Meetings als Zeitfresser: 5 Ideen, um Sitzungen wieder effizienter zu gestalten

Viele Unternehmen klagen darüber, dass der Tag einfach nicht über genug Stunden verfügt, um alle Aufgaben zu bewerkstelligen. Vor allem CEOs haben viele Ressourcen; aber Zeit ist eine, von der nicht genügend verfügbar ist. Laut einer neuen Harvard-Studie wurde genau dieser Fakt bestätigt. Außerdem fanden die Wissenschaftler in ihrer zwölfjährigen Studie „The Leader’s Calender“ heraus, woran dieser Zeitmangel festzumachen ist.

Zeitfresser Nummer 1: Meetings

Die Daten der Harvard-Untersuchung sind eindeutig: Durchschnittlich verbringen CEOs knapp drei Viertel ihrer Zeit in Sitzungen. Doch haben Meetings stets einen relevanten Stellenwert für den Erfolg eines Unternehmens? Im vergangenen Jahr befragten Forschende der Harvard Business School 182 leitende Angestellte nach dem Wert, den sie Meetings beimessen würden. Dabei erhielten sie folgende Ergebnisse:

• 71 Prozent empfanden Meetings als unproduktiv und ineffizient.
• 65 Prozent gaben an, dass Meetings sie daran hindern würden, ihre eigene Arbeit zu beenden.
• 62 Prozent waren sogar der Überzeugung, Meetings würden der Teamzusammengehörigkeit schaden

Meetings gehören also nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen auf der Arbeit. Natürlich ist es ab und an dennoch mehr als sinnvoll, das Team zusammenzubringen, um sich gegenseitig in Kenntnis über die derzeitigen Aufgaben zu setzen und einander auszutauschen. So verbindet man sich, entwickelt Strategien und Ideen, lacht zusammen und bietet der Entwicklung oder Erweiterung des Teamgeistes eine Plattform.

Aber Unternehmensgründerin Sunny Bonnell meint bei Inc., dass wir alle vor Meetings 20 Minuten verschwenden, weil es sich dann sowieso nicht mehr lohne, etwas zu beginnen, wenn man gleich wieder aufhören müsse. Vor dem Start des Meetings verlaufen dann weitere zehn Minuten im Sande, da zunächst Kaffee gekocht wird, sich jeder einen Sitzplatz sucht und Leute beginnen bereits Gesagtes zu wiederholen. Während der Sitzung checkt jeder unzählige Male die Uhr, da noch weitere Meetings anstehen und viele feststellen, dass man absolut nicht in dieser Sitzung hätte sein müssen.

Die Lösung: Schafft Meetings ab! Schafft andere Meetings!

Die Ratschläge, um Meetings zu optimieren sehen in der Regel alle gleich aus: Man sollte einer Agenda folgen, strikt moderieren, Zeitpunkte für das Meeting rechtzeitig ankündigen, sodass jeder Angestellte bereit ist und die Sitzungen so kurz wie möglich gestalten. Wenn diese Ratschläge allerdings funktionierten, würden die von der Harvard Business School befragten CEOs Meetings so verabscheuen? Ganz klar: Nein, meint die Gründerin Bonnell. Deshalb ist sie der Überzeugung, dass Meetings in der bisherigen Form einfach abgeschafft werden sollten. Dafür hat sie folgende Ratschläge bereit:

1. „Flash Meetings“: Versuche, spontane Meetings zu organisieren. Bonnell schlägt vor, jedem aus dem Team kurzfristig eine Nachricht zukommen zulassen, dass sich alle in zehn Minuten treffen. So gibt es keine Zeit für eine Vorbereitung und keine Erwartungen. Jeder taucht auf und Dinge, die geklärt und organisiert werden müssen, werden erledigt. Die CEO ist der Überzeugung, dass ein Meeting so nur knappe zehn Minuten dauert.
2. Verlagere die Sitzung in die Öffentlichkeit: Haltet euer Meeting in einem Café oder an einem öffentlichen Ort ab. Bonnell rät dazu, da moderates Hintergrundrauschen wie zum Beispiel in einem Café die Leistung bei kreativen Aufgaben verbessert. So sitzt ihr nicht im stickigen Konferenzraum und könnt euch zudem noch einen guten Kaffee genehmigen.
3. Kein Zutritt für Technik: Weiterhin sollten alle elektronischen Geräte verboten werden. Keine Telefonate, kein Checken des Smartphones, nichts Überflüssiges an die Wand projizieren. Konzentriere dich auf das Zuhören, Notizen machen und Redebeiträge.
4. Lasse dir lediglich ein Protokoll zukommen: Sunny Bonnell stellt sich die Frage, wie viele Meetings überhaupt die Anwesenheit eines CEOs erfordern. Nicht allzu viele. Deshalb rät sie dazu, eine Person für dich zu senden, der du vertraust und die dir im Nachhinein durch ein Protokoll oder Notizen berichten kann, welche Kernpunkte beschlossen wurden.
5. Reise nicht für Meetings: Um Reisekosten und Zeit zu sparen, solltest du nach Bonnell öfter zum Telefon greifen. Oder schlage eine Konferenz per Facetime oder Skype vor. So können du und dein Gesprächspartner euch sehen und die Unterhaltung wird durch den visuellen Aspekt verbessert.

Wenn du Meetings aktuell auch als ineffizient empfindest, können dir Bonnells Hinweise weiterhelfen. Telefonieren statt zu reisen scheint ein essentieller Faktor zu sein, um Zeit zu sparen. Ob die Auslagerung der Sitzung in ein Café dabei so sinnvoll ist, um Zeit zu sparen bleibt allerdings fraglich. Ein Meeting außerhalb des Büros wird wohl zeitliche Kapazitäten verlangen, könnte aber die Kreativität und die Produktivität bei der Zusammenkunft ankurbeln. Falls du mit der aktuellen Meeting-Situation unzufrieden sein solltest, überdenke deine bisherige Art der Durchführung und überlege dir, was du verändern könntest.

Die Harvard Business Review stellt die Studie zum „Leader’s Calendar“ komplett vor.

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