Geschäftsreisen: So verhinderst du das totale Desaster

Geschäftsreisen erfreuen sich gerade in den letzten Jahren steigender Beliebtheit, aber manche Leute assoziieren allein mit dem Wort negative Konnotationen und Unsicherheit. Doch keine Sorge, es gibt Unmengen an Ratschlägen, die dafür sorgen können, dass dein Business Trip nicht als rufschädigende, unanständige Lustreise endet und du ihn so stressfrei wie möglich überstehst.

Vorbereitung ist alles

Was zunächst offensichtlich klingt, gehört zu den größten Stressfaktoren auf deiner Geschäftsreise. Hier etwas vergessen, dort am falschen Treffpunkt und schon ist das Chaos perfekt. Prüfe zur Not dreifach, ob du alles Nötige dabei hast, angefangen bei Kleidung und Schuhwerk. Gerade die richtigen Schuhe können auf der Reise deine Rettung sein, schließlich gibt es nichts Schlimmeres als mehrere Stunden in unbequemeren, drückenden oder zu hohen Schuhen unterwegs zu sein, egal wie schön diese auch aussehen mögen.

Prüfe auch unbedingt, ob du alle Ladekabel und Toilettenartikel dabei hast – Deo, Shampoo und Duschgel sind ein Muss. Investiere gegebenenfalls in eine Powerbank für Handy und Tablet. Im Voraus solltest du dir außerdem alle wichtigen Adressen heraussuchen, angefangen beim Hotel. Buche letzteres nicht erst Last Minute, besonders dann nicht, wenn ein Kongress oder eine Messe in der Zielstadt stattfindet. Eventuell hat dein Chef auch schon Unterlagen, Ablaufpläne und Tagesordnungen per Mail versendet. Lade diese vor deiner Abreise herunter und überfliege sie zumindest einmal, damit du weißt, was dich erwartet.

Der richtige Koffer

Dein Gepäck beinhaltet nicht nur alles geschäftlich Relevante, sondern auch dein bisschen Privatsphäre, dass dir auf der Geschäftsreise zur Verfügung steht. Deshalb ist es nicht verkehrt in einen etwas Teureren, dafür aber zuverlässigen Koffer zu investieren. Es wäre ziemlich ärgerlich, wenn Rollen oder Henkel während der Reise abbrechen. Wähle also ein ziehbares Model, mit einem leicht gepolsterten Griff, der gut in der Hand liegt und deine Handinnenseite schont.

Des Weiteren kannst du getrost eine auffällige Farbe oder Markierung wählen, da die meisten Geschäftsleute mit dunklem Gepäck reisen. So findest du deinen Koffer am Flughafen schnell wieder und vergeudest keine Zeit am Gepäckband. Eventuell hilft es auch, einen Hinweis mit „Vorsicht: zerbrechlich“ zu verwenden. Mit etwas Glück berücksichtigen die Flughafenmitarbeiter diesen wirklich und dein Koffer wird ganz oben abgelegt. Ergo, er kommt auch als erstes wieder heraus und aufs Gepäckband.

Und nun zum Innenleben deines Gepäckstücks: Kleidersäcke können das schlimmere Knittern von Hemden und Blusen verhindern, doch wie man wirklich wie ein Profi packt, zeigt das folgende Video des Flughafens London Heathrow (Vorschaubild fehlt, aber es funktioniert):

Augen auf bei Auslandsreisen

Viele Business Trips führen zu den Geschäftsmetropolen anderer Länder oder zu abgelegeneren Außenposten. Auch hier dreht sich wieder alles um Vorbereitung. Kümmere dich also rechtzeitig um benötigte Visa und informiere dich über die Einfuhrbestimmungen des Zolls, gerade wenn zu Zwischenstopps hast. Solltest du dein Ziel des Öfteren besuchen, schadet es nicht grundlegende Sprachkenntnisse zu erwerben. Englisch ist zwar fast überall ein universeller Helfer, doch es zeugt von Respekt gegenüber den Einheimischen und natürlich deinem Geschäftspartner, wenn du dich in ihrer Muttersprache mit ihnen unterhältst. Zumindest Grußformeln sowie „Bitte“ und „Danke“ solltest du auch bei einem einmaligen Besuch eines anderen Lands sagen können.

Wie wichtig das ist, zeigt die Geschichte von Adele Gutman, VP für Sales, Marketing und Revenue bei Library Hotel Collection:

I was late to the train station in Bern […]. I asked someone in uniform if they knew which track was for the train to Zurich. The person said, „Nein,“ so I rushed off to track nine and ended up on a train to Geneva. Now I know: „nein“ means „no.“

Vor deiner Reise solltest du dich auch über Sitten und Bräuche schlau machen. Finden religiöse oder andere Feierlichkeiten während deines Aufenthalts statt? Und gibt es besondere Hinweise, zum Beispiel zum korrekten Verhalten in religiös geprägten Staaten wie Saudi-Arabien oder eine spezielle Geschäftsetikette wie in Japan? Stelle dich schon im Vorfeld darauf ein. Hier noch ein letzter Tipp: Reisepass, Tickets und sonstige Dokumente, die du unterwegs nicht benötigst, solltest du sicher verschlossen im Hotelsafe lassen. Nichts ist nervenaufreibender als dich am Ende deiner Reise noch mit der Botschaft herumzuschlagen.

Der richtige Umgang mit Kollegen

Reist du gemeinsam mit Kollegen, reicht das Spektrum von peinlichem Schweigen bis hin zur Bildung neuer Freundschaften. Wichtig ist es zu wissen, dass du nicht 24/7 mit den Anderen über die Arbeit reden musst. Eine professionelle Distanz zu deinen Kollegen zu wahren ist grundsätzlich richtig hierbei, jedoch bietet die Reise auch die Möglichkeit, neue Eigenschaften von ihnen in Erfahrung zu bringen. Versuche also über unverfängliche Themen wie Hobbys zu sprechen.

Übrigens ist es nicht mehr wie auf Klassenfahrten in der Schule, auf denen in der individuellen Freizeit nur in Grüppchen losgezogen werden durfte. Ihr seid alle erwachsen und könnt auf eigene Faust die Stadt erkunden. Und noch ein Wort an die Chefs: Deine Mitarbeiter werden sich in vielen Situationen an dir orientieren, zum Beispiel was den Dresscode eines Meetings angeht. Mach ihnen aber auf jeden Fall klar, dass dies nicht immer nötig ist. Nur weil du schon um 6 Uhr frühstückst oder auf Alkohol beim Abendessen verzichtest, müssen sie das nicht auch tun.

Die perfekte Work-Life-Balance während der Reise

Das richtige Maß an Freizeit und Arbeit auf einer Geschäftsreise zu finden, ist nicht einfach. Entweder hat man die Kollegen ständig um sich herum, die einen an die Arbeit erinnern, oder man tendiert auf einer Alleinreise dazu, die Freizeit etwas länger zu ziehen als man sollte. Also was tun? Beginne am besten damit, alle geschäftlichen Termine in deinen Kalender einzutragen, bevor du Freizeitaktivitäten buchst. Plane außerdem immer etwas Zeit zur Vor- und Nachbereitung von Meetings ein. Den Rest kannst du dir dann legen, wie du es möchtest.

Zudem ist es nicht ratsam, über 12 Stunden am Stück auf Achse zu sein. Nimm dir immer kleine Pausen, um herunterzukommen und dich frisch zu machen. Und um am Ende noch einmal auf die unanständigen Lustreisen vom Beginn zu kommen: Es ist völlig okay, auch das Nachtleben deiner Destination zu erkunden. Beachte dabei nur, dass du am nächsten Tag eventuell noch geschäftliche Termine hast. Daher verzichte auf zügellosen Alkoholkonsum und suche keine fragwürdigen Etablissements auf – andernfalls wirst du ganz schnell zum Gesprächsthema.

Und? Dokumente gecheckt und Koffer gepackt? Dann kann deine Geschäftsreise ja nun problemfrei beginnen.

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