Schlechte Nachrichten: So bringt man sie Vorgesetzten schonend bei

Nicht immer ist es die Führungsriege selber, die ihren Mitarbeiter:innen negative Nachrichten beibringen muss. Auch andersherum kann es vorkommen und man muss als Arbeitnehmer:in den Vorgesetzten etwas „beichten“. Sei es, weil man eine Deadline nicht einhalten kann, es Probleme mit Kund:innen gibt oder auch weil Projekte abgesagt worden sind. Als Mitarbeiter:in sollte man dann vor allem eines: vorsichtig vorgehen und die schlechten Neuigkeiten möglichst clever und konkret benannt überbringen.

Möglicherweise haben Mitarbeiter:innen aber auch Angst, den Vorgesetzten die schlechten Nachrichten mitzuteilen. Häufig gehört aber auch dies zum Job dazu und ein Weglaufen ist nicht möglich. Zum Glück gibt es aber Wege und Möglichkeiten, Hiobsbotschaften so schonend wie möglich zu überbringen und dabei auch das eigene Unwohlsein möglichst auf einem niedrigen Niveau zu halten.

Erst die gute, dann die schlechte Nachricht

Oftmals heißt es, dass man erst die schlechte, danach eine gute Nachricht überbringen soll. Laut einer Studie der University of California in Riverside stimmt diese Annahme jedoch nicht. Schlechte Nachrichten verfolgen eine Person eher, wenn diese zuerst überbracht wird – selbst dann, wenn im Anschluss eine gute Neuigkeit folgen sollte. In einem Experiment gingen Proband:innen besser mit schlechten News um, wenn siede auf eine gute Nachricht folgten – nicht etwa andersherum.

Allerdings spielt es für viele Angestellte keine große Rolle, was für eine schlechte Nachricht sie überbringen müssen und ob es überhaupt noch eine gute Nachricht gibt. Der erste Schritt in Richtung des Büros des:der Vorgesetzten ist meist der schwierigste.

Ursachen für die Angst, schlechte Nachrichten mitzuteilen

Die Angst davor, negative Nachrichten überbringen zu müssen, kann ganz unterschiedliche Ursachen haben. Wer sich davor fürchtet, dem:der Chef:in schlechte Nachrichten mitzuteilen, wird beispielsweise von folgenden Ängsten getrieben:

• Angst vor Unberechenbarkeit der Führungskraft: Wie wird der:die Chef:in auf die Bad News reagieren? Oft malt man sich dann das schlimmste Szenario aus.
• Scham, die Nachricht mitzuteilen: Wer die Verantwortung für die schlechten Nachrichten selber trägt, schämt sich vielleicht für einen eigenen Fehler.
• Angst vor der Schuld: Falls der:die Chef:in die Schuld dem:der Mitarbeiter:in zuschieben könnte, sorgt das oftmals ebenso für negative Gedanken.
• Trigger aus der Vergangenheit: Gab es bereits früher negative Nachrichten und schlechte Reaktionen darauf, kann dies triggern und schlechte Erwartungen wecken.

So überbringt man schlechte Nachrichten in wenigen Schritten

Selbst wenn man mit sich hadert und ein ungutes Gefühl hat – die schlechte Nachricht muss man früher oder später sowieso überbringen. Sinnvoll ist es dabei, diesen Schritt möglichst schnell zu gehen und den Kopf wieder für andere Dinge frei zu haben. Zudem hat so auch der:die Chef:in die Möglichkeit, sich mit dem Problem zu befassen und nach Lösungen zu suchen.

Mit wenigen Schritten ist es generell recht einfach möglich, den Vorgesetzten schlechte Nachrichten mitzuteilen:

1. Bewusstsein dafür schaffen, was geschehen ist

Zunächst einmal sollte man sich Gedanken darüber machen, welcher Fehler genau passiert und wie es dazu kommen konnte. Sprang beispielsweise ein:e Kund:in ab oder gab es technische Probleme, die in der Produktion zu Verspätungen führten? Wenn man sich darüber klar wird, welches Problem entstanden ist und wie es dazu kam, ist dies bereits ein wichtiger Schritt. So kann man sich auch Gedanken darüber machen, ob mehrere Teammitglieder betroffen sind, oder ob man das Problem vielleicht auch alleine lösen könnte.

2. Das Problem sachlich und prägnant beschreiben

Anschließend sollte ein ruhiger Moment gesucht werden, um mit dem:der Chef:in ins Gespräch zu gehen. Ein Gespräch zwischendurch ist eher ungeeignet. Das entstandene Problem sollte dann möglichst sachlich und konkret beschrieben werden. Rechtfertigungen dafür sollte man als Mitarbeiter:in vermeiden. Es kann zudem hilfreich sein, sich in die Lage der Führungskraft zu versetzen.

Wer an diesem Punkt zu viele Details nennt oder abschweift, strapaziert zusätzlich zur schlechten Nachricht auch noch die Geduld des Gegenübers. Das muss nicht sein. Wenn es möglich ist, kann man – wie in der oben erwähnten Studie angemerkt – vorab noch eine gute Nachricht übermitteln.

Wichtig: Weitere Gedanken zur Problematik und wichtige Informationen dazu können später immer noch eingebracht werden. Zunächst einmal sollte es immer darum gehen, das Problem zu benennen, damit zeitnah Lösungen gefunden werden können.

3. Auswirkungen für den:die Chef:in erwähnen

Nachdem man die Vorgesetzten über das Problem informiert hat, geht es darum, weitere Beteiligte zu benennen. Man selber ist oft direkt betroffen, eventuell gibt es auch Auswirkungen für den:die Chef:in. Es ist aber ebenso möglich, dass weitere Kolleg:innen betroffen sind oder gar Kund:innen. Womit haben die beteiligten Personen zu rechnen? Welche Auswirkungen kann der Fehler noch haben? Auch dies muss klar und präzise benannt werden.

4. Lösungen vorschlagen und anbieten

Macht man sich schon vorab Gedanken über eine mögliche Lösung, kann man damit bei vielen Vorgesetzten punkten. Statt auf eine Standpauke oder mögliche Lösungsvorschläge zu warten, ist es vielfach ratsamer, direkt die eigenen Gedanken mitzuteilen. Das beweist auch, dass man zu einem gemachten Fehler steht und sich damit beschäftigt, diesen wieder auszubügeln.

Hat man mehrere Lösungsansätze, kann man diese allesamt erwähnen und dann erfragen, für welche Variante das Gegenüber eventuell weitere Informationen hören möchte.

5. Das Problem beheben

Nachdem der Fehler mitgeteilt wurde und der:die Chef:in über die schlechten Nachrichten informiert worden ist, kann der letzte Schritt folgen. Die Umsetzung ist ebenso relevant. Legt man sich ins Zeug, die Fehler zu beseitigen und Probleme zu beheben, zeugt dies von Einsatzwillen. Viele Chef:innen merken sich dies und rechnen ihren Mitarbeiter:innen dies hoch an. Die praktische Umsetzung am Ende ist also ebenso wichtig.

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