Selbstbestimmung am Arbeitsplatz: So können Unternehmen die partizipative Dienstplanung erfolgreich umsetzen

Aktuell stehen deutsche Unternehmen zweifellos vor großen Herausforderungen. Knapp ein Viertel der Berufstätigen in Deutschland erwägt gegenwärtig einen beruflichen Wechsel.  Laut Berechnungen werden im öffentlichen Dienst im Jahr 2030 voraussichtlich rund 140.000 IT-Fachkräfte fehlen, im Gastgewerbe fehlen bereits jetzt 50.000 Fachkräfte, und fast die Hälfte aller Personalabteilungen im Einzelhandel meldete Ende des letzten Jahres einen Personalmangel. Um dieser Situation entgegenzuwirken, müssen Unternehmen ihre Personalplanung mitarbeiter:innenfreundlicher gestalten. Denn Mitbestimmung und Flexibilität sind heute nicht mehr nur nette Zusatzleistungen, sondern unverzichtbar.

Ein erprobter und innovativer Ansatz ist die partizipative Dienstplanung. Das HR-Konzept hat sich in den letzten Jahren insbesondere in den skandinavischen Ländern erfolgreich etabliert. Doch was genau verbirgt sich hinter der partizipativen Dienstplanung? Welche konkreten Vor- sowie Nachteile ergeben sich daraus und wie können Unternehmen den Ansatz effektiv umsetzen?

Mitbestimmung im Fokus

Eine der einflussreichsten Entwicklungen der modernen Arbeitswelt ist die zunehmende Bedeutung von Selbstbestimmung und Mitspracherecht. Top-Down-Entscheidungen und starre Arbeitszeiten werden heute nicht mehr einfach so hingenommen. Stattdessen haben flexible Arbeitszeiten, Remote Work und Home Office Einzug gehalten. Das große Stichwort: Work-Life-Balance.

In vielen Bereichen ist diese jedoch nicht einfach so möglich. Insbesondere für Frontline Worker, wie etwa Pflegepersonal oder Angestellte im Einzelhandel und Gastgewerbe. Ein stattdessen erfolgreicher Ansatz zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen in jenen Bereichen ist die partizipative Dienstplanung. Diese ermöglicht es den Arbeitskräften, an Planungs- sowie Entscheidungsprozessen teilzuhaben und so ihre Arbeitszeiten aktiv zu beeinflussen.

Wie die Dienstplanung zum Gamechanger wird

Im Gegensatz zur herkömmlichen Top-Down-Planung werden bei der partizipativen Planung alle Mitarbeiter:innen aktiv in den Prozess der Erstellung und Gestaltung von Dienstplänen einbezogen. Anstatt dass allein das Management die Pläne festlegt, haben sie die Möglichkeit, ihre Präferenzen, Verfügbarkeiten und Bedürfnisse frei zu äußern. So können sie mittels Self-Service-Funktionen beispielsweise auf bevorzugte Schichten bieten, diese untereinander tauschen oder persönliche Präferenzen und Informationen selbstständig angeben. Durch den Dialog und die Zusammenarbeit entsteht ein partizipativer sowie demokratischer Prozess. Das Besondere dabei ist, dass Führungskräfte trotz des großen Wertes, der auf die aktive Beteiligung aller gelegt wird, stets die letzte Kontrollinstanz behalten. So kann sichergestellt werden, dass die Planung des Arbeitsalltags selbstbestimmt und dennoch kontrolliert erfolgt.

Die Implementierung des Ansatzes bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die Einbindung in den Planungsprozess fühlen sich die Angestellten wertgeschätzt, was zu einer erhöhten Mitarbeiter:innenbindung und einer Reduzierung der Fluktuation führt. Die Flexibilität sowie individuelle Anpassung der Dienstpläne ermöglichen es ihnen, eine bessere Work-Life-Balance zu realisieren und ihre beruflichen sowie privaten Verpflichtungen effektiv miteinander zu vereinbaren. Dies führt zu einer Steigerung der Arbeitszufriedenheit – und letztendlich zu einer höheren Produktivität sowie Qualität.

Erfolgsfaktoren für eine effektive Umsetzung

Eine erfolgreiche Umsetzung der partizipativen Dienstplanung erfordert Geduld und den Mut, etwas Neues auszuprobieren. Immerhin geschieht die Implementierung nicht einfach über Nacht. Um dabei das volle Potenzial auszuschöpfen, lohnt es sich, die folgenden Erfolgsfaktoren zu beachten.

Zunächst ist es von großer Bedeutung, dass die Unternehmensleitung das Konzept uneingeschränkt unterstützt und eine offene Unternehmenskultur fördert, die auf Vertrauen und Kommunikation basiert. Dabei ist es entscheidend, den Arbeitskräften klare Richtlinien und Rahmenbedingungen zu geben, innerhalb derer sie ihre Dienstpläne gestalten können.

Eine weitere essenzielle Komponente ist die aktive Einbeziehung aller Angestellten in den Planungsprozess, wobei ihre individuellen Bedürfnisse und Wünsche bestmöglich berücksichtigt werden sollten. Hierbei können moderne Tools unterstützend eingesetzt werden, um den Prozess zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Eine transparente Kommunikation spielt ebenfalls eine herausragende Rolle, um Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen zu stärken. Regelmäßiges Feedback sowie die Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung sind weitere wichtige Aspekte, die berücksichtigt werden sollten.

Der Worst Case: Potenzielle Stolpersteine

Und was, wenn dann doch mal nicht alles funktioniert? Es ist wahrscheinlich naiv davon auszugehen, dass bei der Umsetzung eines grundsätzlich anderen Planungskonzepts nichts schiefgehen kann.

Nehmen wir ein Beispiel: Angenommen, ein Unternehmen beschließt überstürzt, die partizipative Dienstplanung als neue HR-Strategie einzuführen. Es gibt keine ausreichende Vorbereitung und auch klare Richtlinien fehlen. Die Arbeitskräfte werden einfach kurzerhand ermutigt, ihre individuellen Präferenzen sowie Verfügbarkeiten für die Planung anzugeben und fortan aktiv am Planungsprozess teilzunehmen. An sich eine vielversprechende Idee. Dennoch können dabei einige problematische Folgen eintreten:

• Konfliktpotenzial: Wenn die Beteiligten unterschiedliche Präferenzen und Bedürfnisse haben, kann dies zu Konflikten führen. Einige Arbeitskräfte könnten unzufrieden werden, da ihre Wünsche nicht berücksichtigt werden. Solche Konflikte können die Zusammenarbeit, Motivation und Arbeitsatmosphäre nachhaltig beeinträchtigen.
• Ungleichheiten: Eine ungeplante partizipative Dienstplanung kann dazu führen, dass Arbeitskräfte bevorzugt oder benachteiligt werden. Wenn einige beispielsweise mit größerem Einfluss oder besseren Beziehungen bevorzugt behandelt werden, könnte dies zu Ungerechtigkeiten führen. Es erfordert eine faire und transparente Planung, um solche Ungleichheiten zu vermeiden.
• Planungsflexibilität: Die Einbindung aller Angestellten in den Dienstplanungsprozess kann die Flexibilität des Managements bei kurzfristigen Änderungen oder Anpassungen stark verringern. Um dies zu vermeiden, braucht es gut durchdachte Notfallpläne und Strategien.
• Frustration und Demotivation: Aufgrund der oben genannten Probleme können Arbeitskräfte frustriert und demotiviert werden. Sie fühlen sich möglicherweise überhört oder unfair behandelt, da ihre Wünsche nicht erfüllt werden können. Dadurch kann sich die Arbeitsatmosphäre maßgeblich verschlechtern, da Misstrauen, Unzufriedenheit und ein Gefühl der Ungerechtigkeit vorherrschen.

Um solche negativen Folgen für das Unternehmen zu verhindern, ist es essenziell, dass das Management transparent und klar kommuniziert, warum bestimmte Wünsche nicht erfüllt werden können. Immerhin kann das Erklären von Gründen – wie betriebliche Anforderungen, rechtliche Vorgaben oder Einschränkungen – dazu beitragen, das Verständnis der Arbeitskräfte zu fördern. Darüber hinaus sollten Alternativen oder Kompromisse in Betracht gezogen werden, um die Mitarbeiter:innenzufriedenheit zu verbessern, selbst wenn nicht alle individuellen Wünsche erfüllt werden können. Schlussendlich ist es jedoch unabdinglich, die Umstellung auf den partizipativen Ansatz sorgfältig zu planen, klare Richtlinien festzulegen und die Einführung ausreichend vorzubereiten.

Mit großen Schritten gen Zufriedenheit und Motivation

Die partizipative Dienstplanung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und ihre Belegschaft. Durch die aktive Einbeziehung aller Angestellten in den Prozess können Motivation und Arbeitszufriedenheit gesteigert werden. Dabei ermöglicht die gewonnene Flexibilität eine bessere Work-Life-Balance und eine individuellere Gestaltung der Arbeitszeiten.

Natürlich sind eine sorgfältige Planung und Umsetzung erforderlich, um die Herausforderungen zu bewältigen. Doch mit sorgfältiger Vorbereitung und dem Mut, etwas Neues auszuprobieren, hat die partizipative Dienstplanung das Potenzial, zu einer Win-win-Situation zu führen – von der sowohl das Unternehmen als auch die Arbeitskräfte langfristig profitieren.

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