So geht Remote Recruiting – Vom ersten Gespräch bis zur Anstellung

Viele Menschen sind im Home Office, erneut oder immer noch. Die Coronapandemie hat uns gelehrt, zuvor ungewohnte Wege zu beschreiten – auch beim Recruiting. Slack, Zoom oder Google Hangouts? Früher vor allem für Startups interessant, nutzen diese Tools mittlerweile auch viele KMU. Das digitale Vorstellungsgespräch – zuvor nur eine Notlösung – ist zur absoluten Notwendigkeit geworden. Zumal es einige Vorteile bietet: Potenzielle Kandidat:innen sind flexibler, wechselwilliger und eher bereit sich mit einem Recruiter auszutauschen. Gerade HR-Abteilungen hinken dieser Entwicklung jedoch häufig noch hinterher. In diesem Beitrag lernst du, wie die Umstellung vom klassischen Recruiting hin zum Remote Recruiting gelingen kann und welche Vorteile die Umstellung bietet.

Was genau ist Remote Recruiting?

Remote Recruiting ist im Kern nichts anderes als klassisches Recruiting, also das Auffinden und die Gewinnung qualifizierter Mitarbeiter:innen für ein Unternehmen. Remote bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sämtliche Gespräche auf digitalem Weg stattfinden und sich Recruiter und Kandidat:innen so letztlich nie tatsächlich begegnen. Die Vorteile: Zum einen sparen alle Parteien viel Zeit. Zum anderen können Recruiter durch die standortunabhängige Suche deutlich einfacher über Ländergrenzen oder sogar Kontinente hinweg nach Talenten Ausschau halten, wodurch der Pool potentieller Mitarbeiter:innen sich deutlich erhöht.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Es gibt keinen einzigen Weg, keine goldene Regel, um erfolgreiches Remote Recruiting zu betreiben. Mittlerweile gibt es aber gewisse Standards und Tools, die den Recruiting-Prozess nachweislich vereinfachen und effektiver machen. Recruiter können heute beispielsweise auf ein ganzes Arsenal von Videotelefonie-Tools zurückgreifen: Zoom, Google Meet, Skype, Microsoft Teams und Jitsi gehören zu den bekanntesten, um nur einige zu nennen.

Wichtig: Das Umstellen von analog auf digital sollte trotz des teilweisen Zwangs durch die aktuelle Pandemie nicht aus dem Bauch heraus geschehen – hinter jedem Schritt muss ein Gedanke stecken. Welches Tool ist das richtige für mich? Sind meine Mitarbeiter:innen auf dem neuesten Stand der Technik? Wie setze ich das digitale Assessment Center um? Fragen, die es möglichst vor dem Beginn des eigentlichen Recruiting-Prozesses zu klären gilt. Zudem sollten Recruiter sich bewusst sein, dass auch die Bewerber:innen eher den traditionellen Weg kennen, und bei Unwissenheit feinfühlig agieren. Um vor Instabilitäten oder technischen Problemen gefeit zu sein, sollte man darüber hinaus mindestens zwei Tools zur Auswahl zu haben.

Das erste Gespräch

Kommt es zu einem ersten digitalen Videogespräch, gibt es schon vorab mehrere Herangehensweisen. Einige Firmen schicken den Kandidat:innen bereits im Vorwege den generellen Ablauf des Gesprächs und eventuell auch konkrete Gesprächsthemen zu, damit er sich besser auf die ungewohnte Situation vorbereiten kann.

Andere bitten die Kandidat:innen, vorgegebene Fragen innerhalb einer bestimmten Zeitvorgabe mündlich zu beantworten und sich dabei selbst aufzuzeichnen. Nach der Beantwortung werden die Fragen zurückgesandt. Erst danach folgt in der Regel ein persönliches Gespräch mit spezialisierten Recruitern oder Vertreter:innen eines bestimmten Bereichs innerhalb eines Unternehmens. In diesem ersten Gespräch können Soft Skills wie Sprachkenntnisse oder Stressresistenz abgeklopft werden, etwa in Form einer zeitlich begrenzten Aufgabe, um sich ein allgemeines Bild zu verschaffen. Mit Tools wie Testdome oder DevSkiller können Hard Skills geprüft werden. Einrichtung und Auswertung erfolgen ebenfalls remote. Ein weiterer großer Vorteil der rein digitalen Gespräche ist, dass die Kandidat:innen sich in den eigenen vier Wänden wohl fühlen, was für eine angenehme und lockere Gesprächsatmosphäre sorgt. Die Nervosität ist geringer. Es fällt ihnen leichter, etwas über sich zu erzählen.

Der virtuelle Probetag

Hat der Kandidat die ersten Aufgaben gemeistert und auch mit seiner Persönlichkeit überzeugt, steht der Probetag an. Ja, auch dieser kann remote stattfinden. Hierbei gibt es ebenfalls mehrere Herangehensweisen. Entweder man spricht gemeinsam über die Grundwerte des Unternehmens, um ein Verständnis für die Erwartungen vom und an das Unternehmen zu definieren. Dies kann mündlich, anhand von Präsentationen oder mittels virtueller Firmenrundgänge erfolgen.

Oder man entscheidet sich für eine Mischform von intensivem Kennenlernen und dem Erledigen erster kleiner Aufgabe des täglichen Geschäfts. Hat der Kandidat diese gemeistert und den ein oder anderen Kollegen kennengerlernt, werden die Ergebnisse abschließend präsentiert und geprüft. Der Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass das Unternehmen testen kann, wie der Kandidat mit einer Aufgabe zurechtkommt, während seine potentiellen Kolleg:innen mit ihm im Kontakt stehen. Quasi ein kleiner Stresstest, der so gut es geht den tatsächlichen Arbeitsalltag simuliert. Alle Prozesse sollten dabei möglichst kurz und knackig ablaufen, um die Kandidat:innen nicht schon zu Beginn durch lange und sich wiederholende Video-Meetings abzuschrecken. Digital heißt einfach und unkompliziert – vom ersten Kennenlernen bis zum Unterschreiben des Vertrages.

Onboarding in den eigenen vier Wänden

Hat der Kandidat alle Prozesse erfolgreich durchlaufen und einen Arbeitsvertrag unterschrieben, folgt das Onboarding. Da sich auch der Arbeitsalltag auf Grund des vermehrten Arbeitens im Home Office, ob nun wegen Corona oder dem grundsätzlichen Umstellen des Workflows, digital gestaltet, findet auch dieses remote statt. Von Unternehmensseite gilt es proaktiv vorzugehen. Konkret bedeutet dies, dass Personaler und HR-Expert:innen sicherstellen sollten, dass neue Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben am ersten Arbeitstag minutiös vorbereitet und verständlich aufbereitet per E-Mail oder über Instant Messaging Apps erhalten. So können sie sich von Beginn an mit den wesentlichen Inhalten und To-dos vertraut machen.

Bereits vorab sollten alle nötigen Zugänge, Benutzerkonten und Software-Lizenzen komplett eingerichtet sein, damit die neuen Mitarbeitenden von zuhause aus direkt mit der Arbeit loslegen können. Eigentlich logisch und dennoch so wichtig: Der Kandidat braucht unbedingt eine ausreichend schnelle Internetverbindung, um seinen Job machen zu können.