Home Office als Dauerzustand: Mit klaren Grenzen und System zum Erfolg

In den Debatten rund um das Thema Home Office äußern Kritiker des Konzepts oft Bedenken hinsichtlich der Organisation und Vorbereitung. Derzeit, während der Coronakrise, liegen sie damit auch nicht zwingend falsch – viele Arbeitnehmer wurden ins kalte Wasser geschmissen und hatten nicht die Chance, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Doch wenn Home Office ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags werden soll, ist das anders. Dann haben wir die Zeit, uns vorzubereiten und Konzepte zu entwickeln, auch in den eigenen vier Wänden effektiv zu arbeiten. Die folgenden Ideen helfen dir dabei, eine produktive Arbeitsweise und eine Trennung von Job und Privatleben zu etablieren.

Voraussetzungen für effektives Arbeiten im Home Office

Um die gleiche Produktivität – oder eine höhere – als im Büro an den Tag zu legen, braucht es klare Regeln. Haushalt, Freizeit und Co. dürfen deine Arbeit im Home Office nicht stören. Gleichzeitig ist die richtige Ausstattung das A und O:

1. Das technische Equipment

Wenn du nicht schon einen besitzt, sollte deine erste Anschaffung ein guter Arbeitscomputer sein. Die Betonung hier liegt auf gut – zahlreiche Online-Vergleiche und Erfahrungen anderer Home-Office-Arbeitender können dir helfen, das richtige Modell zu finden. Empfehlenswert ist ein Laptop, damit du auch von anderen Orten als den eigenen vier Wänden aus arbeiten kannst. Hierbei kommt es natürlich auf persönliche Präferenzen sowie die weitere Nutzung an – dient der PC nur der Arbeit, oder nutzt du ihn auch privat?

Chef: Wenn ihr irgendwas für das Homeoffice braucht, bestellt es euch einfach.

Chef später: Wer hat ein Alpaka mit der Firmenkreditkarte bezahlt?

— Elaventi (@Elaventi) July 12, 2020

Und egal für was du dich entscheidest: Die Anschaffung eines zweiten Bildschirms kann dir helfen, einen besseren Überblick über verschiedene Fenster zu behalten und bei richtiger Ausrichtung auch deine Kopfhaltung verbessern. Abgesehen davon lohnt es sich auch eine Tastatur zu kaufen, mit der das Tippen einfacher, schneller und bequemer geht. Und natürlich ist eine gute Internetverbindung unabdingbar – schnelle Leitungen sind in Deutschland bekanntlich nicht nur in ländlichen Regionen, sondern teilweise auch in den Städten ein Problem. Trotzdem solltest du überlegen, ob sich vor Aufnahme des Home Office ein Anschluss- beziehungsweise Anbieterwechsel lohnt. Manche Kosten lassen sich übrigens steuerlich absetzen.

2. Dein Heimbüro

Während ihrer Zeit im „Corona-Home-Office“ müssen viele Arbeitnehmer den Küchentisch in ein Büro umwandeln. Auf Dauer ist das keine Lösung und schon gar nicht, wenn du planst länger oder öfter im Home Office zu arbeiten. Ein eigener Arbeitsbereich ist dafür unumgänglich. Nun kannst du aber in der Regel nicht einfach einen weiteren Raum an deine Wohnung oder dein Haus anbauen. Stattdessen solltest du dir eine ruhige Ecke suchen und diese in einen Arbeitsplatz verwandeln. Vielleicht gibt es im Schlaf- oder Wohnzimmer noch Platz für einen Schreibtisch und einen kleinen Rollcontainer für die wichtigen Dokumente?

Montag – Homeoffice – ich im Schlafanzug und bald im Bikini auf dem Balkon. Ja, es ist nicht alles schlecht.

— NieKohle (@DieNizi) July 13, 2020

Und wie solltest du deinen Arbeitsbereich nun einrichten? Es lohnt sich in jedem Fall etwas mehr Geld zu investieren und dir einen ergonomisch geformten Bürostuhl zuzulegen – dein Rücken wird es dir danken. Und dazu brauchst du natürlich einen Schreibtisch. Auch hier gibt es Modelle, die höhenverstellbar sind. Mit diesen hast du die Möglichkeit im Stehen zu arbeiten. Abgesehen davon solltest du auch für ausreichend Licht zum Arbeiten sorgen. Die richtige Beleuchtung kann dabei Auswirkungen auf deine Produktivität haben. Eine warme, verstellbare Lichtquelle ist besonders empfehlenswert und vielleicht kannst du auch in eine Tageslichtlampe investieren, um während der kalten Jahreszeit etwas Sonne ins Büro zu holen.

3. Die leidigen Ablenkungen

Die eigenen vier Wände sind voller Versuchungen. Genau diesen musst du aber für ein produktives Arbeiten im Home Office widerstehen. Schritt Nummer 1 ist es, die Tür zum Heimbüro zu schließen und der Familie oder den Mitbewohnern klar zu machen, dass du nicht gestört werden darfst. Sei auch bei deinen Haustieren streng: Egal wie groß ihre Kulleraugen sind, spielen geht erst nach der Arbeit. Gleiches gilt übrigens auch für den Haushalt. Mal eben saugen oder die Wäsche machen kostet dich Zeit, die du für deine Aufgaben benötigst.

Ich setze mich ins Homeoffice, um die durch Internetausfall entstandenen Minusstunden ansatzweise nachzuholen. Der Mann staubsaugt und singt dabei „Ich baue dir ein Haus aus Schweinskopfsülze…“

Hat hier jemand Lösungen?

— Jellchen (@DieJelli) July 12, 2020

Und auch der Fernseher und Netflix sollten ausgeschaltet bleiben, solange du arbeitest. Egal wie spannend die letzte Folge deiner Serie war. Um deine Arbeitszeit zu koordinieren, können dir Apps helfen. Leg dir einen Tagesplan an, der auch deine Pausen und vor allen Dingen auch den Feierabend beinhaltet – und halte dich daran. Arbeitszeit und Freizeit dürfen nicht verschmelzen. Das ist die wichtigste Regel für die effektive Arbeit von zu Hause aus. Manche Apps helfen dir daher nicht nur bei der Selbstorganisation, sondern erinnern dich auch an Pausen und Feierabend.

4. Die Digitalisierung

Das Schwierigste an der Arbeit in Home Office ist vermutlich der digitale Aspekt: Während du im Büro die Möglichkeit hast herumzulaufen und mit Kollegen zu reden, gibt es zu Hause meist nur dich und deinen Computer. Auf Dauer wird das für die meisten ziemlich anstrengend und hinzu kommt ja auch noch die Screentime in der Freizeit. Daher ist es für das effektive Arbeiten im Home Office wichtig, Abstand zum Digitalen zu gewinnen. Am Anfang steht dabei das Smartphone. Hier ein paar Tipps, um den Fokus beizubehalten und die Screentime zu reduzieren:

• Aus den Augen, aus dem Sinn: Pack dein Smartphone außer Reichweite, um der Versuchung zu widerstehen, mal kurz Social Media zu checken
• Apps blocken: Funktionen wie der Focus Mode auf Android-Geräten pausieren für eine gewisse Zeit Apps, die dich potenziell ablenken können. Nutze diese Möglichkeit während der Arbeit
• Aufgeräumter Home Screen: Anstatt deine meistgenutzten Apps direkt nach dem Entsperren vor dir zu haben, packe sie lieber in einen Ordner auf der zweiten Seite. So verhinderst du aus Gewohnheit mal kurz auf WhatsApp und Co. zu klicken
• Nutze deine Stimme: Willst du einen Timer setzen oder andere Funktionen deines Smartphones bei der Arbeit nutzen, dann verlasse dich auf deinen Sprachassistenten. Anstatt das Smartphone in die Hand zu nehmen und doch mal kurz auf eine App zu klicken, sprich lieber mit Siri, Alexa und Co.

5. Die Auszeit

Doch nicht nur während der Arbeit selbst ist ein bewusster Umgang mit dem Digitalen wichtig – auch danach. Im Home Office passiert es schnell, dass du trotz Feierabends noch kurz etwas erledigst, kurz die Mails checkst, kurz mit den Kollegen Absprachen hältst und dadurch noch länger vor PC oder Smartphone sitzt. Daher musst du lernen, Grenzen zu ziehen:

• Zeitmanagement: Trage nicht nur Arbeitstermine in deinen Kalender ein, sondern auch private Treffen. Lass immer etwas Platz für Zeit mit Familie und Freunden
• Auto Reply: Wenn dein Feierabend ansteht, stelle eine personalisierte Out-Of-Office-Nachricht für dein Mailkonto ein. Mache deinen Kontakten klar, dass nach Ende der Arbeitszeit keine Mails mehr bearbeitet werden, du dir aber am nächsten Tag wieder Zeit dafür nimmst
• Ausloggen: Nutzt du am Smartphone ein Business Profil oder hast den Arbeitschat ständig offen, dann wird es Zeit dich nach Feierabend auszuloggen. Switche zu deinem Privatprofil, stelle Gruppenchats auf stumm und gehe so gegen ständige Erreichbarkeit vor

Abstand zur Arbeit und zum Digitalen ist also das A und O, wenn du auf Dauer effektiv und gesund im Home Office arbeiten willst. In der Praxis ist das aber nicht leicht umzusetzen – schließlich sind Smartphone und Co. auch ein großer Teil unserer Freizeit. Um nicht ständig am Handy zu hängen, kannst du beispielsweise versuchen Zeiten oder Orte festzulegen, in und an denen das Smartphone tabu ist. Wie wäre es mit dem Abendessen? Dem gemeinsamen Serienmarathon? Auf dem Klo? Außerdem ist es empfehlenswert eine Stunde vor dem zu Bett gehen keinem blauen Licht – also dem Licht von Screens – ausgesetzt zu sein. Andernfalls kann das erheblichen Einfluss auf die Qualität deines Schlafs haben.

Das richtige Set-Up, der bewusste Zeitplan und der verantwortungsbewusste Umgang mit dem Digitalen helfen dir also dabei, die Arbeit im Home Office effizient zu gestalten. Vorbereitung und Bewusstsein sind der Schlüssel dafür – gerade wenn du diese Form des Arbeitens auch nach Corona nicht missen möchtest.

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