Stille Meetings: Produktiv sein, weil niemand spricht

Meetings können lästig sein. Mehrere Personen sitzen zusammen an einem Tisch und besprechen verschiedenste Themen, die im Bestfall auch von Belang für das Unternehmen sind. Oft ergibt sich dabei dasselbe Bild: der Initiator schwafelt viel um den heißen Brei herum, zwei weitere Personen kommentieren das Gesagte und der Rest sitzt da und tut so, als würde er interessiert zuhören und Notizen schreiben. Einige Unternehmen wollen genau diese unproduktiven und nervigen Situationen vermeiden und Meetings auf ein neues Level heben: indem niemand spricht. Wie das funktioniert und was die Vorteile von stillen Meetings sind, erklären wir an drei Beispielen.

Beispiel 1: Lesen, mitdenken, dann reden

Werfen wir einen Blick auf die Meetings bei Amazon, so sieht man zunächst Personen zusammensitzen, die ein Dokument lesen und Notizen machen. Hinter der Idee steckt niemand geringeres als CEO Jeff Bezos persönlich. Er gilt unter anderem als „Erfinder“ der stillen Meetings. Am Anfang des Zusammenkommens lesen alle Anwesenden ein mehrseitiges Memo und machen sich eigene Gedanken dazu, bevor diskutiert wird. Der Grundgedanke dahinter ist simpel: Zeitersparnis und Vorbereitung. Der Verfasser des Memos ist gezwungen sein Anliegen, die Argumente dafür und nötige Daten im Voraus zu sammeln und auszudrücken. Damit wird vermieden, dass im Meeting geblufft wird, indem derjenige so tut, als ob er etwas vorbereitet hat, obwohl dies gar nicht der Fall ist. Gleichzeitig wird jedoch auch sichergestellt, dass alle Anwesenden sich mit dem Thema auseinandersetzen.

Vorteile: So werden Situationen wie früher in der Schule, wenn Schüler versuchen sich durchzumogeln ohne die Hausaufgaben gemacht zu haben, vermieden. Indem jeder sich Gedanken zu einem Anliegen macht und nicht nur passiv dem Meeting beiwohnt, können schnellere und bessere Lösungsansätze für Probleme gefunden werden.

Beispiel 2: Ein Meeting im Google Document

Das Unternehmen Square verfolgt einen ähnlichen Ansatz wie Amazon, nur dass das Annotieren eines Texts für alle sichtbar per Google Dokument geschieht. In den ersten 30 Minuten des Meetings wird eben dieses gelesen. Die Mitarbeiter können per Kommentarfunktion Fragen stellen und Anmerkungen machen. So kann schnell herausgefiltert werden, welche Punkte in der anschließenden Diskussion besprochen werden müssen. Das Gespräch ist dadurch Zielgerichteter und nimmt weniger Zeit in Anspruch.

Vorteile: Neben der Zeitersparnis bringt die Online-Annotation des Texts den Vorteil, dass die Mitarbeiter nicht physisch im Konferenzraum anwesend sein müssen, sondern sich auch von ihrem Schreibtisch aus beteiligen können. Zudem betont Alyssa Henry, VP of Seller bei Square, dass durch diese Form des Meetings niemand übergangen wird. Mitarbeiter, deren Meinung und Gedanken sonst vielleicht durch die großen Redenschwinger überschattet werden, können sich im Google Doc frei ausdrücken. So erklärt sie selbst:

Lots of research says that minorities, women, remote employees, and introverts are talked over in meetings and/or have trouble getting their voice heard in traditional meeting culture. It sucks not only for the people that are disempowered by the traditional approach, but it sucks for those that unintentionally talk over/shut down conversation, and sucks for leaders that want to hear the best ideas but can’t because folks are being shut down — usually unintentionally.

Beispiel 3: Chat-Meetings via Skype, Slack und Co.

Die Organisation Post Growth Institute hält seit 2012 ebenfalls stille Meetings ab. Die Verantwortlichen griffen dabei auf die damals beste verfügbare Kommunikationsmöglichkeit zurück: Skype. Jedoch finden die Meetings nicht per Gruppenanruf oder Videokonferenz statt, sondern lediglich im Chat. Was zunächst unübersichtlich und hinderlich klingt, hat jedoch System. So werden wichtige Punkte, wie zum Beispiel ‚Schlussfolgerungen‘, in Großbuchstaben eingetippt und können später per Keyword Search wiedergefunden werden.

Vorteile: Diese Methode sei vor allem auf kognitiver Ebene ein Zugewinn, so die Mitarbeiter von Post Growth Institute. Im Chat können Mitarbeiter sich auf das geschriebene Wort konzentrieren, ohne gleichzeitig einem Redner zuhören zu müssen, der vielleicht schon beim nächsten Punkt ist. Zudem können gesendete Dokumente direkt eingesehen werden. Bei einem Video-Chat erfordert dies meist lästiges Hin- und Herklicken.

Sind stille Meetings einen Versuch wert?

Definitiv! Welche Methode für dein Unternehmen passt, ist natürlich individuell. Am besten probiert man einfach verschiedene Versionen und Abwandlungen aus, bis das richtige Konzept gefunden wird. Denn sind wir mal ehrlich, trotz ihrer Wichtigkeit sind viele Mitarbeiter genervt von traditionellen Meetings. Da ist es doch nur von Vorteil, eine Methode zu finden, die nicht nur Zeit erspart, sondern auch produktivere Ergebnisse liefert. Und schließlich kann das stille Meeting ja auch einfach eine Abwechslung und damit nur ein weiterer Baustein zur Optimierung der Arbeitsabläufe sein.

Aktuelle Jobs

Senior Manager Digitales Kommunikations- und Markenmanagement (m/w/d) Worms

Junior Mediengestalter (m/w/d) Print & Digital München

Online-Marketing-Manager (m/w/d) Homeoffice, Nürnberg

Marketing Manager Business Unit Deutschland (m/w/d) Düsseldorf

Senior Marketing Manager: in (m/w/d) Hamburg

Leiter*in Digitales Fundraising und Daten Homeoffice, München

SEO & Marketing Manager (w/m/d) Köln

Mitarbeiter im Bereich unseres Stadtmarketings (m/w/d) Erding