Optimales Offboarding – Mitarbeitende professionell und positiv verabschieden

Offboarding? Das ist quasi das Gegenstück zum Onboarding. Während beim Onboarding neue Team-Mitglieder eingearbeitet und in die Unternehmenskultur eingeführt werden, dreht sich beim Offboarding alles um die Zeit vor dem Austritt eines Mitarbeitenden aus einem Unternehmen. Vergiss das übliche Winken zum Abschied, wenn Team-Mitglieder ihre Kisten packen – Offboarding ist viel mehr als das. Es geht nicht nur darum, eine professionelle Beziehung abzuschließen, sondern auch darum, die langfristigen Beziehungen zu pflegen und das Image zu stärken, das ein Unternehmen im Gedächtnis hinterlässt. Aber was zeichnet ein gutes Offboarding aus? Das erfahrt ihr in diesem Artikel.

Bedeutung des Offboardings im modernen Arbeitsumfeld 

Ein durchdachtes Offboarding ist genauso wichtig wie ein gutes Onboarding. Der Grund? Es geht, um mehr als nur einen professionellen Abschluss zu finden. In unserer schnelllebigen Arbeitswelt hat sich das Offboarding zu einem besonders relevanten Faktor entwickelt. Es ist die letzte Seite eines Kapitels in der gemeinsamen Geschichte zwischen einem Unternehmen und einem Mitarbeitenden, zumindest vorerst. Diese Seite sollte genauso sorgfältig gestaltet werden wie die Erste. Jeder Abschied bietet die Möglichkeit zu zeigen, wie sehr ein Unternehmen seine Mitarbeitende wertschätzt. Es geht darum, Dankbarkeit zu zeigen und sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden mit einem positiven Bild das Unternehmen verlassen. Also darum, einen guten, finalen Eindruck zu hinterlassen. Das ist nicht nur aus menschlicher Sicht wichtig, sondern stärkt auch das Arbeitgeber:innen-Image. Denn eine gute letzte Erfahrung kann sich ebenso herumsprechen wie eine schlechte.

Das Offboarding wird daher als eine Investition in die Zukunft angesehen, als kontinuierliche Pflege des Netzwerks und den Aufbau eines Kreises von Ehemaligen, die dem Unternehmen auch zukünftig positiv gesonnen bleiben. Ehemalige Mitarbeiter:innen können sogar weiterhin Botschafter:innen des Unternehmens sein. Gute Botschafter:innen sind sie aber nur dann, wenn sie nicht nur zur Tür hinausgeschoben werden. Es sollte sich die Zeit genommen werden, ihnen für ihre Arbeit zu danken, ihnen Unterstützung bei der Übergabe anzubieten und die Türen für zukünftige Möglichkeiten offenzuhalten.

Kurz gesagt: Ein respektvolles und durchdachtes Offboarding ist der Schlüssel, um in der heutigen Arbeitswelt positiv in Erinnerung zu bleiben. 

Checkliste für ein reibungsloses Offboarding

Beim Offboarding gibt es einige To-Dos, die nicht in Vergessenheit geraten sollten. Diese Schritte sind der Schlüssel, um das Offboarding so nahtlos wie möglich zu gestalten:  

• Kommunikation an das Team: Die Information über den Weggang sollte taktvoll und zeitnah an das Team kommuniziert werden, um Gerüchte zu vermeiden und den Übergang transparent zu gestalten.
• Dokumente aktualisieren: Alle administrativen Unterlagen sollten aktualisiert und abgeschlossen werden. Von der finalen Gehaltsabrechnung bis zu eventuellen Resturlaubstagen – alles muss geprüft werden.
• Rückgabe von Unternehmensgegenständen: Eine klare Liste dessen, was zurückgegeben werden muss – ID-Karten, Schlüssel, Geräte. Alles sollte reibungslos zurück ins Inventar wandern. Hieran sollten Unternehmen im Idealfall schon zu Beginn bei der Aushändigung der Gegenstände denken. 
• Zugriffsrechte entziehen: Sicherheit geht vor! Es ist wichtig, dass alle digitalen Zugänge und Berechtigungen zum richtigen Zeitpunkt deaktiviert werden.
• Abschlussgespräch planen: Organisiere ein Meeting, um Feedback zu sammeln und den Mitarbeitenden für ihre Zeit und ihren Einsatz zu danken. Das ist nicht nur höflich, sondern bietet auch wertvolle Einsichten. 
• Kontakt halten: Ein Netzwerk aufbauen und ehemalige Mitarbeitende zu Events einladen. Man weiß nie, wann sich die Wege wieder kreuzen. Dafür sollte am besten eine Liste erstellt werden, die dann bei jedem Austritt erweitert wird. 

Abschlussgespräch

Das Abschlussgespräch, häufig auch als Exit Interview bezeichnet, hat sich in den vergangenen Jahren in unserer Agentur bewährt und ist der wichtigste Bestandteil des Offboardings. Auch hier zeigt sich, wie so oft, dass es sehr wichtig ist, vorbereitet, in ein solches Meeting zu gehen. Dieses Gespräch sollte mit der Geschäftsführung und der Personalabteilung stattfinden. Erwähnen muss man natürlich nicht explizit, dass es ratsam ist, von Beginn an einen respektvollen Umgang zu pflegen, denn zum einen sollte das Gespräch kein Streitgespräch werden und zum anderen kann man nur ehrliches Feedback erwarten, wenn die Stimmung dafür geschaffen ist.

Ziel ist es, dass wahre Beweggründe und konstruktive Kritik ausgesprochen werden, aber auch das Unternehmen soll noch mal die Möglichkeit haben, sich für die Zusammenarbeit zu bedanken. Ein separater Raum und eine ungestörte Atmosphäre sind hierbei Pflicht. Um optimal ins Gespräch zu gehen, können auch Tools genutzt werden. Der Vorteil ist aus unserer Sicht, dass man damit einen Gesprächsleitfaden erstellen kann, um strukturiert vorgehen zu können. Meistens hat man dadurch auch direkt die Möglichkeit, das Gespräch zu dokumentieren. Thematisch muss es nicht nur um den konkreten Austrittsgrund gehen. Spannend sind auch andere Missstände und optimierungsbedürftige Prozesse. 

Das Abschlussgespräch sollte am letzten Tag terminiert werden. Warum? Weil das Arbeitszeugnis schon geschrieben ist und alles für einen sauberen, runden Abschluss bereitsteht. Es ist die perfekte Gelegenheit, auf gute Art und Weise auseinanderzugehen und ein paar abschließende Worte auszutauschen. Gegen Ende der Zeit beim Unternehmen haben Mitarbeiter:innen oft eine gewisse emotionale Distanz aufgebaut, die es ihnen erlaubt, offener und ehrlicher Feedback zu geben – ohne sich groß über mögliche Konsequenzen den Kopf zu zerbrechen.

Durch die Planung des Exit Interviews am letzten Tag im Unternehmen bekommen sowohl die Mitarbeiter:innen als auch das Unternehmen ausreichend Zeit, sich auf dieses wichtige Gespräch vorzubereiten. Die Noch-Team-Mitglieder können in Ruhe über ihre Erfahrungen und das Feedback, das sie hinterlassen möchten, nachdenken. Gleichzeitig kann die Agentur gezielte Fragen vorbereiten, um wirklich wertvolle Einsichten zu sammeln. Außerdem sollte auch das Unternehmen hier nochmal die Gelegenheit nutzen und betonen, was besonders gut lief in der Zusammenarbeit und welche Highlights daraus hervorgehen. So gestaltet sich der Übergang nicht nur nahtlos, sondern auch konstruktiv.

Für unsere Exit Interviews orientieren wir uns an diesem Gesprächsleitfaden und passen ihn individuell an: 

Auswertung des Offboardings

Nachdem Mitarbeitende das Unternehmen verlassen haben, ist es wichtig, das Offboarding auszuwerten. Die Grundlage hierfür bietet das dokumentierte Exit Interview, denn daraus ergeben sich messbare Kennzahlen. Die wichtigste Kennzahl ist hierbei der Austrittsgrund. Sollte sich bei der Auswertung beispielsweise zeigen, dass die meisten Mitarbeitenden das Unternehmen aufgrund des Gehalts verlassen haben, kann das ein wichtiger Hinweis für das Unternehmen sein, in diesem Bereich Optimierungsmaßnahmen einzuleiten.
Eine weitere relevante Kennzahl kann etwa der Net Promoter Score sein. Hierbei wird die Weiterempfehlungsbereitschaft anhand der Antwort auf die folgende Frage ausgewertet:

Wie wahrscheinlich ist es, dass du das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen würdest? 

Darüber hinaus gibt es natürlich noch zahlreiche weitere Kennzahlen wie die Bereitschaft zur Wiedereinstellung, die durchschnittliche Dauer des Anstellungsverhältnisses und konkrete Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsumgebung und Unternehmenskultur. Auch wie sich ehemalige Mitarbeitende nach dem Austritt aus dem Unternehmen verhalten, kann ausgewertet werden: Erfolgen Bewertungen auf Arbeitgeber:innenbewertungsplattformen wie kununu und wie fallen diese aus? Bewirbt sich jemand aufgrund einer Empfehlung? Erscheinen ehemalige Mitarbeitende zu Events, zu denen sie eingeladen wurden? Hier muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, welche Werte und Kennzahlen besonders relevant sind und diese entsprechend dokumentieren und regelmäßig aufs Neue auswerten. So werden das Offboarding und die Auswertung danach zu einer sinnvollen Investition für die Zukunft des Unternehmens. 

5 Tipps zum Offboarding

1. Transparent kommunizieren: Keine Geheimniskrämerei! Informiert das Team rechtzeitig und klar über den Austritt des Mitarbeitenden aus dem Unternehmen. So vermeidet ihr Gerüchte und schafft eine offene Atmosphäre. Sollte die Person Kundinnenkontakt haben, sollten auch Kund:innen rechtzeitig informiert und über die weitere Vorgehensweise in Kenntnis gesetzt werden. 
2. Keep it cool: Auch wenn eine geschätzte Person das Unternehmen verlässt, sollte die Reaktion darauf nicht emotional erfolgen. Ein kühler Kopf ist wichtig und auch wenn es aufwühlend sein kann, sollte darauf professionell reagiert werden. Ein respektvoller und fairer Umgang sollte immer im Vordergrund stehen.
3. Fliegender Wechsel: Für die Übergabe sollte genug Zeit eingeplant werden. Es sollte für eine reibungslose Übergabe der Projekte und Verantwortlichkeiten gesorgt werden. Dokumentationen und Übergabesitzungen helfen der nächsten Person, schneller Fuß zu fassen.
4. Feedback ist Gold wert: Nutz das Exit Interview, um ehrliches Feedback zu sammeln. Frag nicht nur, warum der:die Mitarbeiter:in das Unternehmen verlässt, sondern auch, was verbessert werden könnte. Das ist die Chance, um für die Zukunft zu lernen!
5. Kleine Freude: Ein kleines Abschiedsgeschenk oder eine Karte vom Team kann ein Lächeln ins Gesicht zaubern und eine kleine Erinnerung an das Unternehmen und die Zeit dort sein. 

Fazit Offboarding

Abschied nehmen mit Stil? Das ist das A und O im Offboarding. Weg vom üblichen Winken und hin zu einem Prozess, der wirklich zählt. Ein durchdachtes Offboarding ist das Spiegelbild des Onboardings: Wir begrüßen nicht nur mit Enthusiasmus, sondern verabschieden auch mit Klasse und Respekt. Ein wertschätzender Abschied, der positiv in Erinnerung bleibt und im Idealfall Handlungsempfehlungen für die Zukunft des Unternehmens bietet, zeichnet ein gelungenes Offboarding aus.

Offboarding:

Das Unternehmen verlassen – aber stilvoll

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