Ein Guide für die Chefetage: So funktioniert erfolgreiches Delegieren

Das größte Problem in den Chefetagen ist oft die Angst vor dem Machtverlust. Der damit zusammenhängende Diskurs ist omnipräsent, wenn es um Arbeit 4.0 geht. Und wegen der Coronapandemie sind derzeit viele Berufstätige verunsichert. Millionen von Menschen arbeiten – manche zum ersten Mal – im Home Office. Da könnte es vielen Führungskraftwagen schwer fallen, Verantwortung abzugeben. Aber New Work (und sei es nur den Umständen geschuldet) braucht New Management; und genau daran hapert es häufig noch. Zu viele Führungskräfte halten an alten Mustern fest und haben förmlich Angst davor, Verantwortlichkeiten abzugeben. Damit soll nun Schluss sein. Anstatt nur negativ über die Einstellung mancher Chefs zu berichten, wollen wir diesmal Tipps für erfolgreiches Delegieren geben – die wirklich jeder umsetzen kann, auch du.

Warum fällt das Delegieren so schwer?

Wie bereits gesagt, ist einer der Hauptgründe dafür die Angst vor dem Machtverlust. Dahinter steckt leider oft ein Kontrollzwang, der für ein kreatives, agiles und effektives Arbeitsumfeld kontraproduktiv ist. Denn liegen zu viele Verantwortlichkeiten bei der Führungskraft, werden Entscheidungswege unnötig verlängert. Ein weiterer Grund für die Angst vor dem Delegieren ist die Sorge als faul zu gelten. So denken einige, dass das Verteilen von Aufgaben ein Zeichen für Faulheit sei und die eigene Reputation bei den Mitarbeitern deshalb sinke. Dabei kann eine effiziente Aufgabenteilung das Teamwork verbessern und dabei Vertrauen untereinander aufbauen. Und apropos Vertrauen: Dieses sollten Chefs grundsätzlich gegenüber ihren Angestellten haben. Denn viel zu oft scheitert das Delegieren daran, dass die Führungskraft befürchtet, ein Mitarbeiter könne die Aufgabe nicht so gut erledigen wie man selbst. Hinzu kommt, dass viele Arbeitnehmer sich nach Herausforderungen und wechselnden Aufgaben sehnen. Dies kann durch das Delegieren unterstützt werden und so für mehr Mitarbeiterzufriedenheit sorgen.

Wann solltest du delegieren?

Neben deinen regulären Verantwortungen als Führungskraft gibt es Aufgaben, die du ganz einfach an deine Mitarbeiter abgeben kannst. Wie gesagt, gehört dazu ein Grundvertrauen, das du ihnen entgegenbringen solltest. Fällt es dir sehr schwer, taste dich langsam vor. Delegiere eine Aufgabe und warte das Ergebnis ab. Du könntest überrascht sein, wie gut das Resultat möglicherweise ausfällt und wie viel Zeit du dadurch einsparen konntest. Nach diesem ersten Erfolg kannst du dich immer weiter und weiter wagen, bis das Abgeben von Verantwortlichkeiten dir nicht mehr so schwerfällt. Zur Hilfe hier eine Übersicht mit Aufgaben, bei denen sich das Delegieren lohnt:

• Einfache Routineaufgaben: Hierzu zählt alles, was zeitaufwendig ist, aber keine speziellen Kenntnisse erfordert. Beispiele: Daten einpflegen, Berichte formatieren, Meetings vor- und nachbereiten, etc.
• Kleine Verwaltungsaufgaben: Als Führungskraft musst du manchmal kleine Dinge organisieren, die dir Zeit für das wirklich Wichtige rauben. Lass dir unter die Arme greifen. Beispiele: Präsentationen vorbereiten, Kundentelefonate, Unternehmensgeschenke ordern, interne Events planen, etc.
• Aufgaben, die andere besser können: Auch wenn du die Führungskraft bist, können Mitarbeiter die gleichen oder sogar bessere Kenntnisse auf manchen Gebieten haben als du. Ist das der Fall, gib auch diese ab.
• Aufgaben, die jeder kann: Gemeint ist hier, dass ein Mitarbeiter Aufgaben übernimmt, die deinen Zeitplan einfach sprengen. Nichts, was einer Spezialisierung bedarf, aber dessen Grundlagen du dem Mitarbeiter in Kürze erklären kannst. Eine Erklärung genügt und die nächsten Male kann die Aufgabe direkt weitergegeben werden. Das ist ein großes Plus in Sachen Zeitersparnis.
• Dringende Aufgaben: Manchmal überschlägt sich alles und du kommst nicht hinterher, obwohl mehrere Deadlines aufeinander fallen. Auch hier können deine Mitarbeiter dich unterstützen. Gib Aufgaben ab, um ein qualitativ hochwertiges und trotzdem fristgerechtes Ergebnis zu erhalten.

Wie solltest du delegieren?

Zunächst einmal gilt wie immer: Der Ton macht die Musik. Delegieren bedeutet nicht, dass du deine Mitarbeiter herumkommandierst, sondern diese als dein Team betrachtest. Und damit als ebenbürtige Kollegen, die es zu unterstützen gilt (so wie auch sie dich unterstützen). Wenn du dich nun also endlich dazu durchgerungen hast, eine Aufgabe zu delegieren, gilt es fünf Kernkomponenten zu beachten:

1. Definiere die Aufgabe genau.
2. Überlege, wer die Aufgabe erledigen soll und kann.
3. Gib präzise Anweisungen zu der Aufgabe.
4. Setze eine Deadline für die Aufgabe.
5. Stelle sicher, dass der Erledigende dich jederzeit bei Problemen kontaktieren kann.

Achte dabei darauf, wie ausgelastet deine Mitarbeiter sind. Ist XY gerade in ein wichtiges Projekt vertieft, solltest du die Person nicht davon abhalten, sondern lieber jemand anderes fragen. Und anstatt Zeit zu verlieren, indem du von Schreibtisch zu Schreibtisch läufst, kann die moderne Technik den Weg des Delegierens verkürzen: Der Schlüssel lautet Task Management Systems. Über diese lassen sich Aufgaben per Klick verteilen und sie bringen den Vorteil mit sich, dass der Fortschritt gemeinsam im Auge behalten werden kann. Das dürfte auch den kleinen Kontrollfreak in dir beruhigen. Nach und nach werden durch diese Maßnahmen Aufgaben und Verantwortlichkeiten abgegeben, sodass dieser Zustand zur Normalität wird.

Dein Zeitplan wird entspannter und du hast mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben, während deine Mitarbeiter sich über neue Herausforderungen und Verantwortungen freuen. Neben der Zeitersparnis, kannst du dich über zufriedenstellende Ergebnisse, ein effizientes, kreatives Arbeitsklima und gegenseitiges Vertrauen freuen.

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