine Person verfügbar ist oder gerade ungestört arbeiten möchte. Ein „Bitte nicht stören“-Modus schafft Raum für konzentriertes Arbeiten. Voreingestellte Status-Updates bieten eine sinnvolle Auswahl, in der Regel kann auch ein individueller Status eingegeben werden.

7. Vertraulich oder öffentlich? Der richtige Kanal für jedes Thema

Informationen, die auch andere im Team betreffen könnten, sind in offenen Channels gut aufgehoben. Sie bieten Platz für Austausch und die Entwicklung von Team-Ideen, aber nicht jedes Thema gehört hierher. Kritische Rückmeldungen oder sensible Themen sind besser in einer direkten Nachricht aufgehoben und schaffen so einen geschützten Raum.

Ein achtsamer Umgang miteinander, der unnötige Ablenkungen vermeidet und das Miteinander durch respektvolle Aufmerksamkeit und klare Botschaften fördert, schafft die Basis für produktives Arbeiten. Die kleinen Zeichen der Rücksichtnahme, wie das Beachten von Verfügbarkeiten und freundliche Emoji-Reaktionen, machen digitale Kommunikation persönlicher und angenehmer für alle – und helfen, konzentrierte Arbeitsphasen und Teamzusammenhalt zu stärken.

Wandel am Arbeitsplatz:
Wie KI und neue Jobrollen den Arbeitsalltag verändern

Aktuelle Jobs

Performance Marketing Manager (m/w/d) Frankfurt am Main

Marketing Manager (m/w/d) Heidelberg

Marketing Intern (m/f/d) Personal Care Products Wiesbaden

SEO-Manager (m/w/d) Eschborn

Content UX Manager:in (m/w/d) Mönchengladbach

Sales Manager:in im Bereich Digital Marketing & Events Hamburg

Sachbearbeiter Veranstaltungsmanagement und Customer Experience (w/m/d) Biberach

Praktikant:in im Bereich Online Marketing & (Digital-) Events Hamburg