Wenn Wissen einfach verschwindet: Das unterschätzte Risiko in Unternehmen

Wissen ist in Unternehmen quasi eine eigene Währung: Es entscheidet über Innovation, Wettbewerbsfähigkeit – und nicht zuletzt darüber, wie reibungslos der Alltag läuft. Doch genau hierin liegt ein Problem, das viele Organisationen unterschätzen. Aktuelle Zahlen aus dem Hernstein Management Report zeigen: Rund 60 Prozent der Führungskräfte in Deutschland und Österreich beobachten, dass Wissen im Unternehmen häufig nicht weitergegeben wird. Statt zu zirkulieren, bleibt es bei Einzelnen hängen oder verschwindet im schlimmsten Fall ganz.

Wissen bleibt zu oft in Köpfen stecken

Dass Wissen nicht automatisch weiterfließt, hat viele Gründe. Oft fehlt es schlicht an klaren Strukturen. Übergaben sind unzureichend organisiert, Zeit ist knapp, und nicht jede:r weiß, wie sich Wissen sinnvoll dokumentieren oder teilen lässt. Das Ergebnis: Know-how wird personengebunden – und geht verloren, sobald Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder intern die Rolle wechseln.

Besonders kritisch wird es beim Offboarding. Wenn ausscheidende Arbeitnehmer:innen ihr Wissen nicht systematisch übergeben, entstehen Lücken, die sich später nur schwer schließen lassen. Unternehmen verlieren dadurch nicht nur Informationen, sondern auch Erfahrungswerte und Kontextwissen, das sich nicht einfach nachlesen lässt.

Neue Mitarbeitende bekommen fehlendes Wissen nicht vermittelt

Gleichzeitig zeigt die Studie ein weiteres Spannungsfeld: Rund sieben von zehn Führungskräften sind der Meinung, dass neue Mitarbeitende nicht ausreichend qualifiziert ins Unternehmen kommen. Das hängt unter anderem mit dem Fachkräftemangel zusammen, aber auch damit, dass Anforderungen immer spezifischer werden.

Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen Wissen nicht nur bewahren, sondern auch aktiv aufbauen. Einarbeitung, Training und kontinuierliche Qualifizierung werden damit zu zentralen Aufgaben. Ohne diese Investitionen droht ein doppelter Verlust, fehlendes Wissen bei Neueinsteiger:innen und verlorenes Wissen bei erfahrenen Kräften.

Fehlendes Wissen erlangt man am besten während der Arbeit

Wenn es um Weiterbildung geht, zeigt sich ein klarer Trend: Lernen passiert vor allem im Job selbst. So messen insgesamt 84 Prozent der Führungskräfte dem sogenannten Learning by Doing sowie dem informellen Austausch eine große Bedeutung bei. In Deutschland stimmen dieser Aussage 81 Prozent zu und in Österreich sogar 88 Prozent.

Das klingt zunächst positiv, schließlich ist praxisnahes Lernen oft besonders effektiv. Kollegiale Beratung, spontane Gespräche oder gemeinsames Problemlösen fördern nicht nur Wissenstransfer, sondern auch den Team-Zusammenhalt. Doch genau hier liegt auch ein Risiko: Informelles Lernen ist schwer greifbar. Es hängt stark von einzelnen Personen ab und wird selten dokumentiert. Ohne klare Strukturen bleibt Wissen zufällig und damit anfällig für Verluste.

Formale Weiterbildungsangebote bleiben deshalb weiterhin wichtig. So sehen durchschnittlich 75 Prozent interne Schulungen als zentral an, während 60 Prozent externe Trainings für relevant halten. Erst das Zusammenspiel aus beidem – informell und strukturiert – schafft nachhaltigen Wissensaufbau. Hierbei können auch neue Vernetzungs-Tools im Ki-Kontext helfen, welche Wissens-Silos aufbrechen sollen. Eine neue Herangehensweise bieten unter anderem die Work Space Agents in ChatGPT von OpenAI:

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Weiterentwicklung von GPTs:

OpenAI führt Workspace Agents in ChatGPT ein

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Weiterbildung lohnt sich – auch finanziell

Dass sich die Arbeitswelt rasant verändert, spüren auch Unternehmen. Aus diesem Grund sind drei Viertel der Führungskräfte davon überzeugt, dass kontinuierliche Weiterbildung heute unverzichtbar ist. Besonders auf höheren Management-Ebenen wächst diese Einsicht noch weiter. Die Gründe dafür sind vielfältig:

• 19 Prozent nennen steigende Anforderungen an Soft Skills und Führung
• 17 Prozent verweisen auf die zunehmende Dynamik und Veränderung
• 14 Prozent sehen die wachsende Komplexität von Aufgaben als Treiber:in

Mit anderen Worten: Fachwissen allein reicht längst nicht mehr. Kommunikationsfähigkeit, Anpassungsfähigkeit und strategisches Denken werden immer wichtiger.

Zudem sind acht von zehn Führungskräften der Meinung, dass sich Weiterbildung auch im Gehalt widerspiegeln sollte. Lernen wird also nicht nur als Pflicht gesehen, sondern auch als Investition, für Mitarbeitende ebenso wie für Unternehmen. Gleichzeitig gibt es jedoch Hürden. Wenn Weiterbildung an Bedeutung verliert, liegt das laut Befragten vor allem an hohen Kosten (21 Prozent) und fehlenden passenden Angeboten (19 Prozent). Obwohl der Bedarf an Weiterbildungen steigt, gelingt es vielen Organisationen einfach nicht, passende und bezahlbare Lösungen bereitzustellen.

Wissen braucht Struktur – und Kultur

Und welche Art von Wissen würden Mitarbeitende gerne erlangen? Laut der Studie sind vor allem Social Skills gefragt (13 Prozent), gefolgt von Krisen- und Konflikt-Management (zehn Prozent) und Personalführung (neun Prozent). Fachliche Fortbildung bleibt also weiterhin wichtig, doch der Fokus verschiebt sich zunehmend auf zwischenmenschliche und strategische Kompetenzen.

Die Ergebnisse machen eines deutlich: Wissenstransfer passiert nicht von allein. Ohne klare Prozesse, ohne aktive Förderung durch Führungskräfte und ohne passende Lernangebote bleibt Wissen fragmentiert. Zudem wird das Wissen innerhalb eines Unternehmens nur stückchenweise weitergegeben, weshalb es zu größeren Produktivitätsverlusten kommen kann. Häufig wird dem Offboarding zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt, wodurch wertvolles Wissen im Unternehmen verloren geht. Ein strukturiertes Wissens-Management kann dazu beitragen, Wissen systematisch zu sichern und zugänglich zu machen. Gabriele Fantl, Leiterin des Bereichs Vertrieb und Projekt-Management des Bildungsinstituts Hernstein, sagt hierzu:

Informeller Austausch und kollegiale Beratung ermöglichen einen unmittelbaren Wissenstransfer im Arbeitskontext und fördern Zusammenarbeit und Vertrauenskultur. Gleichzeitig bieten externe Schulungen strukturierte Impulse, neue Perspektiven und methodische Vertiefung. Entscheidend ist das Zusammenspiel beider Lernformen. Informelles Lernen ist dabei häufig stark von einzelnen Personen abhängig. Ohne klare Standards oder Dokumentation besteht das Risiko, dass Wissen nicht systematisch gesichert wird.

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Zwischen Fachkräftemangel, Flexibilität und Umsetzungsfrust