Umfrage-Ergebnisse: Wie viel Zeit verschwenden Marketer wirklich mit der Suche nach Bildmaterial auf internen Servern?

Der neue Onepager ist so gut wie fertig, es fehlt nur noch dieses eine Produktbild. Aber wo liegt das nochmal? Auf dem Server oder doch in der Cloud? Ist das überhaupt die aktuelle Version? Und warum sind alle Ordner auf dem Server nach einem anderen Schema benannt? Solch unübersichtliche Ablagesysteme sorgen dafür, dass Material, was eigentlich vorhanden ist, schier unauffindbar wird.

Ob ausdrucksstarke Bilder, einprägsame Infografiken oder kurzweilige Videos – Content ist für digitales Marketing essenziell. Entsprechend viel Zeit und Geld stecken Teams in die Produktion. Aber wie viel Zeit verbringen wir eigentlich mit der Suche nach dem richtigen Bild, dem aktuellen Firmenlogo oder dem neuen Werbe-Clip? Wir haben 500 Marketing-Profis gefragt: „Wie viele Ressourcen fließen in die Suche nach Content-Assets?“ Die Ergebnisse zeigen: zu viele!

In vielen Marketing-Abteilungen wird enorm viel Zeit in die Suche nach den passenden Inhalten investiert

Rund ein Drittel (33,4 Prozent) der Marketing-Expert:innen sind mehr als drei Wochen pro Jahr damit beschäftigt, Bilder, Videos und andere digitale Dateien zu suchen. 15 Prozent verbringen sogar bis zu sechs Wochen im Jahr auf Content-Suche in verworrenen Server- und Cloud-Strukturen. Das ergab eine Umfrage, die Canto in Zusammenarbeit mit dem Meinungsforschungsunternehmen Civey Anfang 2021 durchgeführt hat.

Jetzt Zeit in die Organisation von Assets investieren, um später mehr Zeit zu sparen

Wie schaffe ich nun also Abhilfe? Mit dem Aussortieren von alten Dateien fängt alles an, danach müssen die Inhalte organisiert und strukturiert werden. Zum Schluss kannst du mit den richtigen Verknüpfungen deine Prozesse so weit optimieren, dass du bald kaum noch einen Finger rühren musst, um ein Bild oder ein Dokument auf deiner Website auszutauschen. Wir zeigen dir, wie’s geht.

Schritt 1: Digital Declutter – Ordnung ist das halbe Leben

Fang damit an, die Spreu vom Weizen zu trennen: Separiere also digitale Assets, die du auch zukünftig nutzen willst, von temporären oder doppelten Dateien, veralteten Versionen oder anderem überflüssigem Datenmüll. Damit wird dein Bestand erstmal übersichtlicher. Netter Nebeneffekt: Du gewinnst außerdem noch Speicherplatz zurück.

Dann geht es daran, den Bestand zu ordnen und zu organisieren: Indem du Dateien anhand eines einheitlichen Schemas benennst, verschlagwortest und ablegst, erleichterst du nicht nur dir selbst, sondern automatisch auch allen anderen Beteiligten die Arbeit. Insbesondere in Teams, die über den Globus verteilt, teils remote und teils im Büro arbeiten, ist das Gold wert!

Hast du deinen Bestand an digitalen Assets einmal organisiert, ist das schon die halbe Miete. Die andere Hälfte ist die gezielte Erweiterung des Bestandes: Halte die Ordnung aufrecht, die du geschaffen hast, indem nur geprüfte und freigegebene Dateien neu hinzugefügt werden. Noch mehr Tipps für deinen Digital Declutter gibt’s in diesem E-Book.

Schritt 2: Hol dir Unterstützung – mit einem Digital Asset Management-System

Du musst nicht alles selbst machen. Digital Asset Management (DAM)-Systeme wurden konzipiert, um die Aufgaben der Dateiablage und -organisation zu übernehmen. Bei einer DAM-Lösung befinden sich sämtliche Bilder, Videos und anderes Marketing-Material in einer zentralisierten Mediendatenbank, auf die online zugegriffen werden kann. Benutzer:innen können selbständig Assets recherchieren, einsehen und herunterladen.

Außerdem bieten DAM-Lösungen Funktionen, um Assets automatisch Keywords hinzuzufügen und Freigabeprozesse abzubilden. Mit Portalen versorgst du auch Tochterunternehmen und Geschäftspartner:innen mit Material, ohne zeitraubende Content-Anfragen. Styleguides helfen dir, damit dabei alles in deinem Corporate Design bleibt. Verschiedene Möglichkeiten zum Weitergeben von Assets machen es zudem leichter, mit externen Dienstleister:innen wie zum Beispiel Agenturen zusammenzuarbeiten.

Schritt 3: Binde deinen TechStack ein und hole mehr aus deinem PIM-, CMS- oder Shop-System

Digital Asset Management kann, was dein CMS-, PIM- und Shop-System nicht können. Darum verknüpfe es doch einfach. Mit der richtigen Integration sorgst du dafür, dass dein DAM-System als Single Source of Truth für alle anderen Systeme dient. So werden alle Assets, ob nun Produktbilder oder Datenblätter, aus einer zentralen Quelle gespeist, die du ja auch gerade bestens organisiert hast.

Innerhalb des DAM-Systems kannst du auch kreative Prozesse abbilden. Brauchst du eine neue Version von einem Produktfoto? Hinterlasse einen Kommentar für dein Grafik-Team. Sobald das neue Foto verfügbar ist, wird es an der gleichen Stelle hochgeladen und sofort nach der Freigabe automatisch auf der Websieite und im Shop ausgetauscht – ohne neuen Link! So brauchst du wirklich keinen Finger mehr zu rühren und kannst dich endlich um die wichtigen Dinge kümmern: Die nächste virale Kampagne aufsetzen zum Beispiel.

Bereit, keine Zeit mehr mit der Suche nach dem richtigen Content zu verschwenden? Dann hole dir hier mehr Infos zu Digital Asset Management von Canto.