Getting Shit Done – Time Management steigert deine Produktivität

Wir alle wollen unsere Zeit produktiv nutzen. Weil wir häufig an einer Vielzahl von Projekten gleichzeitig arbeiten, kann schnell der Überblick verloren gehen. Es gibt komplexe Aufgaben und kleinere To-Do’s. Weil die kleinen Aufgaben aber meist einfacher sind und schneller von der Hand gehen, fangen wir gerne damit an. Aber unsere Zeit ist begrenzt, und am Ende des Arbeitstages haben wir oft mit den großen To-Do’s noch nicht einmal begonnen. Dabei waren wir doch die ganze Zeit beschäftigt! Das ist frustrierend und vor allem: Es bringt uns nicht weiter.

Die Macht der Priorisierung

Ein kleiner Versuch macht es anschaulich. Man nehme ein Gefäß und Kugeln verschiedener Größe. Große Kugeln stehen für relevante Projekte, die kleinen Kügelchen für kleinere To-Do’s. Füllt man den Boden des Gefäßes zuerst mit den kleinen Kugeln, passen die großen am Ende nicht mehr hinein. Dafür ist viel Luft im Gefäß. Fängt man jedoch mit den großen Kugeln an, die für die wichtigen Aufgaben stehen, bekommt man alle problemlos unter, weil die kleinen Kugeln in die Zwischenräume rutschen. Am Ende hat man in ein und demselben Gefäß einmal sehr viel leere Luft gelassen und im zweiten Versuch durch die richtige Priorisierung alles perfekt verstaut.

Genau so funktioniert der effiziente Umgang mit unserer Arbeitszeit. Die kleinen Aufgaben, die uns im Alltag überfallen; Mails, die wir „eben noch“ beantworten, Anrufe, die zwischendurch erledigt werden … und so weiter, verhalten sich häufig wie die kleinen Kügelchen in unserem Beispiel: Sie verstopfen unsere verfügbare Zeit und für Wichtiges bleibt am Ende kein Raum mehr. Um umfassendere Projekte zu planen müssen die nötigen Aufgaben erfasst und terminiert werden und vor allem: wir dürfen sie nicht mehr aus den Augen verlieren. Dabei ist es egal, ob es sich um das Erstellen von Vorlagen für Präsentationen handelt oder um die Planung einer Party; strukturierte Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. 

Mach Schluss mit „Eigentlich“

Manche Aufgaben schieben wir ewig vor uns her. Das sind die „Scheinziele“. Wir machen uns nur vor, ein bestimmtes Ziel erreichen zu wollen, gehen es dann aber nicht an. Aber wir behalten das Scheinziel immer im Hinterkopf und zuweilen hemmt es unsere echten Ziele. Zum Beispiel: Eigentlich wolltest du schon seit Jahren den Keller ausräumen und alles auf dem Flohmarkt verkaufen. Machst du aber nicht, weil du überhaupt keine Lust hast, deinen Sonntag auf dem Flohmarkt zu verbringen. Der Keller müllt immer weiter zu, und du findest deine Osterdeko in dem Chaos nicht wieder. Aber alles verschenken oder wegwerfen? Geht doch nicht, denn eigentlich wolltest du ja zum Flohmarkt … so stehen wir uns selbst im Wege. Hier ist eine klare Zielpriorisierung der Schlüssel. Was ist dir wichtiger? Den Krempel los zu sein oder damit ein paar Euro zu verdienen? Wünschst du dir hauptsächlich einen aufgeräumten Keller, dann handele konsequent und mach Schluss mit „Eigentlich“. Kleinere Motivationen (ein paar Euros verdienen) müssen dabei hinter wichtigeren Zielen (den Keller aufräumen) zurückstehen.

Was uns Aufmerksamkeit raubt

Eine der renommiertesten Methoden zum Zeitmanagement ist „Getting Things Done“ von David Allen. Auch Unternehmen wie Siemens planen Ihre Projekte mit dieser Technik. Allen ist der Überzeugung, dass es uns wertvolle Energie raubt, wenn unsere To-Do-Liste immer wieder im Geiste abgespult wird, weil wir uns an anstehende Aufgaben erinnern. Und das in Momenten, in denen wir sie gerade gar nicht erledigen können oder wollen. „Ich muss noch XY machen …“ denken wir dann zig mal am Tag. Das stört unsere Konzentration, während wir uns anderen Aufgaben widmen. Allen sagt, unser Gehirn ist darauf programmiert, uns immer wieder an unsere Aufgaben zu erinnern. Es weiß jedoch nicht welcher Zeitpunkt dafür passend ist. Und so fühlen wir uns schnell gehetzt und überfordert von der Vielfalt der unsortierten Aufgaben, die uns immer wieder in den Sinn kommen. Wenn wir uns hingegen struktuiert alle unsere Ziele mit den dazugehörigen Arbeitsschritten notieren und uns systematisch erinnern lassen, gewinnen wir einen freien Kopf zurück. Das wirkt sich überaus positiv auf unsere Produktivität aus. Außerdem kann es schief gehen, uns ohne Hilfsmittel selbst an alle Erledigungen zu erinnern: Wichtige Dinge können vergessen werden oder uns schlicht  erst einfallen, wenn es zu spät dafür ist. Wie du solche Fehler vermeidest und deine Zeit besser nutzt, zeigen dir die folgenden Tipps.

Getting Shit Done – die 7 Golden Rules

1. Die Zwei-Minuten Regel

Mach alles sofort, was du innerhalb von zwei Minuten erledigen kannst. Denn diese Dinge aufzuschieben und zu terminieren kostet dich mehr Zeit. In diese Kategorie fallen zum Beispiel Mails, die schnell beantwortet werden können oder kurze Anrufe.

2. Alle Projekte notieren

Schreibe Dir vollständig auf, an wie vielen Projekten du aktuell arbeitest. Nicht nur Berufliches, auch private To-Do’s. Dabei ist alles, was länger als zwei Minuten dauert, schon ein Projekt. Notiere dir das gewünschte Ziel, aber auch die nötigen Arbeitsschritte und Deadlines dazu.

3. Kalender mit Erinnerungsfunktion

Arbeite mit Kalendern und Listen, die dich rechtzeitig erinnern. Dann hast du den Kopf frei für die Aufgaben, die dich aktuell beschäftigen. Eine nützliche App hierzu ist wunderlist. Wunderlist erinnert dich zum gewünschten Zeitpunkt an deine Aufgaben und hilft dir, nichts zu vergessen und den Überblick zu behalten.

4. Not To-Do’s!

Die wichtigste Regel um keine Zeit zu verschwenden: Überlege, was du einfach weglassen kannst! Es gibt eine Kategorie von To-Do’s, die weder schnell erledigt werden müssen noch uns in einem wichtigen Ziel weiterbringen. Ist eine Aufgabe weder relevant noch zeitkritisch, können wir sie direkt von der Liste streichen.

5. Scheinziele entlarven

Du schiebst ein To-Do schon lange immer wieder auf. Hier gilt es zu überprüfen: Ist das Ziel für dich wichtig genug, um es wirklich anzugehen? Wenn die Antwort Ja ist: Was hält dich dann davon ab? Zerlege das Projekt in Einzelschritte, und gehe den nächsten Step an. Wenn die Antwort negativ ausfällt: Streiche das Ziel ein für alle Mal von deiner Liste.

6. Schotte dich ab, wenn du Konzentration brauchst

Wie konzentriert kannst du bei der Sache bleiben, wenn alle paar Minuten eine Whatsapp
reinrauscht? Forscher an der Universität von Austin/Texas haben herausgefunden, dass uns das Handy selbst dann Aufmerksamkeit raubt, wenn es nur in der Nähe liegt. Mach dir dieses Wissen zu Nutze und entscheide selbst, wann du auf Außenreize reagieren willst.

7. Zelebriere deine Auszeiten!

Keiner ist stundenlang durchgängig hochkonzentriert leistungsfähig. Nur wer sich gut entspannen kann, kann auch 100 Prozent geben. Und die besten Einfälle hat man oft dann, wenn man sich gar nicht aktiv mit dem Thema beschäftigt. Manchmal ist eine Pause daher das Produktivste, was du tun kannst.

Es lohnt sich, in die strukturierte Planung deiner Projekte ein wenig Zeit zu investieren. Mit diesen Techniken kannst du deine Arbeitszeit effizient nutzen, dich besser konzentrieren und behältst auch in stressigen Phasen den Überblick.

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