Desk Sharing & Co. – Arbeiten im Büro von morgen

„Schreibtisch verzweifelt gesucht“ könnte das Motto lauten, wenn Mitarbeiter die flexible Bürowelt von morgen betreten. Mit einem Firmenlaptop unter dem Arm geklemmt, fragen sie an der Rezeption nach einem freien Raum. Desk Sharing nennt man das. Adidas, BMW, die Deutsche Bank und Lufthansa gehörten zu den ersten Firmen, die ihren Mitarbeitern keinen festen Arbeitsplatz mehr zugeteilt haben. Personalverantwortliche schwärmen von der Idee. Weder feste Sitzordnungen, noch abgeschottete Grüppchen, die neidisch auf Kollegen mit größeren Büros blicken, stattdessen mehr Kommunikation und Nähe zu den Mitarbeitern. Hinzu kommt: Das Büro der Zukunft kostet die Firmen weitaus weniger Geld. Desk Sharing ermöglicht eine optimale Auslastung der Bürofläche. In Zeiten von Home Office und Teilzeitarbeitsplätzen lassen sich die Raumkosten für Zeiten, in denen Schreibtische nicht besetzt sind, immens sparen. Experten schätzen das Potenzial auf bis zu 60 Prozent.

Für dich als Mitarbeiter bedeutet das jedoch: Weder Kalender auf dem Tisch, noch Urlaubsbilder oder Sammelfiguren. Stattdessen verstaust du alles Wichtige in einem Rollcontainer. Papierblätter gehören nicht dazu, Unterlagen speicherst du digital. Abends muss du den Tisch sauber und leer zurücklassen. Immerhin: In einem Mix aus lebhaften und stillen Räumen kannst du besser arbeiten, als in einem Großraumbüro, in dem dich permanent eine Geräuschkulisse umgibt.

Multi-Space – Arbeiten mit flexiblen Raummodellen

Flexibel sind in den Büros der Zukunft nicht nur die Sitzplätze, sondern auch die Büroflächen. Während früher Open Space-Angebote angesagt waren – also offene Arbeitsumgebungen, die einem Großraumbüro entsprachen – sind heute Multi Space-Angebote gefragt. Sie bieten dir eine Vielfalt an offenen und geschlossenen Räumlichkeiten, die nebeneinander zur Verfügung stehen und von allen Mitarbeitern je nach aktueller Aufgabenstellung flexibel genutzt werden können. Ähnlich wie in deinem Zuhause, gibt es unterschiedliche Räume mit unterschiedlichen Ausstattungen. Du möchtest mit mehreren Teamkollegen einen Sachverhalt besprechen? Dann geht ihr in einen Projektraum. Du arbeitest lieber zu zweit an einer Lösung? Kein Problem, dann setzt ihr euch in ein Zweierbüro. Möchtest du hingegen konzentriert allein arbeiten oder einen längeren Bericht lesen, suchst du ein Einzelbüro oder einen Stillarbeitsplatz auf.

In einer Studie „Wirksame Büro- und Arbeitswelten“ von designfunktion, Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und weiteren Partnern wurde die Wichtigkeit einer Multi-Space-Arbeitsumgebung betont. Sie lässt Arbeitgeber in einem attraktiveren Licht erscheinen. Zudem fördere Multi Space die Teamarbeit untereinander. Hierarchische Strukturen würden weniger abgebildet. Das Fraunhofer IAO empfiehlt daher verstärkt, Projektstrukturen statt Hierarchie und Abteilungszugehörigkeit in der räumlichen Gestaltung darzustellen. Samir Ayoub von der designfunktion Gruppe erklärt dies genauer:

Das Bürokonzept eines Unternehmens verrät sehr viel über Hierarchie, Kultur und Werte. Hierarchien werden nach wie vor oft im Einzelbüro präsentiert. Diese Tradition aufzubrechen, ist eine Herausforderung. Denn heute sollten Hierarchien nach der Verantwortung des einzelnen Mitarbeiters im Unternehmen bemessen werden und nicht an der Größe eines Einzelbüros.

Rücken schonen: Aufstehen durch PC-Warnung

In einer forsa-Studie des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt (IBA) wurde nach den wichtigsten Wohlfühlfaktoren am Arbeitsplatz gefragt. Auf Platz 1 landete der bequeme Bürostuhl (98 Prozent), gefolgt von einer angenehmen Temperatur (96 Prozent) und hochwertiger technischer Ausstattung (93 Prozent). Das sind alles Punkte, die deine Firma beim Desk Sharing realisieren kann. Ergonomische Bürostühle werden in Zukunft ein wichtiger Faktor bleiben, schließlich sitzt du an einem normalen Arbeitstag bis zu acht Stunden. Bedeutend sind weiterhin Bürotische, an denen du im Stehen und Sitzen arbeiten kannst. Mittlerweile teilen dir PC-Programme mit, wann es wieder Zeit ist, aufzustehen und Fitnessübungen zu machen. Auffällig allerdings: Einen Büroarbeitsplatz mit Sichtkontakt zu den Kollegen wünschten sich laut der genannten forsa-Studie nur 47 Prozent. Vor der Realisierung eines Zukunfts-Büros gilt es daher herauszufinden, was du und deine Kollegen für die eigene Leistung als förderlich ansehen.

Trend: wohnraumnahes Aussehen mit viel Grün

Wie soll der Büroarbeitsplatz von morgen aussehen? Die oben genannte forsa-Studie des IBA zeigt, dass fast drei Viertel der Bürobeschäftigten in Deutschland ein eher praktisch und funktional eingerichtetes Arbeitsumfeld bevorzugen. Die bunte Silicon-Valley-Einrichtungsmentalität scheint bei ihnen noch nicht angekommen zu sein. In Kaliforniens Tech-Konzernen gibt es zum Beispiel wenig Bürotristesse: Auf den Wänden der Facebook-Firmenzentrale haben sich lokale Künstler verewigt, bei Adobe Systems stehen Tischtennis-Platten unter mega Bildschirmwänden. Was die Bürobeschäftigten hierzulande jedoch vergessen: Die richtige Raumgestaltung kann sich positiv auf Produktivität und Stresslevel auswirken. Unterstrichen wird dies von zwei aktuellen Innenarchitekturtrends. Zum einen werden Büroräume immer mehr wie Wohnräume mit Lounge-Möbeln und großzügigen Sitzbereichen gestaltet, zum anderen zeigen sie sich grüner und naturnaher. Ein Beispiel ist die im März neu eröffnete SAP-Zentrale in Wien. Neun Monate lang wurden mehrere Bürostockwerke einem neuen Design unterzogen, das auf einem Zusammenspiel zwischen Technologie und Natur basiert. Kommunikations- und Entspannungszonen sind mit vielen natürlichen Elementen wie Holz oder Pflanzen ausgestattet. Allein der Anblick lässt herkömmliche Büros schnell vergessen.

Mitmachen ohne Ausnahme

Wohnraumnahe Möbel und viel Grün nützen jedoch nichts, wenn die Unternehmenskultur nicht stimmt. Wichtig ist, dass das flexible Büro ohne Ausnahmen von Kollegen und Vorgesetzten gelebt wird. Denn was nützen Desk Sharing-Möglichkeiten, wenn dein Chef weiterhin auf sein Einzelbüro mit allen Annehmlichkeiten beharrt?

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