„Hallo? Hört ihr mich?“ – Deshalb sind Videokonferenzen oft so nervig für uns

„Hört man mich?“ – das ist der wohl am häufigsten fallende Satz in Videokonferenzen. Probleme mit der Technik sorgen dafür, dass die eigentlich ganz praktischen digitalen Zusammenkünfte schnell zum nervigen Ärgernis für Teilnehmende werden. Warum Videokonferenzen so anstrengend und nervig sein können, hat Owl Labs, ein Unternehmen für 360°-Videokonferenzlösungen, in Zusammenarbeit mit YouGov untersucht.

Technische Probleme als größtes Ärgernis

Missverständnisse in Videokonferenzen sind oft die Folge von technischen Problemen. Wird etwas falsch verstanden, beispielsweise eine Arbeitsanweisung, geben 36 Prozent der Befragten eine schlechte Tonqualität als Grund dafür an. 30 Prozent schieben es auf die Bild- und Videoqualität und 41 Prozent nennen noch weitere Gründe wie eine schlechte Internetverbindung. Eines der Hauptprobleme hier ist, dass viele Unternehmen durch die Pandemie zwangsweise aufs Home Office umsteigen mussten. 2020 gab es wenig Möglichkeiten, Mitarbeiter:innen und Arbeitsprozesse darauf vorzubereiten.

Heute, knapp zwei Jahre später, haben viele Teams gute Lösungen gefunden, um das Geschäft auch digital am Laufen zu halten. Doch die Technik bleibt ein Knackpunkt, denn nicht jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, seine Angestellten mit modernster Technik für das Home Office auszustatten. Hinzu kommt die schlechte digitale Infrastruktur in Deutschland, wodurch eine schnelle Internetverbindung in vielen Regionen einfach nicht gegeben ist. Frank Weißhaupt ist als CEO von Owl Labs oft mit dem Thema konfrontiert und bietet mit seinem Unternehmen Lösungen dafür an, wodurch auch die vorliegende Studie entstand. Er meint dazu:

Diese Ergebnisse sind ein Zeichen dafür, dass sich die Technik für Videokonferenzen dringend weiterentwickeln muss. Die Pandemie hat die technischen Anforderungen an Arbeitsplätze langfristig verändert, die Anzahl der beruflichen Videokonferenzen wird auch zukünftig hoch bleiben. Eine gute Internetverbindung und effektive Kollaborationstools sind Grundvoraussetzung für erfolgreiche moderne Zusammenarbeit und Arbeitgebende können mit dem Angebot der passenden Technik dazu beitragen.

Missverständnisse durch fehlende Körpersprache

Witze und Ironie sind sprachliche Feinheiten, die stark von der Betonung und Körpersprache abhängig sind. Kein Wunder also, dass diese in Videokonferenzen oft nicht erkannt und missverstanden werden. 24 Prozent der Befragten sehen das ähnlich und schieben Missverständnisse darauf, dass sie die Körpersprache ihres Gegenübers nicht richtig wahrnehmen können. Laut der Studie trifft das etwas häufiger auf Männer (26 Prozent) als auf Frauen (21 Prozent) zu. Gute Webcams, Mikros und eine starke Internetverbindung wären also dringend nötig, um Videokonferenzen zu einem wirklich produktiven Austausch zu machen, bei dem auch sprachliche Feinheiten beachtet werden können. Weißhaupt erklärt dazu:

Für die erhöhte Frequenz an Videokonferenzen, die einige Berufsgruppen seit spätestens 2020 erfahren, eignen sich starre Frontalkameras nur noch bedingt. Wir entdecken aktuell, dass Körpersprache und sprachliche Feinheiten langfristig eine große Rolle in der Zusammenarbeit spielen. Daher plädieren wir für mehr Bewegungsfreiheit in Videomeetings für einzelne Teilnehmende in hybriden Konferenzen, aber auch für eine bessere Sichtbarkeit des Teams als Ganzen. Portraitkacheln, die nur einen Bruchteil der Teilnehmenden zeigen, und damit die sichtbaren Bewegungen stark einschränken, sind nicht mehr zeitgemäß. Wir brauchen inklusivere Technik, die sich den Bedürfnissen hybrider Teams anpasst.

Ein weiteres Problem sind Zwischenrufe und die Teilnahmebereitschaft. Es ist keine Seltenheit, dass sich Kolleg:innen aufgrund der Verzögerungen von Bild und Ton gegenseitig ins Wort fallen. Aus Angst davor unhöflich zu wirken, melden sich Teilnehmende daher gar nicht erst zu Wort, wie 25 Prozent der Befragten zugeben. Dieses Verhalten ist besonders bei jüngeren Mitarbeiter:innen spürbar. Hier geben 43 Prozent an, dass sie lieber stillschweigen, um niemanden zu unterbrechen. 17 Prozent beklagen aber gleichzeitig, dass die anderen Teilnehmenden gar nicht mitbekommen würden, wenn sie doch etwas sagen wollten.

Mit steigendem Alter nimmt die Angst davor, jemandem ins Wort zu fallen, ab. In der Altersgruppe 25 bis 34 Jahre sind es noch 33 Prozent und in der Gruppe der über 55-Jährigen sogar nur noch zwölf Prozent. Hier stellt sich die Frage nach dem Warum. Vielleicht hilft Erfahrung dabei, besser einschätzen zu können, wann der passende Zeitpunkt zum Sprechen ist. Oder es handelt sich um Personen, die generell kein Problem damit haben, andere zu unterbrechen – auch in Meetings, die in physischer Präsenz stattfinden.

Wie können die Probleme gelöst werden?

Eine gute technische Ausstattung sowie eine ordentliche Interverbindung sind wohl die Grundsteine für erfolgreiche Videokonferenzen. Hier bleibt jedoch die Frage nach der Kostenübernahme bestehen. Wenn Arbeitgeber:innen die Möglichkeit haben, sollten sie versuchen ihren Angestellten diesbezüglich unter die Arme zu greifen. Wenn die Beschaffung von Webcams und Co. aber an den Arbeitnehmer:innen hängen bleibt, sollten diese unterstützt werden. Zwar hat die Home-Office-Pauschale es 2020 und 2021 erlaubt, auch das Corona-Home-Office steuerlich geltend zu machen, doch in der Praxis konnten nicht alle davon profitieren. Hier sollte es bessere steuerrechtliche Lösungen geben, die Beschäftigte entlasten und den Kauf moderner Technik möglich machen. Außerdem muss weiter in die digitale Infrastruktur investiert werden. Zusätzlich gibt Weißhaupt zu bedenken:

Damit virtuelle Zusammenarbeit langfristig Erfolg hat, müssen wir in Videomeetings inklusivere Ansätze verfolgen, und stärker auf unsere Gesprächsetikette achten. So nur bekommen alle eine Chance, einen Beitrag zu leisten, auch leisere, schüchterne oder unerfahrenere Teammitglieder. Die technischen Gegebenheiten erfordern es, stärker als bei analogen Meetings, dass alle Anwesenden aktiv einbezogen werden. Das liegt in der Verantwortung des Managers oder der Person, die das Gespräch führt.

Videokonferenzen sind also auch stark von der Moderation abhängig, die hier mehr noch als in analogen Meetings dafür sorgen sollte, dass die Redeanteile der Teilnehmenden gleichmäßig verteilt sind. So wünschen sich auch 22 Prozent der Befragten, dass es in ihren digitalen Meetings eine klare Agenda gibt und alle, die etwas sagen möchten, zu Wort kommen können.

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