Endlich Raum für Innovation: So entwickelst du dein Unternehmen mithilfe von produktiven Abläufen weiter

Unternehmen, die unsere wirtschaftliche Historie geprägt haben, haben häufig nicht nur eine innovative Geschäftsidee verfolgt, sondern auch bestehende Prozesse fortlaufend optimiert und so die Produktivität des Unternehmens gesteigert. Ein gutes Beispiel hierfür ist der Automobilhersteller Henry Ford. Der umstrittene Geschäftsmann verbesserte die Fließbandanfertigung der Fahrzeuge so weit, dass ein perfekter Ablauf die Produktivität enorm ankurbelte. Dabei erfand Ford diese Technik nicht. Er perfektionierte lediglich die 1902 von Ransom Eli Olds entwickelte Automobilfertigung am Fließband. Durch die neue Fertigungstechnik, größere Produktionsmengen und mutige unternehmerische Entscheidungen regte Ford immer wieder Innovationen an und machte aus seiner Firma ein Automobilimperium, das damals wie heute außerordentlich erfolgreich ist.

Erfolgsformel für KMU: Produktivitätsmaßnahmen schaffen Raum für neue Business-Ansätze

Die Erfolgsformel, mit der Henry Ford sein Unternehmen an die Spitze des Weltmarkts beförderte, gilt heute immer noch – auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die sich weiterentwickeln möchten. Diese lautet: Verbesserung bestehender Prozesse steigert die Produktivität und schafft somit mehr Raum für Innovationen. Dies führt langfristig zu einer Expansion des Unternehmens, da neue Geschäftsfelder erschlossen werden können. Was für Henry Ford die Optimierung der Fließbandanfertigung war, ist für viele Businesses heute der Umgang mit Daten. Denn eine Vielzahl der KMU hindert sich selbst am Wachstum, da sie Daten von Geschäftspartner:innen und Kund:innen nicht optimal verwerten können.

Produktivitätssteigerung durch besseres Datenmanagement

Dass effektives Datenmanagement und Produktivität – und damit auch die Förderung von innovativen Ansätzen – zusammenhängen, ist heute kein Geheimnis mehr. Denn alle Daten der Welt nützen nichts, wenn man diese nicht organisiert und so effektiv wie möglich verwertet. Die Grundlage hierfür ist eine solide, transparente Datenbank, auf die alle Mitarbeiter:innen zugreifen können. Gerade der letzte Punkt ist wichtig für eine Steigerung der Produktivität und um einen Nährboden für Innovation innerhalb des Teams zu schaffen. Denn Intransparenz und veraltete Daten können dazu führen, dass sich Mitarbeiter:innen vornehmlich damit beschäftigen, die Informationen, die sie benötigen, zusammenzutragen und diese dann erst zu bearbeiten. Das kostet KMU nicht nur Zeit, sondern ebenfalls Geld. Auch hinsichtlich der Kund:innenbetreuung kann eine fehlerhafte Datenbank zu Frustration und womöglich sogar zum Absprung der Geschäftspartner:innen führen. Viele KMU sind sich der Relevanz intelligenter Datenmanagement-Systeme bewusst, wissen allerdings nicht, wo sie ansetzen sollen, um ihre derzeitige Situation zu verbessern.

Fünf Tipps für mehr Produktivität in KMU

Viele Unternehmen bieten Lösungen an, die dein Datenmanagement mithilfe von KI und Deep Learning verbessern sollen. Bevor du dich allerdings für einen dieser Services entscheidest, solltest du dir bewusst machen, welche Maßnahmen wirklich dazu beitragen, die Produktivität in deinem KMU zu steigern. Das KMU-Team von Salesforce, dem führenden Anbieter von CRM-Lösungen, hat hierfür fünf Tipps zusammengestellt:

Tipp 1: Setze die richtigen Tools ein

Bei der heutigen Masse an Daten, die KMU verarbeiten müssen, sind verlässliche und intelligente Tools zur Informationsverarbeitung das A und O, um die Produktivität zu steigern. Das wissen auch die Führungskräfte der kleinen und mittleren Unternehmen. Einer Umfrage zufolge ist ein effektives CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) für 31 Prozent der KMU-Verantwortlichen eine der Top-Drei-Prioritäten. Dabei kann ein CRM-Tool den KMU viel mehr bieten, als nur die Optimierung des Kund:innenbeziehungsmanagements. Denn ein CRM ist nicht nur eine Datenbank, sondern kann darüber hinaus auch eine umfassende Informationsquelle sein, die die verschiedenen Geschäftsanwendungen miteinander vernetzt.

Tipp 2: Verknüpfe alle Daten, die du zur Verfügung hast

Was anfangs noch übersichtlich in Tabellen festgehalten werden kann, entwickelt sich während des Wachstums eines Unternehmens schnell zu einer unüberschaubaren Datenflut. Dabei wird der Workflow vereinfacht, wenn alle Daten sortiert an einem Ort gespeichert sind und von dort aus auch verwaltet werden können. Deswegen rät das KMU-Team von Salesforce dazu, alle Informationen in einem Cloud-basierten System zu vereinen.

Tipp 3: Führe smarte Prozesse ein

Mit der richtigen CRM-Lösung können wiederkehrende Workflows automatisiert ablaufen. Das spart nicht nur Zeit, sondern langfristig auch Geld. Beispielsweise kann die Verwertung von Leads zu einer effektiveren und personalisierten Kund:innenkommunikation potentielle Customer zu Kund:innen machen, sie langfristig an dein Unternehmen binden und letztlich natürlich den Umsatz steigern.

Tipp 4: Nutze mobile Technologien

„Mobile first“ – das gilt nicht nur für Websites oder Social-Media-Auftritte. Auch die Belegschaft vieler Unternehmen hat sich – nicht zuletzt durch die Coronapandemie – auf das Arbeiten auf mobilen Endgeräten und von beliebigen Orten aus eingestellt. Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens sollte, auch wenn sich die Mitarbeiter:innen nicht an einem Standort befinden, so reibungslos wie möglich ablaufen. So können nicht nur die Prozesse effizienter gestaltet werden, auch die Kommunikation mit Kund:innen profitiert von einem nahtlosen internen Austausch. KMU, die sich im Wachstum befinden und ihre Produktivität steigern wollen, sollten deshalb vornehmlich auf mobile Technologien setzen.

Tipp 5: Nutze Reporting-Tools, um deine Erfolge zu messen

Wer Prozesse optimieren möchte, muss zunächst analysieren, was bisher gut läuft und was weniger gut. Welche Arbeitsbereiche zahlen auf die Ziele des Unternehmens ein und wie können diese noch effizienter gestaltet werden? Ein umfassendes und übersichtliches Reporting-Tool kann nicht nur bei der Analyse, sondern auch bei der Entwicklung innovativer Lösungsansätze helfen. So können KMU schwarz auf weiß sehen, welche Produktivitätsmaßnahmen sich auszahlen und welche nicht.

So wird aus einem Traditionsbetrieb ein Innovationsunternehmen

Es ist gut nachvollziehbar, dass die Umsetzung dieser Produktivitätsmaßnahmen für viele KMU zunächst wie eine unüberwindbare Aufgabe scheint. Viele scheuen sich davor, alte Systeme durch neue zu ersetzen, denn dies bedeutet häufig eine längere Installations- und Einarbeitungsphase. Auch argumentiert ein Großteil der Führungskräfte damit, dass das alte System immer noch funktioniere. Dass diese Vorgehensweise aber nicht zu neuen Geschäftsideen und dem Fortkommen des KMUs beiträgt, haben auch die Geschäftsführer des Traditionsunternehmens Mister A.T.Z. erkannt. Die Dienstleistungs- und Marketing-Agentur für Handwerksunternehmen konnte sich durch die Implementierung eines geeigneten CRM-Systems – in diesem Fall Salesforce – zum Marktführer in ihrer Branche entwickeln – und das ohne komplizierte und langwierige Einarbeitung. Marius Kaufhold, Geschäftsführer in der zweiten Generation, erklärt:

Früher haben auch schon alle einen tollen Job gemacht, aber wir konnten uns schlecht weiterentwickeln, da jeder wusste, dass Änderungen im alten System extrem aufwändig sind.

Das habe laut Kaufhold dazu geführt, dass keine Ideen der Mitarbeiter:innen an die Geschäftsführung herangetragen wurden und so die Entwicklung des KMU behindert wurde. Nun – da die Angestellten dank dem Einsatz des CRM-Systems Zeit in den einzelnen Abläufen sparen würden – treten laut des Geschäftsführers viele Mitarbeiter:innen mit innovativen Ansätzen an ihn heran. Diese können dann einfach im CRM umgesetzt werden und fördern nicht nur den Umsatz, sondern auch die Zufriedenheit der Kund:innen und der Belegschaft.

Adé veraltetes System: Wechsle jetzt zu einer smarten Technologie

Optimierte Datenmanagement-Prozesse sowie interne Abläufe und automatisierte Verfahren können also dazu beitragen, dass dein KMU von einem möglicherweise stagnierenden Traditionsbetrieb zu einem echten Innovationsunternehmen wird. Wichtig ist hierbei nur, mutig zu sein und rechtzeitig den Absprung von dem veralteten händischen System hinein in ein optimiertes, intelligentes Cloud-System zu schaffen. Oder wie Henry Ford es ausdrückte:

Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist.

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