Warum Meetings nach 15 Uhr ineffizient sind

Meetings gelten in vielen Firmen als reine Zeitverschwendung. Laut einer Studie von Sharp Business Systems wenden deutsche Büroangestellte im Schnitt 16,5 Stunden pro Monat für Meetings auf. Für viele jedoch verlorene Zeit. 8 von 10 Arbeitnehmern sind der Meinung, dass sie alleine an Ihrem Arbeitsplatz deutlich effektiver arbeiten an Projekten arbeiten als im Meeting. Darüber hinaus würden Meetings nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, die für die Weiterarbeit sinnvoll sind und werden sogar als langweilig gewertet. Mehr als die Hälfte der Befragten vertritt diese Einstellung. Doch warum gelten Meetings als ineffizient? Neben Aspekten wie veralteten Konferenzräumen und schlecht strukturierten Abläufen, gibt es noch eine weitere Erklärung: Die Uhrzeit.

Meetings nach 15 Uhr sind kontraproduktiv – das sind die Gründe

Eigentlich recht banal und doch ein wichtiger Punkt: Meetings können einen anderen Ausgang haben je nachdem zu welcher Uhrzeit sie gehalten werden. So soll besonders der Vormittag zwischen 10 und 12 Uhr die ideale Zeitspanne sein. Eine spannende These: Meetings nach 15 Uhr sind ineffizient. Bekannte Firmenchefs wie Jeff Bezos von Amazon sind schon längst der Meinung, dass Meetings nur am Vormittag produktiv sein können und die Besprechung wirklich Sinn ergibt. Mehrere Aspekte sprechen für diesen Standpunkt.

Meetings nach 15 Uhr schließen manche Arbeitnehmer gezielt aus

In nahezu jedem Betrieb gibt es Arbeitnehmer, die in Teilzeit arbeiten, wie zum Beispiel die Mutter, die am späten Mittag den Betrieb verlässt, um ihr Kind rechtzeitig vom Kindergarten abholen zu können. Wer Meetings nach 15 Uhr plant, schließt diesen Personenkreis gezielt aus. Das ist gleich aus zwei Gründen kontraproduktiv. Zum einen ist das Team im Meeting nicht vollständig und zum anderen fühlen sich ausgeschlossene Mitarbeiter schnell demotiviert. Das Gefühl, ihre Meinung zählt sowieso nicht, kann zunehmen und schlussendlich sogar zu schlechteren Arbeitsergebnissen führen.

Negativer Einfluss auf die hoch geschätzte Work-Life-Balance

Wenn Meetings nach 15 Uhr angesetzt werden und länger dauern als geplant, kann das den pünktlichen Arbeitsschluss verhindern. Viele Mitarbeiter empfinden das als störend. Nicht nur weil die Luft nach einem langen Arbeitstag irgendwann raus ist und sich die Meisten nur noch auf den wohlverdienten Feierabend freuen. Es gibt auch Termine, die direkt im Anschluss an die Arbeit wahrgenommen werden sollen. Aus diesem Grund ist es nicht verwunderlich, dass das späte Meeting dann alles andere als produktiv verläuft. Denn die Teilnehmer sind in Gedanken schon im Feierabend und möchten nur noch, dass die Sitzung so schnell wie möglich beendet ist. Das Stichwort Work-Life-Balance ist hier in aller Munde. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Privatleben und Arbeit wird von vielen Arbeitnehmern mittlerweile hoch geschätzt.

Schlechte Konzentration aufgrund unseres Biorhythmus

Zu guter letzt liegt es auch an unserem Biorhythmus, dass Meetings nach 15 Uhr in der Regel ineffizient sind. Jeder von uns kennt das altbekannte Mittagstief, das nach dem Mittagessen einsetzt. Schokolade und Kaffee helfen hier auch nur bedingt. So planen viele Arbeitnehmer für den Nachmittag eher Aufgaben, die leichter von der Hand gehen und keinen großen Denksport mehr abverlangen. Ein Meeting jedoch setzt genau dieses Denkvermögen voraus. Schließlich möchte man hier in der Regel umfangreichere Themen oder besondere Projekte zusammen besprechen, um diese voran zu bringen. Ginge es nach unserem eigenen Biorhythmus eignen sich die frühen Vormittagsstunden am besten für Meetings. Denn kurz vor dem Aufwachen steigt unsere Körpertemperatur, unser Blutdruck und der Spiegel einiger Hormone und dadurch auch die eigenen kognitiven Fähigkeiten. Da dies ein langsamer Prozess ist, erfährt er generell die höchste Steigung laut Wissenschaftlern gegen 11 Uhr und sinkt ab 12 Uhr stetig. Warum nicht also diese natürlichen Gegebenheiten zum eigenen Vorteil nutzen?

Lässt sich die Produktivität wirklich nach der Uhrzeit messen?

Nicht jeder ist der Meinung, dass Meetings nach 15 Uhr automatisch zum Scheitern verurteilt sind. Schließlich kommt es auch auf den Arbeitsbeginn, die Umgebung und die Art der Arbeit an. Außerdem tickt jeder Arbeitnehmer unterschiedlich. Gibt es demnach zufolge überhaupt die perfekte Uhrzeit für Meetings und wie lässt sich diese herausfinden?

Eine gute Uhrzeit für Meetings finden

Generell schadet es sicherlich nicht, eine anonyme Umfrage in der eigenen Firma durchzuführen. So bekommt man individuelle Ergebnisse der Mitarbeiter. Anhand dessen lässt sich dann eine gemeinsame Wunschuhrzeit festlegen. Eine weitere Möglichkeit könnte auch sein, unterschiedliche Termine zu testen und anschließend bewerten zu lassen. Welche Uhrzeit letztendlich am besten funktioniert, muss letztendlich jedes Unternehmen auch ein Stück weit selbst heraus finden.

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