Digitalisierung mit Pflichtdruck: Tipps zur erfolgreichen Einführung der E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen. Zwar können Papierrechnungen dank einer Übergangsfrist noch bis Ende 2026 verwendet werden, doch der Trend zur Digitalisierung der Rechnungsprozesse ist unumkehrbar. Diese gesetzliche Vorgabe erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch organisatorische Weichenstellungen, die Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen. Doch was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret, und wie können Unternehmen sich optimal darauf vorbereiten? Wir zeigen dir vier praxisnahe Tipps, die den Umstieg auf E-Rechnung erleichtern.

Den Status quo analysieren

Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Umstellung beginnt mit einer umfassenden Bestandsaufnahme der bestehenden Prozesse. Unternehmen sollten sich einen klaren Überblick über ihre aktuelle Rechnungsabwicklung verschaffen. Folgende Fragen können dabei helfen:

• Welche Rechnungsformate werden derzeit genutzt (Papier, PDF etc.)?
• Wie erfolgt der Versand, Empfang und die Archivierung von Rechnungen?
• Welche technischen Systeme sind bereits im Einsatz (zum Beispiel ERP-Systeme, Buchhaltungs-Software)?
• Welche Ausnahmefälle gilt es zu beachten (dabei helfen die FAQ des Bundesfinanzministeriums weiter)?

Eine solche Analyse deckt Schwachstellen und Optimierungsbedarf auf. Besonders zeit- oder ressourcenintensive Prozesse sollten identifiziert werden, um gezielt Verbesserungen einzuleiten. Ein fundierter Ausgangspunkt erleichtert es, den Übergang strukturiert zu planen.

Die passende Software für die E-Rechnung

Die Wahl der richtigen Software ist ein zentraler Baustein für eine reibungslose Einführung der E-Rechnung. Dabei müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Software ihren individuellen Anforderungen entspricht. Wichtig sind folgende Kriterien:

• Kompatibilität: Die Software sollte sich problemlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren lassen.
• Revisionssicherheit: Digitale Archivierung muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
• Benutzer:innenfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeiter:innen.
• Flexibilität: Die Unterstützung verschiedener Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD ist essenziell.

Zertifizierte Anbieter:innen, die ihre Lösungen regelmäßig aktualisieren und an gesetzliche Änderungen anpassen, sind hier besonders empfehlenswert. Eine durchdachte Auswahl der Software spart langfristig Zeit und Ressourcen.

Eine Vorgabe dafür, wie die Rechnungen übermittelt und empfangen werden sollen oder müssen, gibt es indes nicht. Der Empfang muss jedoch auf Unternehmensseite sichergestellt werden (etwa durch ein E-Mail-Postfach). Die Rechnung selbst sollte der Normenreihe EN 16931 vom Europäischen Komitee für Normung (Comité Européen de Normalisation – CEN) entsprechen.

Mitarbeiter:innen mit einbeziehen und schulen

Der Erfolg der Umstellung hängt entscheidend von den Menschen ab, die die neuen Prozesse und Tools nutzen. Daher sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen aktiv in den Wandel einbinden und gezielt schulen. Folgende Maßnahmen haben sich bewährt:

• Schulungen: Workshops und Trainings helfen den Mitarbeiter:innen, die neuen Systeme und Prozesse zu verstehen und anzuwenden.
• Austausch: Regelmäßige Meetings, in denen Fragen geklärt und Herausforderungen besprochen werden, fördern die Akzeptanz.
• Koordinationsteam: Ein eigens benanntes „E-Rechnungs-Team“ kann als zentrale Anlaufstelle fungieren und den Umstieg koordinieren.

Gut geschulte Mitarbeiter:innen, die den Nutzen der Digitalisierung erkennen, tragen aktiv zur erfolgreichen Umsetzung bei.

E-Rechnung schrittweise implementieren und testen

Ein Ansatz, der stufenweise Schritte umsetzt, minimiert die Risiken einer umfassenden Umstellung. Statt alle Prozesse auf einen Schlag zu digitalisieren, empfiehlt es sich, die Einführung der E-Rechnung in Etappen durchzuführen:

• Pilotprojekte: Beginne mit einer Abteilung oder ausgewählten Lieferant:innen und Kund:innen.
• Testphasen: Führe die neuen Rechnungsprozesse unter realen Bedingungen ein und behebe auftretende Schwächen.
• Feedback: Hole regelmäßig Rückmeldungen von Mitarbeiter:innen ein und optimiere die Prozesse entsprechend.

Durch ein schrittweises Vorgehen können Unternehmen Fehler frühzeitig erkennen und vermeiden, bevor sie sich auf die gesamte Organisation auswirken

Vorteile und Chancen der E-Rechnung

Die elektronische Rechnungsstellung bietet außerdem zahlreiche Vorteile, die über die reine Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinausgehen. Unternehmen profitieren von schnelleren Verarbeitungszeiten, einer Reduktion von Fehlern und einer besseren Übersichtlichkeit in der Buchhaltung. Zudem können durch die digitale Abwicklung Papierkosten gesenkt und der Verwaltungsaufwand reduziert werden. Auch die Nachhaltigkeit wird gefördert, da weniger Ressourcen verbraucht werden. Insgesamt schafft die E-Rechnung eine effizientere, sicherere und zukunftsfähige Grundlage für Unternehmensprozesse.

Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mag zunächst wie eine Herausforderung erscheinen, bietet jedoch enorme Chancen. Unternehmen, die den Umstieg rechtzeitig planen und umsetzen, profitieren langfristig von effizienteren Abläufen und einer modernen Infrastruktur. Entscheidend sind eine klare Analyse, die Wahl der passenden Software, die Einbindung der Mitarbeiter:innen und ein wohlüberlegtes Implementierungskonzept. So wird der Wechsel zur E-Rechnung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch ein Gewinn für Unternehmen.

Bei einigen Ausnahmefällen – von den nicht umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen bis hin zu Kleinbeträgen und Fahrausweisen als Rechnung – können weiterhin auch nicht elektronische Rechnungen ausgestellt werden.

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