Zeitmanagement

Zeitmanagement bezeichnet den Prozess, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effektiv zu organisieren und zu nutzen. Hierbei geht es vor allem um die bewusste Auseinandersetzung mit den anstehenden Aufgaben und Aktivitäten, und den Versuch, Balance herzustellen. Zeitmanagement bezieht sich nicht nur auf den Umgang mit arbeitsrelevanten Tätigkeiten, sondern kann alle Lebensbereiche – von Job über Familie bis Freizeit – umfassen. Doch gerade im Arbeitskontext, etwa im Rahmen des Projektmanagements, ist das Zeitmanagement ein integraler Bestandteil.

Wieso ist Zeitmanagement wichtig?

Viele Menschen nutzen Methoden des Zeitmanagements, um in weniger Zeit mehr zu schaffen. Strukturloses Arbeiten sorgt für Frust, unnötige Anstrengung und dafür, dass oftmals kaum noch Zeit für Freizeit, Freunde und Familie bleibt. Es kann sich das Gefühl einstellen, ständig etwas zu tun zu haben, ohne jedoch etwas zu schaffen. Wer seinen Alltag mithilfe von Zeitmanagement-Skills bewusst plant und organisiert, kann die verschiedenen Lebensbereiche besser unter einen Hut bringen und erlangt die Kontrolle über die eigene Zeit.

Ein weiterer, zentraler Vorteil von Zeitmanagement ist die Reduzierung von Stress. Da die kluge Strukturierung von Aktivitäten oftmals Zeit einspart und vermeidet, dass Aufgaben erst in letzter Minute erledigt werden, kann somit auch dem Auftreten von Stress vorgebeugt werden. Es bleibt mehr Zeit für Entspannung und die für die Aufgaben genutzte Zeit wird produktiver gestaltet. Allerdings kann auch eine übertriebene Fokussierung auf die effektive Zeitgestaltung Stress und Sorgen auslösen. Sobald das Zeitmanagement selbst zum Stressfaktor wird, sollte dieses überdacht und angepasst werden.

So gelingt gutes Zeitmanagement

Um die eigene Zeit produktiver zu gestalten, können eine Reihe von Fähigkeiten erlernt und Strategien verwendet werden. Grob gesagt sollten die anstehenden Aufgaben zunächst genau identifiziert werden. Als nächstes werden die eigenen Zeitressourcen eingeschätzt, um die Aufgaben anschließend zu priorisieren und sinnvoll einzuteilen. Die folgenden Methoden können hilfreiche Stützen für ein effektives Zeitmanagement sein:

• Eine Woche lang ein Zeittagebuch führen: Hierbei werden alle Aktivitäten und die Zeit, die diese in Anspruch genommen haben, notiert. Dies kann dabei helfen, ein genaueres Bild über die eigene Zeitnutzung und mögliche Zeitfresser zu erhalten
• To-Do-Listen erstellen – diese jedoch möglichst simpel halten, um sich selbst nicht zu überfordern. Eine separate Liste mit bereits erledigten Dingen zu erstellen, kann zusätzlich motivieren
• Prioritäten setzen und zunächst die Aufgaben mit höchster Priorität erledigen
• Multitasking vermeiden
• Größere Aufgaben zunächst in kleinere unterteilen, um strukturierter zu arbeiten
• Durch Ausprobieren herausfinden, zu welcher Tageszeit man selbst am produktivsten sein kann
• In Blöcken arbeiten und regelmäßige Pausen einlegen (zum Beispiel 50 Minuten Arbeit, 10 Minuten Pause)
• „Eat the Frog“: Die unangenehmste Aufgabe als erstes am Tag erledigen
• Nach der Umsetzung einer Zeitmanagement-Methode auswerten, ob und wie diese funktioniert hat