Meetings durch Mails ersetzen: Wie sinnvoll ist das?

Bevor du das nächste Meeting ansetzt, solltest du dich fragen: Ist eine Mail nicht vielleicht auch ausreichend? Wir erklären, in welchen Fällen das angebracht ist und wann du lieber auf das herkömmliche Meeting zurückgreifen solltest. Eigentlich hast du einen Berg an Aufgaben auf deiner To-do-Liste. Aber Meetings – derzeit oft über Zoom oder Google Meet – führen immer wieder zu Unterbrechungen, die dir Zeit rauben. Hinterher kommt die ernüchternde Erkenntnis: Eigentlich hätte nicht jeder Anwesende dabei sein müssen. Die Konferenz hat weder mehr Klarheit, noch mehr Informationen zur Erledigung der Aufgaben gebracht. Kommt dir das bekannt vor? Dann gehörst du nicht zu den einzigen Verantwortlichen oder Teilnehmern, die sich fragen: Muss das wirklich sein?

E-Mails werden immer beliebter

Gerade wenn Mitarbeiter an verschiedenen Orten verstreut arbeiten, sind E-Mails das Kommunikationsmittel der Wahl. Das zeigt der Hernstein Management Report 02/2019, der Führungskräfte befragt hat. Die Mehrheit (65 Prozent) betrachtet die E-Mail als den wichtigsten Kanal für den Wissensaustausch. Erst dann folgen Meetings (57 Prozent), die regelmäßig genutzt werden. Im Kommen ist aber auch der Messenger-Dienst WhatsApp, der von 32 Prozent der Befragten beruflich genutzt wird. Ein ähnliches Ergebnis in Bezug auf die Beliebtheit von E-Mails zeigt die folgende Grafik von Statista. Demnach ist das E-Mail-Volumen in den letzten Jahren erheblich gestiegen – privat wie beruflich. Im Jahr 2018 allein wurden in Deutschland 848,1 Milliarden E-Mails versendet.

Wann lieber herkömmliche Meetings anordnen?

Je größer das Unternehmen, desto mehr Meetings finden statt. Einer Analyse des Marktforschungsinstituts Harris im Auftrag des kalifornischen Softwareanbieters Clarizen zufolge verlieren Beschäftigte allerdings weltweit im Schnitt 4,5 Stunden pro Woche durch Meetings, Konferenzen und Besprechungen.

Das muss nicht sein, wenn Meetings nur dann abgehalten werden, wenn sie wirklich nötig sind, sie vernünftig organisiert sind, und das Meeting einen Mehrwert für alle Beteiligten bietet. Sonst ist der Frust über die verlorene Arbeitszeit groß. Das zeigt der Meeting Report 2019 des Online Terminplaners Doodle.

44 Prozent der Arbeitnehmer sagten, dass sie zu wenig Zeit hätten, ihre restliche Arbeit zu erledigen, wenn ein Meeting schlecht organisiert wurde. 43 Prozent gaben an, dass unklare Handlungen zu Verwirrungen führten.

Wann sind Meetings nötig?

Häufig werden Meetings dazu genutzt, um Projekte zuzuweisen, deren Fortschritte zu überwachen und Rechenschaft gegenüber Stakeholdern abzulegen. Der Softwareanbieter Boomerang empfiehlt, die Ziele eines jeden Meetings zu definieren und anschließend zu überlegen, ob diese Ziele genauso gut per Mail erreicht werden können. Meetings seien daher unbedingt nötig, wenn:

• ein Echtzeit-Feedback erwünscht ist
• alle Teilnehmenden die Chance bekommen sollen, gleichzeitig gehört zu werden
• Mitarbeiter Zeit bekommen sollen, sich auszutauschen und Handlungspunkte zu erörtern
• zusätzlich Bild und Ton ins Spiel kommen

Wie organisierst du Meetings? Ein Beispiel

Die Deutsche Bahn hat einen hilfreichen Meeting-Knigge veröffentlicht, der als Beispielrahmen dienen könnte. Für einen effizienten Besprechungsverlauf müssten demnach Rechte und Pflichten sowohl für Teilnehmer als auch für die Besprechungsleitung festgelegt werden. Für die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung hält die Deutsche Bahn Checklisten mit Grundlagen bereit.

Wann bieten Meetings einen Mehrwert?

Mitarbeiter werden durch das Meeting kurzfristig aus ihrem Arbeitsfluss gerissen. Somit sinken sowohl Effizienz als auch Produktivität. Besprechungen können jedoch einen Mehrwert bieten, wenn sie produktiv und ergebnisorientiert ablaufen. Mit Meetings lassen sich unter anderem:

• Schnittstellen klären für verschiedene Arbeitsmaßnahmen
• Zeitpläne abstimmen
• Verbesserungsprozesse vorantreiben
• neue Ideen entwickeln
• das Wir-Gefühl und der Zusammenhalt stärken
• Missverständnisse und Konflikte ausräumen

Wann reichen E-Mails aus?

Per E-Mail solltest du nur Fakten und Sachverhalte verschicken, die nicht weiter zu diskutieren sind. Statt eines Meetings lieber eine E-Mail schreiben kannst du, wenn:

• nur der aktuelle Stand eines Projektes präsentiert werden soll
• Antworten gesammelt werden sollen
• Feedback erwünscht ist (häufig dann, wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Orten oder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten und auf ein Echtzeit-Feedback verzichtet werden kann)
• generell Informationen weitergegeben werden sollen
• die Mitarbeiter Updates erhalten sollen

Tipps zur erfolgreichen E-Mail-Umsetzung

Du ersetzt die nächste Konferenz oder das nächste Meeting durch eine Mail? Im Folgenden bekommst du noch ein paar Tipps zur erfolgreichen Umsetzung.

1. Klarheit schaffen: Erkläre und begründe allen, dass du dich absichtlich gegen die Vereinbarung eines Treffens entschieden hast.

2. Kurze Mails: Versuche, jede Mail in ihrem Umfang zu begrenzen und die Anzahl der Themen gering zu halten. Du musst zwar insgesamt mehr Nachrichten versenden, findest diese aber schneller durch den Betreff wieder, wenn du später auf die Mails verweisen musst.

3. Timing beachten: Arbeitest du mit Teammitgliedern, die in verschiedenen Zeitzonen leben und arbeiten, vermeide es, Mails zu ungünstigen Zeiten zu versenden. Die Empfänger könnten sich unter Druck gesetzt fühlen, sofort antworten zu müssen. Hier ist die Funktion „Später senden“ hilfreich.

4. Immer nachfassen: Wie nach einer Besprechung, solltest du auch nach einer E-Mail-Aktion bei deinem Team nachhaken und Feedback einfordern.

5. Dokumentiere alles: Bevor du die erste Mail verschickst, generiere einen detaillierten Dokumentationsplan zum Projekt. In deinen Team Mails kannst du darauf verlinken, sodass du nicht alle Details in jeder einzelnen Mail angeben musst. Während das Projekt voranschreitet, fügst du immer wieder Einzelheiten zur Dokumentation hinzu.

Die Lösung liegt in der goldenen Mitte

Jeder Kommunikationskanal hat seine Vor- und Nachteile. Hier gilt es, nach Prioritäten abzuwägen. Ist ein Meeting nötig oder die Kommunikation per E-Mail zeitsparender? Alternativ stehen weitere Messenger-Dienste oder Aufgabenverwaltungsdienste zur Verfügung, die bei der Arbeitsverteilung nützlich sein können, wie zum Beispiel Trello und Asana oder auch WhatsApp. Projekte lassen sich zudem in Channels wie zum Beispiel Slack oder Microsoft Teams organisieren. Damit können Projektbeteiligte Ideen teilen und Entscheidungen einfacher und schneller treffen. Überlege also, welcher Weg am geeignetsten ist. Manchmal ist der Mittelweg die beste Lösung: Eine Mischung aus verschiedenen Kommunikationsformen.