Präsenzarbeit und Home Office vereint: In 4 Schritten zum hybriden Arbeitsmodell

Schon oft haben wir berichtet, dass viele Angestellte sich durch das Corona-Home-Office auch nach der Pandemie die Option wünschen, zukünftig von zu Hause aus arbeiten zu können. Nicht dauerhaft, sondern im Wechsel mit Präsenzarbeit. Viele Arbeitgeber:innen haben diesen Wunsch gehört und wollen hybride Arbeitsmodelle ermöglichen. Doch wie kann man ein solches effektiv und mit möglichst wenig Aufwand etablieren? Christian Lorenz, Mitglied der Geschäftsleitung bei der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP), erklärt im Gespräch mit Impulse die wichtigsten Schritte zum hybriden Arbeiten.

Schritt 1: Austausch mit dem Team

Ein Konzept kann noch so gut ausgearbeitet sein – es bringt nichts, wenn es nicht mit den Wünschen der Mitarbeiter:innen einhergeht. Dabei ist es wichtig zu ermitteln, was den Angestellten im Home Office gefallen hat, welche Kritikpunkte es gibt und welche Ansprüche sie an ein hybrides Arbeitsmodell stellen. Das kann je nach Größe des Unternehmens in Form von Gesprächen oder großen Umfragen geschehen.

Schritt 2: Die Modellentwicklung

Die gesammelten Ergebnisse müssen nun von der Führungsetage ausgewertet und in Maßnahmen umgewandelt werden. Die erste Frage, die sich stellt, ist, wie viele Tage pro Woche man das Home Office anbieten möchte. Und sollen das feste Tage sein, oder können die Mitarbeiter:innen frei darüber entscheiden, welche Wochentage sie für die Heimarbeit nutzen? Lorenz erklärt gegenüber Impulse, dass die meisten Unternehmen ein zwei-drei oder drei-zwei-Modell einführen: Also beispielsweise zwei Tage Home Office und drei Tage Präsenz. Empfehlenswert ist es laut Lorenz, den einzelnen Teams Handlungsspielraum zu gewähren.

Es reicht also aus, eine grobe Vorgabe zu liefern, an der die Angestellten sich orientieren. Intern können die verschiedenen Abteilungen oder Teams dann selbst entscheiden, wie sie das Arbeitsmodell umsetzen. Entscheidend sind dabei Faktoren wie der Aufgabenbereich, aber auch private Unterschiede, wie Elternschaft, Anfahrtsweg und Co. Anschließend sollte das Konzept über einen bestimmten Zeitraum über getestet werden.

Schritt 3: Das Organisatorische

Damit das Home Office auch klappt, sollte zunächst sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter:innen zu Hause technisch gut ausgestattet sind. Während ein Laptop zu beginn des Lockdowns vielleicht ausgereicht hat, ist jetzt mehr nötig: Zum Wohle der Gesundheit sollten große Bildschirme sowie externe Mäuse und Tastaturen bereitstehen. Am besten wäre zudem auch ein ergonomischer Bürostuhl, wenn die Gegebenheiten zu Hause es zulassen. Webcam und Headset beziehungsweise Mikrofon sind ebenfalls wichtige Investitionen, die Meetings erleichtern. Hier sollten Arbeitgeber:innen ihre Angestellten finanziell unterstützen – vielleicht lohnt sich ja auch eine günstigere Sammelbestellung bei einem Großhändler.

Und apropos Meetings: Auch für diese sollte es Regelungen geben. Zu wichtigen Besprechungen sollten alle Angestellten anwesend sein und für die Home-Office-Leute darf kein Nachteil entstehen, nur weil sie nicht vor Ort sind. Lorenz empfiehlt gegenüber Impulse hier die Einführung eines festen Tages, an dem alle Präsenzarbeit machen und alle wichtigen Meetings stattfinden. Alternativ sollten die Besprechungen einfach virtuell stattfinden, sodass alle Mitarbeiter:innen sich von ihrem Endgerät aus einwählen können.

Schritt 4: Das Arbeitsrecht klären

Zunächst ist ein Blick in die Arbeitsverträge der Mitarbeiter:innen wichtig. Ist in diesen ein fester Arbeitsort vorgeschrieben, muss eine Änderung stattfinden. Das kann ganz einfach durch Zusatzvereinbarungen festgehalten werden. Doch wie steht es mit Arbeits- beziehungsweise Unfallschutz und Versicherung? Und ist die mobile Arbeit auf einen bestimmten Raum festgelegt? Können Angestellte beispielsweise einfach im Ausland arbeiten? Erklärungen zu diesen Themen findest du in unserem aktuellen Artikel zum Arbeitsrecht beim mobilen Arbeiten.

Die vier erklärten Schritte sind in vielen Unternehmen einfacher umzusetzen, als gedacht. Die Coronapandemie hat gezeigt, dass selbst ein spontaner Wechsel aufs Home Office klappen kann – ein organisierter, geplanter Wechsel zum hybriden Arbeiten muss also keine große Hürde darstellen. Stattdessen sollte der Umstieg als Chance verstanden werden, die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen zu erfüllen und so das Arbeitsklima sowie die Zufriedenheit der Angestellten langfristig zu verbessern und damit auch die Produktivität des eigenen Unternehmens.

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