5 Tipps fürs Gelingen: Warum Unternehmen ihren Teams Workation ermöglichen sollten

Die Coronakrise hat die Entwicklung vieler Trends stark beschleunigt, einer davon ist „Workation“. Der Begriff setzt sich aus den englischen Wörtern „Work“ und „Vacation“ zusammen – also Arbeit und Urlaub. Gemeint ist damit, dass Berufstätige das Arbeiten im Home Office an einen anderen Ort verlegen, an dem sie sonst Urlaub machen würden. Und es zeigt sich: Dieses Modell wird in Coronazeiten immer beliebter. In einer aktuellen Umfrage von Expedia gab knapp die Hälfte der Befragten an, dass sie sich eine Auszeit vom heimischen Büro wünschen und ihren Arbeitsplatz mit Sonne, Strand oder Naturerlebnissen verbinden möchten.

Corona als Trendverstärker

Die Nachfrage beruht vor allem auf zwei aktuellen Entwicklungen. Zum einen ist die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben im vergangenen Jahr immer unschärfer geworden, als durch die Coronapandemie die meisten Arbeitnehmer:innen ins Home Office wechselten. Aufgrund der langen Zeit in den eigenen vier Wänden wurde der Wunsch nach einem Tapetenwechsel für viele immer größer. Zum anderen hat die Digitalisierung stark zugenommen und wird immer selbstverständlicher in den Berufsalltag integriert. Meetings, Konferenzen und sogar Weihnachtsfeiern fanden 2020 größtenteils online statt. Ortsunabhängiges Arbeiten hat seit dem Vorjahr einen enormen Aufschwung erlebt.

Herausforderungen für Arbeitgeber:innen

Arbeitgeber:innen werden durch den wachsenden Trend jedoch vor neue Herausforderungen gestellt, die für die HR-Verantwortlichen einen nicht unerheblichen Zeitaufwand mit sich bringen. Welche Mitarbeiter:innen dürfen wie oft und wie lange solche eine Workation ausüben? Gibt es rechtliche Fallstricke? Wie rüste ich meinen Mitarbeiter:innen technisch aus? Und wie wird sichergestellt, dass trotz Faktoren wie Zeitverschiebung das Arbeitspensum erfüllt wird? Je standardisierter Unternehmen mit den Workation-Anträgen umgehen, desto einfacher wird es. Diese fünf Tipps helfen:

1. Ohne geht’s nicht: Internen Prozess aufsetzen

Mit Beginn der Coronakrise wurden Arbeitgeber:innen schlagartig mit der Fernarbeit im Ausland konfrontiert. Viele Angestellte haben den Wunsch nach Workation geäußert – oder einfach auf eigene Faust ihr Home Office an einen anderen Ort im Ausland verlegt. Um Mitarbeiter:innen und Unternehmen schnell Klarheit zu verschaffen, was möglich und erlaubt ist, sollten weitestgehend standardisierte Prozesse aufgesetzt und Richtlinien festgelegt werden.

Jede:r Mitarbeiter:in muss wissen, mit welcher Frist solch einen Workation-Antrag gestellt werden muss. Dabei hat sich bewährt, dass mindestens zwei Wochen vor geplanter Abreise dem Vorgesetzten und der HR-Abteilung Bescheid gegeben wird, damit sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen eingehalten werden. Es empfiehlt sich, die Wünsche aller Mitarbeiter:innen vorher abzufragen, etwa in Umfragen. So kann auf die Bedürfnisse eingegangen und reagiert werden.

2. Auch die Besten brauchen Hilfe: Einsatz von externem Support prüfen

In der Praxis zeigt sich, dass kürzere Auslandsaufenthalte in EU-Staaten recht einfach und schnell zu regeln sind. Außerhalb der EU gibt es viele Sonderfälle, die nicht vollkommen standardisiert behandelt werden können, beispielsweise hinsichtlich Rentenversicherung und Lohnsteuer. Wenn ein Unternehmen viele kompliziertere Anträge auf Workation zu bewältigenden hat, ist externe Unterstützung hilfreich. Steuerberater:innen und Arbeitsrechtler:innen helfen, einen rechtlichen Rahmen aufzusetzen und Orientierung zu schaffen.

3. Einfach auf und davon? Besser Verantwortlichkeiten klären

Der Mitarbeiter:innen sollten wissen, was sie alleine entscheiden können und wann sie eine Genehmigung des Vorgesetzten benötigen. In der Praxis ist es zu empfehlen, dass alle Fernarbeitstage mit dem Vorgesetzten besprochen werden, um etwa die Erreichbarkeit zu klären. Verreist und arbeitet ein:e Mitarbeiter:in im Ausland, muss er dies ab dem ersten Tag dem Arbeitgeber mittgeteilt werden. So können alle Belange rund um Versicherung, Krankenkasse und Lohnsteuer rechtzeitig beachtet werden. Den Mitarbeiter:innen sollte zudem kommuniziert werden, ob sie einen Grund für die Workation angeben müssen (etwa eine Reise aus familiären Gründen) oder ob sie auch ohne einen ausdrücklich genannten Anlass im Ausland fernarbeiten dürfen.

Zudem muss den Mitarbeiter:innen klar sein, dass sie selbst gewisse Risiken tragen. Kommt es zu einem Arbeitsausfall, etwa weil ein Flug gestrichen wurde, werden sie unbezahlt freigestellt oder müssen Urlaub nehmen. Und wie verhält man sich, wenn man aus einem Coronarisikogebiet zurückkommt? In welchen Fällen wird Quarantäne angeordnet?

4. „Reiseführer“ bereitstellen und Regeln klar kommunizieren

Um größtmögliche Transparenz zu schaffen, sollten schnell klare Regeln formuliert und kommuniziert werden. Zudem ist es sinnvoll, die Grundregeln mit den Mitarbeiter:innen vertraglich festzuhalten. Um alle Mitarbeiter:innen zu informieren, bietet sich beispielsweise ein großes Team Meeting an. Alternativ briefen Vorgesetzte ihr Team in kleineren Meetings. Zudem können weitere Kanäle der internen Kommunikation wie Chats, Intranet und Newsletter genutzt werden. Zum Nachlesen werden die Informationen für alle abrufbar ins Firmen-Wiki gestellt.

5. „Ich packe meinen Koffer“ – daran müssen alle denken

Da viele Unternehmen und Mitarbeiter:innen seit der Coronakrise in Fernarbeit gut erprobt sind und sich der Einsatz von Laptops, Meeting Tools und digitaler Kommunikation etabliert hat, kann vieles davon auch einfach im Ausland genutzt werden. Dabei muss vom „Workationer“ sichergestellt werden, dass es eine gute WLAN-Verbindung gibt und sonstige wichtige Ressourcen zur Verfügung stehen, die für die Ausübung der Tätigkeit benötigt werden.

Zu beachten ist, dass die technischen Voraussetzungen stimmen und beispielsweise auch VPN-Verbindungen funktionieren. Befinden sich Angestellte in einer anderen Zeitzone, sollte ein Kompromiss geschaffen werden. An welchen Meetings nehmen die fernarbeitenden Kolleg:innen teil? Was lässt sich zeitversetzt erledigen? Zu welcher Uhrzeit besteht eine virtuelle Anwesenheitspflicht? Falls ein Unternehmen Niederlassungen im Ausland betreibt, kann den Mitarbeiter:innen ein Aufenthalt an diesen Orten gezielt vorgeschlagen werden. So lernen sich Kolleg:innen standortübergreifend persönlich kennen und pflegen Beziehungen. Zudem lassen sich Räume und die technische Infrastruktur mitnutzen.

Win-win für beide Seiten

Wenn sich Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen auf dieses Abenteuer einlassen, können beide Seiten profitieren. Wie wohl jede Reise eröffnet auch eine Workation neue Horizonte und Mitarbeiter:innen entwickeln sich persönlich weiter. Sprachkenntnisse werden erworben oder aufgefrischt, neue Tools eingesetzt und Trends im Ausland entdeckt. Und ein zufriedenes Team arbeitet loyal und motiviert, was sich positiv auf das Unternehmensergebnis auswirkt – auch langfristig.

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