Home Office: 10 Tipps für dein Online Meeting

Viele Arbeitnehmer haben aufgrund der Coronapandemie in den vergangenen Wochen den Anzug gegen die Jogginghose und den Konferenzraum gegen das eigene Arbeitszimmer eingetauscht. Und anstatt den Arbeitskollegen gegenüber zu sitzen, finden nun zahlreiche Zoom Meetings, Hangouts und Skype Dates statt. Dabei gibt es allerdings einige Tücken: Vom Grund des Meetings über die stabile Internetverbindung bis hin zu den Ergebnissen der Zusammenkunft. Mit diesen zehn Tipps wird dein nächstes Online Meeting zu einem echten Erfolg.

Tipp 1: Notwendigkeit des Meetings klären

Dieser Tipp ist eigentlich nicht nur für Online Meetings, sondern auch generell sehr hilfreich. Denn Besprechungsrunden kosten Zeit und reißen andere Mitarbeiter schlimmstenfalls aus ihrem Workflow. Bevor du also ein Meeting einberufst und die Termine an deine Kollegen verschickst, geh einmal in dich und frage dich, ob sich deine Anliegen nicht auch per Mail klären lassen könnten.

I guess we’re about to find out which meetings could’ve been emails after all…

— Sara Wallace Goodman (@ThatSaraGoodman) March 8, 2020

Tipp 2: Zeitrahmen festlegen

Online Meetings verleiten schnell zum Plaudern. Schließlich sitzen alle bequem und haben idealerweise einen Kaffee oder Tee neben sich stehen. Das perfekte Setting für einen netten Plausch mit den Kollegen. Geschäftliche Themen rücken da schnell in den Hintergrund. Im schlimmsten Fall haben die Kollegen nach dem Meeting noch ein Telefonat oder ein andere Besprechung, sodass das eigentliche Thema viel zu kurz kommt. Feste zeitliche Begrenzungen können dabei helfen, das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Und mit den Kollegen kann man ja auch noch nach Feierabend ein entspanntes Pläuschen per Videochat halten.

Tipp 3: Themen vorbereiten

Ein entscheidender Nachteil im Home Office: Kleinigkeiten, die einem während der Arbeit auffallen, können nicht mal eben an die Mitarbeiter weitergegeben werden. Denn einige Themen lassen sich tatsächlich viel schneller in einem Gespräch als in einer E-Mail klären. Daher mach dir im Laufe deines Arbeitstages Notizen und sprich die Punkte nacheinander im Meeting an. Das hilft ebenfalls, den Überblick zu behalten, wenn viele Mitarbeitende im Online Meeting aufeinander treffen. Denn im Eifer des Gefechts vergessen wir alle schnell mal, worum es eigentlich gehen sollte. Ein Blick auf deine Notizen kann da Abhilfe schaffen.

Tipp 4: Umgebung und Technik prüfen

In deinem Arbeitszimmer hängt ein riesiges Plakat von Arnold Schwarzenegger oder die Kamera deines Laptops ist ausgerechnet auf die Spielecke deiner Kinder gerichtet? Generell gibt es an beidem natürlich nichts auszusetzen, allerdings könnten zu auffällige Gegenstände im Hintergrund deine Kollegen irritieren oder unaufmerksam machen. Prüfe deshalb – am besten mit deiner Laptop-Kamera –, wo du dich für das Online Meeting hinsetzten kannst, ohne dass zu viel im Hintergrund zu sehen ist. Außerdem solltest du einmal das Mikrofon deines Geräts checken. So ersparst du dir unnötige Nachfragen und gewinnst etwas Zeit.

Tipp 5: Für eine sichere Internetverbindung sorgen

Natürlich kannst du nie wirklich garantieren, dass deine Internetverbindung während des Meetings stabil bleibt. Trotzdem gibt es einige Dinge, die du während einer wichtigen Online-Besprechung vermeiden solltest, damit du nicht plötzlich aus dem Meeting geworfen wirst. So sollte idealerweise keine der im Haushalt anwesenden Personen während deines Meetings irgendetwas streamen. Viele Menschen wissen gar nicht, welche Internettarife sie haben. Daher ist es möglich, dass sich die Verbindung zu Stoßzeiten verschlechtert. Einige User haben aus diesem Grund zwei Internetanschlüsse. Das ist nicht unbedingt notwendig. Aber eine Option, den Ausfall auffangen zu können, sollte es bei wichtigen Besprechungen geben.

Working from home during quarantine be like: pic.twitter.com/C5gkUTJ7vJ

— H.P. Mendoza (@hpmendoza) March 17, 2020

Tipp 6: Die Kamera erst anschalten, wenn man wirklich bereit ist

Du willst dir nur noch schnell die Nase putzen oder etwas aus der Küche holen? Dann mach am besten deine Kamera aus oder schalte sie erst ein, wenn du auch wirklich bereit für das Meeting bist. Denn auf einen leeren Stuhl zu starren, ist für viele Mitarbeiter am Anfang eines Meetings ziemlich irritierend. Achte außerdem darauf, dass du den Ton ausschaltest, wenn du nichts sagen möchtest. Schluckgeräusche oder sogar private Gespräche müssen und möchten deine Kollegen nicht hören. Außerdem wichtig: Pass beim Screensharing auf. Denn wer diese Funktion nicht rechtzeitig wieder ausstellt, teilt mit den Mitarbeitern unabsichtlich vielleicht auch noch private Dinge.

Tipp 7: Lange Vorstellungs- und Einstiegsrunden vermeiden

„Und was hast du am Wochenende gemacht?“, diese Frage hat wohl jeder schon in einem Online Meeting gestellt bekommen. Was nett gemeint ist, kann schnell ins Langweilige abdriften. Denn aus Höflichkeit wird diese Frage nicht nur dir, sondern auch 15 weiteren Teilnehmern an der Videokonferenz gestellt. Das kann dann schon mal einige Zeit dauern, so dass nicht alle Kollegen die gleiche Aufmerksamkeit während ihrer Erzählung bekommen. Wer trotzdem nicht auf eine Eingangsfrage verzichten möchte, sollte kreativ werden. Frag doch mal am Anfang eines Meetings nach der Lieblingspflanze, der Farbe der Jogginghose oder wann das letzte Workout war. Diese Fragen können kurz und knapp beantwortet werden und bringen dich deinen Kollegen vielleicht sogar noch etwas näher.

Tipp 8: Teilnehmer direkt ansprechen

In Online Meetings können wir nicht durch Körpersprache vermitteln, wen wir ansprechen möchten oder wem wir eine Frage gestellt haben. Das führt häufig dazu, dass entweder niemand antwortet oder gleich mehrere Teilnehmer gleichzeitig. Das ist nicht nur für deine Gesprächspartner unangenehm, sondern führt häufig auch dazu, dass niemand auch nur ein Wort versteht. Sprich deine Kollegen deshalb am besten direkt mit dem Namen an.

During social distancing, it’s important to remember good conference call etiquette:

– awkward silence
– can you hear me
– [weird small talk because someone is 10 min late]
– BEEP BOOP
– strange crunch
– heavy breath
– oops sorry you go ahead
– sorry no, you
– BOOP beep
– bye?

— Julieanne Smolinski (@BoobsRadley) March 10, 2020

Tipp 9: Notizen machen

Was in Offline Meetings gilt, kann auch in Online-Besprechungen nicht verkehrt sein. Häufig werden in digitalen Konferenzen viele Themen besprochen, da nicht alle Arbeitsteams jeden Tag zusammen kommen. Damit das Meeting auch den gewünschten Effekt hat, nämlich die Zusammenarbeit zu verbessern und dein Unternehmen voranzubringen, ist es hilfreich, sich zu bestimmten Punkten kurze Notizen zu machen. So kannst du dir sicher sein, keinen wichtigen oder zeitkritischen Auftrag verpasst zu haben. Leg dir am besten schon vor dem Meeting Stift und Zettel bereit. So musst du nicht während der Besprechung unnötig in deinen Schreibtischschubladen herumkramen.

Tipp 10: Zusammenfassung schreiben und teilen

Ihr seid im Meeting durch zehn verschiedene Themenfelder gerauscht, sodass am Ende gar nicht mehr klar ist, was am Anfang besprochen wurde? Neben der Erstellung von persönlichen Notizen kann es auch hilfreich sein, einen Teilnehmer als Protokollant einzusetzen. Dieser kann im Anschluss an das Meeting eine E-Mail mit den gewonnen Erkenntnissen und jeweiligen Arbeitsschritten an alle Teilnehmer verschicken. Ein Bonus ist hierbei die Befragung der Mitarbeiter, wie ihnen das Meeting gefallen hat und was das nächste Mal besser laufen könnte.

Du hast genug vom Home Office? 

Neben den täglich anfallenden Meetings passiert im Home Office bei dir nicht viel? Da kann ein wenig Humor helfen. Wir haben für dich die zehn witzigsten Tweets zum Home Office zusammengetragen. Oder bist du völlig ausgelastet, weil dein Zuhause momentan Büro, Schule und Pausenhof in Einem ist? Du bist nicht allein: Diese zehn Tweets zeigen, wie es im Home Office mit Kindern zugeht.

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