Selbstoptimierung: 9 Ursachen, warum du jeden Tag kostbare Zeit verschwendest

Wenn wir ganz ehrlich sind, erwischen wir uns selbst doch immer wieder dabei unsere Zeit zu vertrödeln. Eine besonders unangenehme Aufgabe schieben wir auf, danach muss Google uns dringend erklären, wie man den besten Apfelkuchen backt und wieso die Banane krumm ist und dann ist ja auch schon wieder Zeit für eine Kaffeepause. Vom produktiven Arbeiten sind diese Handlungen meilenweit entfernt. Im Internet finden sich hunderte Anleitungen zur Verbesserung des Zeitmanagements, doch welche Gründe gibt es dafür, dass wir ständig prokrastinieren und uns vor unbekannten Herausforderungen drücken? Und wie können wir dieses Verhalten im Kern ersticken?

Von der Angst gebremst

Angst ist ein Gefühl, das jeder kennt. Sie schränkt uns ein und drängt uns in die Ecke. Zum Beispiel steht demnächst eine Deadline an und du bist fest entschlossen diese einzuhalten. Doch dann ertönt diese gemeine Stimme in deinem Kopf und erinnert dich daran, welche negativen Folgen deine Arbeit birgt. Hast du dir nicht genug Mühe gegeben? Wirst du schlechtes Feedback bekommen? Bist du der Aufgabe überhaupt gewachsen? Solltest du dir nicht lieber etwas anderes suchen?

Abgesehen von der Zeit, welche man durch solche Gedanken verliert, steigt durch Angst auch das Stresslevel. Arbeit transformiert zu einem allgegenwärtigen Thema, auch Zuhause. Und je schlimmer die Angst ist, desto wahrscheinlicher sind auch Schlafstörungen oder gar ernsthafte gesundheitliche Probleme. Doch wie bekämpft man seine Angst? Wandel sie um! Hast du das Problem erst einmal reflektiert, wird dir klar werden, dass Angst dir die Baustellen zeigt, an denen du noch arbeiten solltest. Drohst du zum Beispiel vor einem Vortrag die Nerven zu verlieren, musst du genau dort einhaken. Übe freies Sprechen, such dir ein Testpublikum, beobachte dich selbst im Spiegel beim Reden. Das Ausgleichen deiner Schwächen wird somit zum Mittel gegen die Angst.

Perfektionismus, der zu Fehlern führt

Ein übertriebener Hang zur Perfektion kann zu einem ähnlichen Anstieg des Stresslevels führen wie Angst. Versuchst du deine Arbeit immer perfekt zu machen, beginnst du unweigerlich damit alles zu korrigieren und zu ändern, und zwar wieder und wieder. Hier noch etwas neu arrangieren, dort alles umstellen und am Ende das ganze Werk verwerfen und neu beginnen.

Abgesehen davon, dass zu häufige Änderungen oft zu einem schlechteren Ergebnis führen, kostet diese Form des Arbeitens auch viel Zeit und Nerven. Dabei könnte es so einfach sein, wenn du dir vor Augen führst, dass niemand perfekt ist. Ja, diese Floskel hört man ständig, doch in ihr liegt ein wahrer Kern. Es wird immer jemanden geben, der besser ist als du, genauso wie Stärken hast, die anderen fehlen. Trotzdem kannst du natürlich an deinen Schwächen arbeiten und am besten lernst du aus den eigenen Fehlern. Perfektion ist nicht alles.

Die Gefahr der Routine

Eine gewisse Routine sowohl in deinem Privat- als auch Arbeitsleben ist wichtig. Doch lasse in deinem Tag auch Platz für Neues, es kann nämlich immer etwas Unerwartetes passieren. Vielleicht gehörst du zu den Personen, die von spontanen Änderungen im Arbeitsablauf komplett aus dem Konzept gebracht werden. Einige leiden infolgedessen sogar an regelrechten Angstzuständen. Deshalb ist es wichtig, dass du immer Freiräume lässt und nicht jede Stunde des Tags durchplanst. Und kommt es wirklich einmal unerwartet und du schaffst dein Tages- oder gar Wochenpensum nicht, ist dies kein Zeugnis deines Versagens, sondern der ganz normale Verlauf der Dinge. Versuch offen dafür zu sein, denn vielleicht ermöglicht es dir eine ganz besondere Chance.

Der elendige Vergleich mit Anderen

Dich mit anderen zu vergleichen und ihnen nachzueifern, kostet Zeit und schränkt dich ein. Drückst du dich vor neuen Herausforderungen, weil ein Kollege mehr Lob für seine Arbeit bekommt als du? Beobachtest du oft, dass ein anderer sich gut mit dem Chef versteht? Oder das Socializing-Talent unter den Mitarbeitern ist? Bist du vielleicht sogar neidisch auf das Aussehen des Promis XY, der auf dem Cover des Hochglanzmagazins in der Toilette abgebildet ist? Dann hör damit auf und lege den Fokus auf deine Person.

Natürlich ist dies leichter gesagt als getan, doch dich selbst durch den Vergleich mit anderen immer kleiner zu reden führt unweigerlich zur Zerstörung deines Selbstbewusstseins. Gerade in der heutigen Zeit, die von modernen und weltoffenen Werten geprägt ist, kümmert dein Äußeres die wenigsten, solange du dich freundlich und kollegial verhältst. Außerdem solltest du dir gerade im Job vor Augen führen, dass du diese Arbeit bekommen hast, weil deine Qualitäten überzeugt haben. Zweifel daher nicht an deinem Können, nur weil ein Kollege es in deinen Augen besser macht, sondern konzentriere dich auf deine Stärken.

Die Suche nach Bestätigung

Zeitmanagement bezieht sich nicht nur auf das daily business, sondern auch auf die Zeit, die du dir für neue Herausforderungen und Ideen nimmst. Wie schon in den vorherigen Punkten angedeutet, kannst du in deinem Bestreben stark eingeschränkt werden. Am häufigsten liegt das aber daran, dass du nach Bestätigung suchst. Dir schwebt etwas Innovatives vor? Eine Idee, die du gern umsetzen würdest? Anstatt ihr jedoch sofort nachzugehen, ziehst du als erstes deine Kollegen zu Rate, die deine Begeisterung nicht teilen und dir deinen Plan ausreden.

Sicherlich ist es nicht verkehrt Rücksprachen zu halten, doch manchmal musst du einfach handeln. Ansonsten erfährst du wohlmöglich nie, ob deine Idee wirklich Nonsens war, oder doch mit Erfolg gekrönt wird. Shreya Dalela, Mitbegründerin von Speaking Walls, rät dazu zwei Listen zu machen: Auf die eine schreibst du die Gründe, die für den Erfolg deines Plans sprechen, auf die andere die dagegen. Am Ende musst du jedoch selbst entscheiden, welche der Listen du bei dir tragen willst.

Völlig planloses Vorgehen

Selbstverständlich darf in dieser Liste der trivialste Grund für Zeitverschwendung nicht fehlen: Planlosigkeit. Du hast massenhaft Aufgaben im Kopf, springst von einem Gedanken zum anderen und weißt nicht wo du anfangen sollst. Und so verbringst du zwei Stunden damit, von einer Aufgabe zur nächsten zu skippen, um am Ende doch kein Ergebnis vorweisen zu können. Ein effektiv erstellter Plan kann da Abhilfe schaffen, wie das Team von Custom-Writing.org zeigt. Effektiv bedeutet, dass du lernst Aufgaben zu priorisieren, aber dir auch genügend Pausen und Zeit für Freunde und Familie einplanst. Und wie schon unter dem Punkt Routine erfasst, sorge für Freiräume, falls dir spontan etwas dazwischen kommt.

Keine Hilfsmittel zur Planung

Ziehst du das Digitale dem Manuellen vor? Dann gibt es eine Reihe nützlicher Apps, wie Todoist, Evernote, etc., in die du alle Termine und Aufgaben eintragen kannst. Am besten lädst du eine davon auf all deine Geräte und synchronisierst sie miteinander. So kann dein digitales Gedächtnis verhindern, dass dir etwas entgeht. In deinem Plan ist es außerdem praktisch, wenn du ähnliche Aufgaben zusammenlegst, zum Beispiel alle anstehenden Anrufe in einem Schwung erledigst. So kannst du dich voll und ganz auf eine Tätigkeit konzentrieren und musst dich gedanklich nicht zu sehr umstellen.

Des Weiteren kannst du dir eigene kleine Deadlines setzen, zu denen du bestimmte Tagesaufgaben erledigt haben möchtest. Vergiss dabei aber nicht die großen Deadlines! Anstatt bis zur letzten Minute zu warten, setze dir lieber eine frühere Marke, zu der du dein Projekt beenden willst. Dadurch hast du noch Puffer, falls es doch länger dauert als erwartet und außerdem entgehst der Gefahr zu prokrastinieren.

Dauernde Ablenkungen

Hand aufs Herz, wie oft hast du heute schon während der Arbeit auf dein Smartphone geschaut? Wie oft ein Kuchenrezept gegoogelt? Oder Facebook gecheckt? Zu oft. Natürlich geht fast jeder diesen Aktivitäten nach, besonders dann, wenn man sich vor einer unangenehmen oder anstrengenden Aufgabe drücken möchte. Doch die Zeit, welche dadurch verloren geht, ist oftmals genau die, die du am Ende des Tages noch zum Abschluss deiner Aufgaben gebraucht hättest. Gerade bei wichtigen Aufgaben kann es dir helfen, eine Mauer um dich herum zu errichten. Lege also das Smartphone außer Reichweite und schließe wenn möglich deine Bürotür.

Fehlender Fokus bei der eigenen Arbeit

Übrigens ist es nicht schlimm, wenn du Aufgaben auch an Kollegen abgibst, damit du dich besser auf deine eignen konzentrieren kannst. Und wenn deine Bürotür sich öffnet und jemand um Hilfe bittet, ist das Neinsagen auch eine legitime Option. Falls du befürchtest dadurch unhöflich zu wirken, biete deinem Kollegen doch einen möglichen Lösungsweg für sein Problem an, mit dem er es am Ende selbst lösen kann. Du musst seine Aufgabe nicht übernehmen, kannst aber trotzdem helfen.

Am Ende ist jedoch ein Punkt der wichtigste: Motivation. Finde heraus, was dich an einer Aufgabe motiviert, wie zum Beispiel das Endergebnis. Mit diesem Ziel vor Augen, nimmst du dir automatisch mehr Zeit für dein Projekt. Und solltest du trotzdem in ein Tief geraten, iss Snacks die deinen Dopaminspiegel anheben, wie Bananen, Möhren Avocados und Nüsse. Denn sind wir doch alle mal ehrlich: Leckeres Essen sorgt doch meistens für gute Laune und ist eine gute Art der Zeitvertreibung.

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