Effektive Strategie: Wie Ashton Kutcher auf einfache Weise seine E-Mail-Flut bewältigt

Viele von euch kennen es sicherlich: Man trottet schlaftrunken ins Büro, startet den PC und wird direkt von einem Berg unbeantworteter E-Mails erschlagen. Wo fängt man an? Welche Mails haben Priorität? Was ist mit den Aufgaben, die jenseits des Postfachs liegen? Und wann ist endlich Kaffeepause? In Arianna Huffingtons „The Thrive Global Podcast“ erklärte Ashton Kutcher seine Taktik zur Produktivitätssteigerung, die auch jeder von euch anwenden kann.

Simple Idee, die zum effektiven Arbeiten führt

Ashton Kutcher ist nicht nur Schauspieler und Vater, sondern auch Risikokapitalanleger, weshalb ihm chaotische Zustände im Büro nicht fremd sind. Als er früher das E-Mail-Postfach in seiner Firma Sound Ventures öffnete und die Massen an Nachrichten sah, überkam ihn das Gefühl erdrückt zu werden. „Mails sind eine To-do-Liste, in die jedermann Aufgaben für dich eintragen kann“, beschreibt er die Situation. Doch inzwischen hat Kutcher eine clevere Methode entwickelt: Bevor er sein Postfach überhaupt öffnet, nimmt er sich eine Stunde Zeit, um eigene Tagesziele festzulegen und Aufgaben an seine Mitarbeiter zu delegieren. Erst danach wendet er sich seinen E-Mails zu.

Gefangen im eigenen Postfach

Diese Strategie führt ohne Zweifel zu einer effizienteren Arbeitsweise. Hat man erst einmal seine Ziele im Blick, lenken einen Nebensächlichkeiten nicht mehr so leicht ab. Kutcher bezeichnet seine vorherige Situation als „Loch, aus dem man unmöglich herauskommt.“ Während er die ersten Nachrichten beantwortete, kamen schon die nächsten herein. Dadurch blieben die eigenen Aufgaben auf der Strecke und am Ende des Tages sei er ziemlich unproduktiv gewesen. Dieses Problem gibt es sowohl auf Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberseite. Daher ist es wichtig, einen Weg hinaus aus der Endlosschleife zu finden.

Deutlich machen, wer Verantwortung trägt

Inzwischen hat Ashton Kutcher seine Idee ausgebaut. Er habe deutlich gemacht, dass nicht jeder, der ihm eine Mail schickt, auch automatisch eine Antwort erhalten wird. Zudem gibt es bei Sound Ventures klare Richtlinien für neue Kontakte. Diese bekommen direkt am Anfang der Zusammenarbeit eine Liste zugeschickt, in der erklärt wird, an welche Person sich für welches Anliegen zuwenden ist. So soll vermieden werden, dass alle E-Mails im Posteingang des Gründers landen, mit dessen Antworten nicht innerhalb von 48 Stunden zu rechnen sei.

Was könnt ihr von Kutchers Strategie lernen?

Das Hauptaugenmerk liegt auf dem strukturierten und systematischen Umgang mit Arbeit. In eurem Unternehmen sollte definiert sein, wer für welchen Aufgabenbereich zuständig ist. Auch Kontakte von außerhalb müssen auf diese Information leicht zugreifen können. Außerdem solltet ihr lernen zu entscheiden, welche Tätigkeiten Vorrang haben und welche noch warten können. Verfallt dabei jedoch nicht in Prokrastination! Aufgaben zu priorisieren ist anfangs nicht einfach, doch wenn ihr es regelmäßig versucht, wird es immer leichter und irgendwann könnt ihr stolz auf euren Arbeitstag zurücksehen und sagen: Heute war ich aber produktiv!

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